Hoe je met de skills matrix een winnend team bouwt
Het inplannen van medewerkers in een productieomgeving kan complex zijn, vooral als je niet precies weet wie welke vaardigheden heeft. Gelukkig is er binnen EZ-GO een manier om dat overzichtelijk in kaart te brengen: de skills matrix. Hier kun je ook eenvoudig een trainingsprogramma aan koppelen. Het maakt de planning eenvoudiger, de productie efficiënter en draagt direct bij aan de ontwikkeling van medewerkers.
Twee maanden geleden gingen we op bezoek bij een producent die al een aantal weken werkte met het EZ-GO platform. We zouden praten over de mogelijkheden die hij had nu alle werkinstructies en checklijsten geïmplementeerd waren. Hij wilde de afspraak bijna afzeggen, want ze waren heel druk met het aannemen en inwerken van nieuwe mensen en er ontstonden problemen met de personeelsplanning. ‘Dan moeten we juist langskomen,’ zeiden we. ‘Daar hebben we namelijk een prima oplossing voor.’
Een vergelijking met te veel onbekenden
De situatie bij deze producent stelt hoge eisen aan de personeelsplanner: op de hoofdlocatie zijn veel verschillende productielijnen die 24/7 draaien en voor elke lijn is andere kennis nodig. Er is een ‘oude garde’ die je overal wel in kunt zetten, maar door de groei van het bedrijf komt er ook steeds nieuw personeel bij. Voor de personeelsplanner was het niet meer inzichtelijk wie nu wat kon en waar die persoon ingezet kon worden. Dus ging hij een conceptplanning maken, nog eens checken bij de teamleider (‘Eh, ja, ik denk wel dat die nieuwe dat kan, maar hij heeft het pas één keer gedaan’), toch maar inplannen, waarna bleek dat de nieuwe het toch niet kon, snel iemand erbij halen, en daar ging de zorgvuldig gemaakte planning. En de volgende planning weer opnieuw, maar nu met nog meer nieuwe medewerkers. We stelden de klant voor om te gaan werken met skills assessments.
Skills assessment
De skills assessment gebruik je primair wanneer je iemand inwerkt met de EZ-GO app. Je vinkt aan wanneer iemand getraind is in een bepaalde taak en deze voldoende beheerst. Daarbij kun je verschillende niveaus aangeven. Kan iemand bijvoorbeeld een omsteltaak helemaal zelfstandig uitvoeren? Of kan hij of zij daarbij assisteren? Zo heb je van elke persoon die je inwerkt direct online inzichtelijk waar die persoon ingezet kan worden. Dat overzicht noemen we ook wel de skills matrix. Natuurlijk ontwikkelen mensen zich. Zeker nieuwe medewerkers leren vaak in korte tijd veel bij. Wanneer iemand extra taken heeft geleerd, kun je dat in diezelfde skills matrix bijwerken. Het overzicht is dus altijd up-to-date.
Hogere productiviteit
De personeelsplanner was enthousiast; het zou hem veel helpen om zo’n actueel inzicht te hebben in de vaardigheden van de beschikbare medewerkers. Zoals een Olympische ploegleider die precies weet wat de sterke en minder sterke kanten zijn van iedereen in het team. Daarmee zet je de mensen in waar ze het meest tot hun recht komen. Ook kun je snel handelen als er iemand uitvalt, want je weet precies wie waarvoor in aanmerking komt. Dat zou de personeelsplanner veel tijd besparen.
Een ander groot voordeel is dat mensen optimaal naar hun capaciteiten ingezet worden. Dus niet ondergekwalificeerd (met stress en kans op fouten) maar ook niet overgekwalificeerd (met het risico van verveling en hoge personeelskosten). Dat geeft medewerkers de meeste voldoening en is budgettair het meest gunstig. Ook draagt het bij aan de efficiëntie van het productieproces; mensen zijn productiever als ze doen waar ze goed in zijn.
Ambities waarmaken
Voor de medewerkers biedt de skills assessment nog een belangrijk pluspunt: meer kans op ontwikkeling. Bij de klant in kwestie ontstaan op dit moment nieuwe posities voor ploegleiders en teamleiders. De mensen die dat ambiëren kunnen met deze app precies zien wat er nog nodig is om voor de positie in aanmerking te komen, dankzij de daarin opgenomen vaardighedenmatrix. Je maakt je de taken eigen, doet de skills assessment en vervolgens ligt vast dat je voor een bepaalde functie gekwalificeerd bent. Anders gezegd: je weet wat het Olympisch criterium is en daar train je op. Medewerkers nemen zo meer de regie over hun eigen carrière.
Voordelen van de skills matrix
Inmiddels heeft de betreffende klant de skills matrix geïmplementeerd en iedereen is er blij mee. De personeelsplanner is minder tijd kwijt met zijn planning en de juiste mensen staan op de juiste plek. De ervaren medewerkers worden niet meer ‘voor de zekerheid’ ingepland op te eenvoudige taken. Bovendien hoeven ze niet steeds opgetrommeld te worden om mensen in te werken; hun kennis ligt goed vast in de werkinstructies. De productiemanager ziet de productiviteit van zijn locatie stijgen met eenzelfde bezetting. De human resource manager ziet ook het voordeel, want die krijgt nu heel gerichte wervingsopdrachten voor nieuwe medewerkers; het is dankzij de skills matrix duidelijk welke specifieke vaardigheden nodig zijn. Tot slot is de directie content met de resultaten; de personeelskosten stijgen minder hard omdat er beter gebruik gemaakt wordt van de aanwezige capaciteit, tegelijkertijd is de output beter.
Toen we onlangs nog eens met de personeelsplanner belden om te horen hoe het ging, vertrouwde hij ons toe dat het zelfs de sfeer had verbeterd: ‘Ik was nog even bezorgd dat mensen het vervelend zouden vinden om ‘assessed’ te worden,’ zei hij, ‘maar ze vinden het juist fijn om te laten zien wat ze kunnen. Daardoor komen ze ook op de posities waar ze het beste functioneren en dat is prettig voor iedereen, ook voor mij. Ik weet nu precies wat er mogelijk is en ik zie dat mijn planning meer oplevert. Soms voel ik me als de ploegleider van een sportploeg die steeds meer gaat winnen.’