Wat is Planned Maintenance?

De naam verraadt het al een beetje: Planned Maintenance draait om onderhoud dat vooraf is gepland en gestructureerd. Dit geplande onderhoud wordt ingezet om de betrouwbaarheid en de prestaties van de machines en apparatuur te blijven controleren en optimaliseren. Door een Planned Maintenance system te hanteren, werk je als organisatie toe naar het doel om onverwachte storingen te beperken en de efficiëntie van het proces te verhogen. Planned Maintenance kan op deze wijze grote onderhoudskosten en vervangingskosten verminderen, stilstand van de machines beperken en de levensduur van machines en apparatuur verlengen. Nu is onderhoud niet altijd even makkelijk te plannen. We maken daarom onderscheid tussen twee soorten Planned Maintenance, die we hieronder bespreken.

Preventive Maintenance

Bij Preventive Maintenance wordt er proactief vooruitgedacht, om de machines en apparatuur tijdig van onderhoud te voorzien. Hiermee worden storingen voorkomen, slijtage geminimaliseerd en de levensduur verlengd. De Preventive Maintenance is gebaseerd op een vaste planning. Hierbij kun je denken aan periodieke controles van machines of onderdelen, maar ook aan het tijdig vervangen van onderdelen die essentieel zijn om de machine goed te laten draaien. Preventive Maintenance is dus alleen mogelijk als je kunt voorspellen wanneer er specifiek onderhoud nodig is.

Planned Unscheduled Maintenance

Planned Unscheduled Maintenance daarentegen, kan plotseling nodig zijn. Bijvoorbeeld als er een storing optreedt en het een kwestie is van actie-reactie. Wel is er bij Planned Unscheduled Maintenance vooraf geregeld dat alle middelen voor reparatie beschikbaar zijn. Hoewel de exacte timing van het nodige onderhoud onvoorspelbaar is, werk je vanuit Planned Unscheduled Maintenance dus wel aan de hand van een strategie die ervoor zorgt dat je altijd klaarstaat om in te grijpen. Deze vorm van Planned Maintenance is daarom een enorm belangrijk onderdeel van jouw Planned Maintenance system, om onnodig langdurige uitval van machines te voorkomen.

Voorbeelden van Planned Maintenance

In een fabrieksomgeving wordt Planned Maintenance vaker uitgevoerd dan je je misschien bewust van bent. Het kan kleine en grote onderhouds- en vervangingstaken omvatten. Enkele voorbeelden hiervan zijn:

• Periodieke inspecties – De controle van belangrijke onderdelen als motoren, transportbanden en hydraulische systemen, speelt een grote rol bij het vroegtijdig ontdekken van slijtage of defecten.
• Smeren en oliën van machines – Jij weet waarschijnlijk als geen ander hoe essentieel regelmatige smering van lagers en tandwielen is, om wrijving en slijtage te verminderen.
• Filtervervanging – Het tijdig vervangen van lucht-, olie- of waterfilters om vervuiling te voorkomen en de prestaties van machines te behouden, helpt bij het nastreven van consistent efficiënt produceren.
• Kalibratie van meetapparatuur – Het afstellen van sensoren en meetinstrumenten om nauwkeurige productiekwaliteit te kunnen garanderen tegenover klanten, opdrachtgevers en leveranciers.
• Revisie van productiemachines – Het preventief vervangen van versleten onderdelen als riemen, lagers of pakkingen vóór ze defect raken. Je kunt immers beter voorkomen dan genezen!
• Testen van noodsystemen – Periodieke tests van noodgeneratoren, brandblussystemen en alarmsystemen zijn van groot belang om zeker te stellen dat ze correct functioneren. Hiermee werk je aan de veiligheid van de fabriek en alle werknemers.

Wat is het doel van Planned Maintenance?

Alles draait bij Planned Maintenance om betrouwbaarheid, veiligheid en efficiëntie. Door onderhoudstaken vooraf en op een gestructureerde manier te plannen, kun je als organisatie namelijk ongeplande stilstand minimaliseren, productieverlies beperken en onverwachte reparatiekosten voorkomen. Veel bedrijven hebben dit dan ook als doel, als ze een Planned Maintenance system gaan toepassen. Daarnaast helpt Planned Maintenance bij het verlengen van de levensduur van apparatuur en het voldoen aan wettelijke eisen en veiligheidsvoorschriften. Een ander belangrijk doel is kostenbesparing. Door tijdig in te grijpen, worden dure noodreparaties en productiestilstand vermeden. Ook zorgt het ervoor dat onderhoud efficiënter wordt uitgevoerd, omdat benodigde onderdelen en middelen vooraf kunnen worden ingepland en ingekocht.

Wat zijn de voordelen van Planned Maintenance?

We hebben hierboven al verschillende voordelen van Planned Maintenance uitgelicht. Toch zetten we de belangrijkste voordelen van gepland onderhoud voor jouw organisatie nog even op een rijtje:

• Jij weet waar je aan toe bent. Onderhoud tijdig inplannen, zorgt ervoor dat jij de tijd hebt om de juiste middelen en personen aan de taak te koppelen. Zo kan het onderhoud snel en correct worden uitgevoerd, precies wanneer het nodig is.
• Downtime wordt sterk verminderd. Doordat je vanuit Planned Maintenance op tijd (potentiële) problemen kunt aanpakken voordat ze groter worden, kun je de downtime behoorlijk beperken.
• Meer waar voor je geld. Planned Maintenance verlengt immers de levensduur van jouw waardevolle machines en apparatuur. Je profiteert dus langer van jouw gedane investeringen.
• Onderhoud wordt sneller uitgevoerd. Iedereen is op de hoogte van het geplande onderhoud en heeft per direct beschikking over het benodigde materiaal dat vooraf is georganiseerd. Onderhoud kan daarom sneller en efficiënter worden uitgevoerd.

Zijn er ook valkuilen bij Planned Maintenance?

Net als bij ieder systeem, bestaan er ook bij een Planned Maintenance system uitdagingen. Zo kan het bijvoorbeeld lastig zijn om een geschikt moment voor het uit te voeren onderhoud te vinden. Je wilt natuurlijk onderhoudsactiviteiten plannen op een moment dat het productieverlies het kleinst is. Maar ook het vinden van de juiste middelen, of dit nu materialen of personen zijn, kan een uitdaging zijn – zeker als de benodigde middelen beperkt beschikbaar zijn. Denk daarnaast goed na over de mogelijke valkuil ‘kosten’. Planned Maintenance brengt altijd kosten met zich mee. En ondanks dat de voordelen veelal ruimschoots opwegen tegen de kosten, moet het onderhoud toch eerst gefinancierd worden. Al deze uitdagingen zijn over het algemeen makkelijk te overzien door een vroegtijdige en complete planning te maken.

Wat is het verschil tussen Planned Maintenance en Unplanned Maintenance?

De belangrijkste verschillen tussen Planned Maintenance en Unplanned Maintenance, schuilen in de timing en aanpak. Planned Maintenance is een proactieve aanpak, gericht op het voorkomen van storingen. Zowel preventief als correctief onderhoud kan hierbij voorkomen. Denk aan inspecties, vervangingen of geplande reparaties. Dit terwijl Unplanned Maintenance een reactieve aanpak betreft, die wordt uitgevoerd als er al defecten bestaan die opgelost moeten worden. Dit kan leiden tot productieverlies, hogere kosten en langere stilstand, omdat de juiste onderdelen of technici mogelijk niet direct beschikbaar zijn. Planned Maintenance helpt bedrijven dus om efficiënter en kostenbesparender te opereren, terwijl Unplanned Maintenance vaak onnodige risico’s en kosten met zich meebrengt.

Wat is het verschil tussen Planned Maintenance en Scheduled Maintenance?

De mate van voorbereiding en uitvoering verschilt behoorlijk tussen Planned Maintenance en Scheduled Maintenance. Planned Maintenance omvat alle onderhoudsactiviteiten die vooraf zijn gepland. Dit betekent dat de benodigde middelen, onderdelen en werkinstructies al zijn voorbereid voordat het onderhoud wordt uitgevoerd. Scheduled Maintenance is vervolgens een specifiek onderdeel van Planned Maintenance en verwijst naar het daadwerkelijk inplannen van onderhoud op een specifiek moment. Hierbij wordt rekening gehouden met de productieplanning, de beschikbaarheid van het personeel en de benodigde middelen. Scheduled Maintenance zorgt er zo voor dat gepland onderhoud op een efficiënte manier wordt uitgevoerd, zonder grote verstoringen in het productieproces te veroorzaken. Simpel gezegd bepaalt Planned Maintenance dus het ‘wat’ en ‘hoe’, terwijl Scheduled Maintenance bepaalt ‘wanneer’.

Hoe implementeer je Planned Maintenance in jouw onderneming?

Een Planned Maintenance system implementeren ziet er voor iedere organisatie anders uit. Iedere organisatie werkt met eigen machines en onderhoudstaken, waardoor er geen standaard formule bestaat voor het doorvoeren van Planned Maintenance. Wel zijn er een aantal basisstappen die je kunt volgen om de implementatie te vereenvoudigen.

1. Maak gebruik van de juiste software. Door met de juiste software voor gepland onderhoud te werken, kun je schema’s, inventaris en rapporten bijvoorbeeld makkelijker bijhouden en inzien. Ook waarschuwingen met betrekking tot voorraden en tekortkomingen komen met de juiste software tijdig binnen, zodat je proactief kunt blijven handelen.
2. Inventariseer en analyseer. Zorg ervoor dat je alle apparatuur en machines die in aanmerking komen voor onderhoud vastlegt en verzamel hier gegevens over. Onder andere storingen, prestaties en de onderhoudshistorie zijn belangrijk.
3. Stel onderhoudsplannen en -schema’s op. Omschrijf duidelijk de taken die moeten worden uitgevoerd en met welke frequentie dit gedaan dient te worden. Koppel vervolgens de verantwoordelijkheden aan geplande onderhoudsmomenten en personen. Stem het geheel af met de productie.
4. Bereid middelen en documenten voor. Zonder middelen geen uitvoering. Zorg er daarom voor dat de gereedschappen, onderdelen, werkinstructies en personen beschikbaar zijn voor het onderhoud.
5. Start met de uitvoering en registratie. Voer het geplande onderhoud systematisch uit en registreer de uitgevoerde werkzaamheden. Vergeet niet eventuele afwijkingen op te nemen in de documentatie.
6. Evalueer en verbeter. Maak gebruik van het Planned Maintenance system om verbeterpotentieel te ontdekken én aan te pakken. Zo werk je toe naar optimale efficiëntie.

Optimaliseer jouw bedrijfsprocessen met het EZ-GO platform

EZ-GO biedt een overzichtelijke manier om onderhoudsplannen te beheren. Medewerkers kunnen de geplande taken eenvoudig registreren, de onderhoudsgegevens vastleggen en automatisch herinneringen voor onderhoud ontvangen. Door al deze informatie te registreren, kun je tijdens audits overigens ook gemakkelijk de benodigde data met betrekking tot een specifieke onderhoudsactiviteit terugvinden. Daarnaast zorgen de checklists en formulieren van EZ-GO voor een consistente uitvoering van de taken, zodat je gezamenlijk menselijke fouten kunt minimaliseren en real-time inzicht in de status van onderhoud kunt behouden.

The post Planned Maintenance: alles wat je moet weten appeared first on EZ Factory.

Pilaar 1: Gericht verbeteren

Bij deze eerste TPM pilaar ligt de focus op het analyseren van problemen en het vaststellen van kernoorzaken. Door werknemers van verschillende afdelingen binnen de organisatie samen proactief te laten werken aan continue verbetering worden (terugkerende) problemen sneller erkend en opgelost. Om de problemen te analyseren en tot de kernoorzaken te komen, kan er gebruik worden gemaakt van brainstormsessies, flowdiagrammen en Planned Maintenance analyses. Maar ook Ishikawa diagrammen, ook wel visgraatdiagrammen genoemd, worden vaak ingezet voor deze eerste TPM pilaar.

Pilaar 2: Autonoom onderhoud

Van alle TPM pilaren legt deze tweede pilaar de meeste verantwoordelijkheden in de handen van de operator: autonoom onderhoud dus. Door de kennis en het takenpakket rondom de machines te verhogen, zijn operators beter betrokken bij routineonderhoud. Hierdoor worden opkomende problemen eerder herkend en groeit de technische kennis onder de operators. Onderhoudsexperts kunnen zich vervolgens richten op de complexere onderhoudstaken. De eenvoudigere onderhoudstaken, zoals reiniging, smering en inspectie van machines, kan immers worden uitgevoerd door de operators zelf!

Pilaar 3: Gepland onderhoud

Reguliere onderhoudstaken zijn over het algemeen goed te plannen. TPM pilaar 3 draait om dit geplande onderhoud. Het doel hierbij is de kosten te beperken door onverwachte storingen (met een machinestop als gevolg) te voorkomen. Om gepland onderhoud te optimaliseren, dienen operators de juiste kennis en begeleiding aangeboden te krijgen. Ook een kalender waarin het geplande preventieve onderhoud is terug te zien is aan te raden. Door als organisatie verder te verdiepen in Planned Maintenance, zijn slijtagepatronen en voorraden beter te voorspellen en bij te houden.

Pilaar 4: Opleiding & training

Alle TPM pilaren zijn op een bepaalde manier gelinkt aan deze vierde pilaar. Als je continue verbetering na wilt streven, moet je immers blijven leren. Opleiding en training van zowel operators, als het onderhoudspersoneel en het management, helpt bij het tijdig herkennen van problemen, het standaardiseren van routinematig onderhoud en het uitvoeren van proactief en preventief onderhoud. Met de juiste opleiding en training ontstaat de kennis die nodig is om de TPM doelen te bereiken. Hiervoor kunnen interactieve trainingen, cursussen door externe opleidingsorganisaties of bijvoorbeeld persoonlijke ontwikkelingsplannen worden ingezet. Vergeet ook vooral niet de kennis van ieder individu in te zetten. De oudere generatie zal veel praktijkkennis kunnen delen met de nieuwe generatie en andersom zal de nieuwe generatie de oudere generatie kunnen ondersteunen met digitale vorderingen. Door samen te blijven leren en elkaar te motiveren blijft jouw organisatie een goede plek voor het onboarden van een nieuwe generatie operators.

Pilaar 5: Early management

Zoals de naam al zegt zorgt deze TPM pilaar dat jij er op tijd bij bent. Early management (of vroeg beheer) legt de focus op het optimaliseren van de ontwerpprocedures die nodig zijn voor het introduceren van nieuwe installaties of nieuwe producten. Andere TPM pilaren, waaronder autonoom onderhoud, bieden de juiste kennis en inzichten om early management zo goed mogelijk in te richten. Het doel is om producten of machines zo snel mogelijk op een korte manier te kunnen introduceren, tegen lage kosten en een hoge kwaliteit, hoge productiesnelheid en hoge mate van betrouwbaarheid. Deze TPM pilaar zorgt er dus voor dat nieuwe producten of machines steeds sneller en met minder opstartproblemen volgens de gewenste prestatieniveaus kunnen draaien. De resultaten van het performance management zullen daardoor verbeteren.

Pilaar 6: Kwaliteitsmanagement

Door het kwaliteitsniveau te standaardiseren, worden defecten en de bijkomende kosten aanzienlijk teruggebracht. Door deze tekortkomingen tijdig te ontdekken en op te lossen, kom je veel beter uit de verf tijdens audits en andere controlemomenten. Kwaliteitsmanagement elimineert op die manier onnodige kosten, verbetert de klanttevredenheid en verhoogt de efficiëntie van het productieproces. Maar kwaliteit kan ook te maken hebben met veiligheid, milieu en een fijne werkomgeving. Hier vertellen we meer over bij pilaar 7.

Pilaar 7: Veiligheid, gezondheid, welzijn & milieu

Sommige TPM pilaren gaan hand in hand. Zo ook de vorige TPM pilaar (kwaliteitsmanagement) en deze pilaar 7. Waar kwaliteitsmanagement een groot onderdeel is van de voorbereiding op audits, richt deze pilaar zich volledig op HSE – ook wel Health, Safety & Environment. De TPM pilaar gaat zelfs nog een stukje verder en neemt ook het milieu op in de focus. Het draait hier dus niet alleen meer om de machines, maar ook om de mensen. De pilaar brengt iedereen verantwoordelijkheden met betrekking tot veiligheid op de werkvloer en creëert meer bewustzijn onder de medewerkers als het gaat om milieukwesties. Ook op kleinere schaal, bijvoorbeeld het veilig en netjes houden van de eigen werkplek, worden medewerkers gestimuleerd.

Pilaar 8: TPM op kantoor

TPM pilaren stoppen niet op de werkvloer. Ook op kantoor moet er gewerkt worden aan het efficiënt omgaan met administratieve taken. Met name op de afdelingen logistiek en planning kunnen er vaak nog verspillingen, van onder andere tijd, worden geëlimineerd en kosten worden bespaard. Het stroomlijnen van werkprocessen en het voorkomen van overbodige administratie en archivering, laat informatie met de juiste timing, in de juiste vorm en tegen lage kosten op de juiste plek terechtkomen. Essentieel hierbij is de Gemba Walk: Ga als management zeker eens de werkvloer op om te kijken wat er precies nodig en gewenst is!

TPM binnen jouw fabriek met het EZ-GO platform

Met het EZ-GO platform krijgen operators directe toegang tot visuele werkinstructies, checklists en resultaten. Deze digitale standaardisatie maakt het mogelijk om onderhoud vele malen efficiënter en correct uit te voeren en zo storingen te voorkomen. Door meldingen en verbetervoorstellen in te voeren, kan er tevens een snellere en betere connectie worden gelegd tussen de werkvloer en het management. EZ-GO kan dus op vele vlakken ondersteunen om het onderste uit de kan te halen betreft de 8 TPM pilaren voor jouw organisatie. Benieuwd hoe dit eruit kan zien en hoe jouw processen en takenmanagement visueel kunnen worden gemaakt? Vraag dan een gratis demo aan en ontdek zelf de voordelen van EZ-GO!

The post De 8 pilaren van TPM appeared first on EZ Factory.

Wat is een ISO audit?

ISO staat voor Internationale Organisatie voor Standaardisatie. Binnen de productie reikt ISO de belangrijkste normen aan om de veiligheid, effectiviteit en duurzaamheid van producten en processen te waarborgen. Om te controleren of een organisatie aan een specifieke ISO norm voldoet, worden er audits uitgevoerd: De ISO audits. Voor iedere norm kan er een aparte ISO audit worden uitgevoerd. Binnen de productie zijn de ISO 9001 audit en de ISO 27001 audit het vaakst van toepassing. Tijdens de ISO audit wordt er getoetst of het kwaliteitsmanagementsysteem daadwerkelijk werkt en hoe effectief dit systeem in de praktijk is. Hierdoor worden ISO audits ook vaak intern uitgezet, om de interne processen beter te kunnen beoordelen. Aan de ene zijde is een ISO audit dus verplicht om een specifieke ISO certificering te kunnen behalen, terwijl het aan de andere zijde veel input op kan leveren voor continue verbetering. Doordat de ISO normen iedere vijf jaar streng worden herzien, is een ISO audit uitvoeren niet een eenmalige actie. Er zal met regelmaat opnieuw naar de kwaliteitssystemen gekeken moeten worden om de ISO certificering te kunnen behouden.

Wat is een ISO certificering?

Het doel van een ISO audit is een ISO certificering. Deze certificering vertelt het bedrijf en haar klanten dat het kwaliteitssysteem van de organisatie voldoet aan de strenge normen en eisen die door de ISO zijn opgesteld. Tegelijkertijd toont de certificering aan dat de organisatie handelt volgens de bijkomende wet- en regelgeving met betrekking tot kwaliteit en productie. Voor ieder type ISO audit kun je een aparte ISO certificering behalen. Dit vraagt veel tijd en andere investeringen van de organisatie. Zelfs een goed voorbereide organisatie, kan er vanuit gaan dat er enkele maanden nodig zijn om de certificering te behalen. Maar het behalen van de ISO certificeringen levert een organisatie ook ontzettend veel op. Denk aan een verhoogde efficiëntie, optimaal ingerichte bedrijfsprossen en een verbeterd bedrijfsimago. Een ISO certificering, bijvoorbeeld de ISO 27001 certificering en de ISO 9001 certificering, kan alleen worden uitgedeeld door een gekwalificeerde partij, die dit type audits uitvoert.

Waarom is een ISO audit belangrijk?

Voor bedrijven die op een objectieve manier hun systemen en processen willen (laten) beoordelen, is een ISO audit een onmisbare tool. De ISO audit laat een objectieve beoordeling zien, waardoor bedrijven weer met actuele input aan de slag kunnen met het verbeteren van bedrijfsprocessen. Daarnaast biedt een ISO audit een beter inzicht in de mate waarin de internationale normen met betrekking tot kwaliteit, milieu en veiligheid worden nageleefd. Maar ook voor het uitlichten van risico’s is een ISO audit geschikt. Door te controleren of de normen continu worden nageleefd, kunnen fouten eerder opgespoord, verholpen en in de toekomst voorkomen worden. Deze controle kan heel eenvoudig plaatsvinden, door checklists en formulieren te gebruiken voor zowel de uitvoering van de processtappen als voor de audits. Naast al deze voordelen, wekt een ISO audit veel vertrouwen bij klanten, partners en leveranciers. Hiermee laat je als bedrijf namelijk zien dat je kwaliteit en duurzaamheid serieus neemt. Zelfs een concurrentievoordeel en een betere reputatie kunnen op die manier het gevolg zijn van een ISO audit! En laten we bovenal niet vergeten dat een ISO certificering voor specifieke markten simpelweg verplicht is.

Interne ISO audit VS externe ISO audit

ISO audits kunnen twee vormen aannemen: de ISO interne audit en de ISO externe audit. Deze audits worden ieder door een andere partij uitgevoerd en met een ander doeleinde. Zo is een interne ISO audit uit te voeren door medewerkers van het bedrijf zelf of door aangewezen interne auditors, waarvan de werkzaamheden onafhankelijk zijn van de processen die beoordeeld worden. Het doel van een interne ISO audit is het controleren van het kwaliteitsmanagementsysteem en in hoeverre deze voldoet aan de ISO normen, waaronder de ISO 9001. Uit de audit rollen namelijk potentiële verbeterpunten, die opgespoord dienen te worden om een continu verbeterproces in gang te kunnen zetten. Interne audits worden daarom vaak met regelmaat uitgevoerd, bijvoorbeeld ieder jaar of ieder kwartaal. Dit terwijl er voor een externe ISO audit een onafhankelijke en externe instantie ingeschakeld moet worden, die bevoegd is om ISO certificeringen uit te delen. Deze partij beoordeelt of de ISO normen voldoende worden nageleefd en of het bedrijf in aanmerking komt voor een ISO certificering. Ook als een bedrijf al gecertificeerd is, dient deze externe partij te beoordelen of deze certificering kan worden verlengd. De externe ISO audit heeft dus ook invloed op het behoud van de certificeringen.

Wat moet je doen tijdens een ISO audit?

Een ISO audit begint bij het gereedmaken van de documentatie. Denk aan beleidslijnen, procedures, werkinstructies en registraties, die up-to-date dienen te zijn én toegankelijk moeten zijn voor de auditor. Vervolgens is het zaak om de medewerkers te informeren over de ISO audit en hen training aan te bieden, zodat ze de auditdoelen en hun eigen rol kennen. Dit om hen te leren begrijpen hoe hun eigen taken bijdragen aan het kwaliteitsmanagementsysteem en voor te bereiden op eventuele vragen van de auditor. In het geval van een externe ISO audit, is het ook verstandig om vooraf zelf een interne audit uit te voeren, zodat mogelijke problemen of tekortkomingen al vastgesteld en opgelost kunnen worden voordat de externe audit plaatsvindt. Om ervoor te zorgen dat de audit zo soepel mogelijk verloopt, is een open communicatie essentieel. Geef bijvoorbeeld toegang tot documenten, begeleid de auditors en beantwoord alle vragen eerlijk. Mocht de auditor bevindingen terugkoppelen die corrigerende maatregelen vereisen, reageer hier dan direct op om te kunnen voldoen aan de ISO normen. Na de ISO audit worden alle resultaten gepresenteerd aan het management, zodat de informatie gezamenlijk geanalyseerd kan worden.

Hoe kan je een ISO audit goed voorbereiden?

Voorbereiding is het halve werk – ook bij een ISO audit. Het is dan ook belangrijk om een ISO audit checklist te volgen, die ervoor zorgt dat je geen essentiële stappen overslaat en een praktische volgorde van acties aanhoudt. Tevens is het natuurlijk zonde om tijd en middelen te verliezen als gevolg van fouten die welbekend zijn als het om ISO audits gaat. We helpen je daarom op weg met een ISO audit checklist én een lijst met de meest gemaakte fouten tijdens het uitvoeren van een ISO audit.

ISO audit checklist

Voor het uitvoeren van ISO audits in productieomgevingen, kan de volgende ISO audit checklist worden aangehouden:

1. Controle van documentatie: Zijn de procedures, werkinstructies, registraties en kwaliteitsbeleidslijnen up-to-date? En zijn de procesdoelstellingen en kwaliteitsdoelstellingen helder op papier gezet en gecommuniceerd?
2. Procesbeheer: Worden de productieprocessen uitgevoerd volgens de gestandaardiseerde procedures? Zijn de procescontroles en meetmethoden die gehanteerd worden daarbij op een effectieve manier geïmplementeerd? 
3. Materialen en voorraadbeheer: Is er een systeem voor het beheren van voorraden en worden alle inkomende materialen daadwerkelijk gecontroleerd en geregistreerd, zodat de voorraad actueel is?
4. Kwaliteitscontrole producten: Op welke manier wordt een productiebatch gecontroleerd op het gebied van kwaliteit en conformiteit? En zijn er wel procedures voor het beheren van de producten die niet door de controle komen?
5. Onderhoud: Wordt de apparatuur regelmatig onderhouden en zijn deze registraties actueel en compleet?
6. Veiligheid en milieu: In hoeverre worden veiligheidsnormen en milieunormen nageleefd? Zijn er ook maatregelen die te maken hebben met afvalbeheer en energie-efficiëntie van de organisatie?
7. Training en competenties: Wordt de behoefte aan training regelmatig bekeken en opgevolgd? En zijn de medewerkers daadwerkelijk getraind en gekwalificeerd om hun taken uit te voeren?

Meest gemaakte fouten tijdens een ISO audit

Er zijn een aantal fouten die in de praktijk nog vaak voorkomen tijdens een ISO audit, maar die jij absoluut wilt vermijden. Een gebrekkige voorbereiding en onvoldoende intern uitgevoerde ISO audits zijn hier twee van. Maar ook een gebrek aan bewijsmateriaal om de naleving van de normen mee aan te tonen, komt nog vaak voor. Probeer daarnaast te voorkomen dat een ISO audit wordt gestart met een managementteam dat niet voldoende op de hoogte is van de kwaliteitsmanagementsystemen of juist teveel gefocust is op enkel het behalen van een ISO certificering, waardoor het daadwerkelijke verbeteren uit het oog verloren wordt. Als laatste gaat het nog regelmatig mis door een onvolledige of misleidende communicatie of het verwaarlozen van de implementatie van corrigerende maatregelen. Blijf dus snel, eerlijk en open in de communicatie.

Vragen over ISO audits?

Meer weten over het voorbereiden en uitvoeren van ISO audits? Of wil je de uitvoering van de ISO audits verbeteren en versnellen? Dan kunnen we je bij EZ Factory absoluut van dienst zijn. Met ons EZ-GO platform gebruik jij binnen no-time praktische checklists en formulieren, om zowel de audits zelf gemakkelijk af te kunnen vinken als de dagelijkse taken voor medewerkers. Het real-time inzicht dat je met het platform krijgt, maakt het mogelijk om tijdens audits direct belangrijke data bij de hand te hebben. Perfect voor gebruik in productieomgevingen!

The post Wat is een ISO audit en wat kun je ervan verwachten? appeared first on EZ Factory.

Wat is een verbetervoorstel?

Een verbetervoorstel is de uitgewerkte intentie om een specifieke verbetering door te voeren in een proces, product of werkomgeving. Het doel is om één van deze onderwerpen beter te maken. De verbeteringen richten zich binnen productieomgevingen veelal op efficiëntie, kwaliteit, veiligheid of kostenbesparingen. Bij een verbetervoorstel schrijven, kan de focus dan bijvoorbeeld liggen op een aanpassing van machines, werkinstructies of workflows. Een verbetervoorstel vraagt vaak om ondersteunende data, die aantoont dat de verbetering interessant is om door te voeren. Denk hierbij aan gedocumenteerde productieresultaten of analyses, zoals uitgevoerde audits. Vanuit hier kun je het verbetervoorstel maken, waarin een duidelijke omschrijving van het probleem en de voorgestelde oplossing beschreven dienen te worden.

Voor productieomgevingen die werken volgens de Kaizen-methode of het PDCA-principe, is een verbetervoorstel maken stap één in het proces. Er wordt vanuit het verbetervoorstel toegewerkt naar de cyclus van problemen signaleren, oplossingen zoeken, oplossingen opvolgen en toewerken naar het volgende verbetervoorstel.

Waarvoor gebruik je een verbetervoorstel?

Een verbetervoorstel schrijven kan verschillende doelen ondersteunen. Zo is het mogelijk om het verbetervoorstel als basis voor een permanente verbetering te gebruiken, die vervolgens tot een vermindering van fouten, verspillingen of doorlooptijden kan zorgen. Maar ook het creëren van een hogere klanttevredenheid of meer veiligheid behoort tot de mogelijkheden. Het gerichte doel van een verbetervoorstel maken, schuilt in het bevorderen van continue verbetering binnen de organisatie. Een verbetervoorstel hanteren maakt namelijk meer kleine veranderingen haalbaar, die samen een positieve impact op de algehele productiviteit en effectiviteit van de productieomgeving hebben. Omdat de input van een verbetervoorstel het snelst vanaf de werkvloer kan worden aangeleverd, ondersteunt zo’n voorstel de bottom-up werkwijze binnen een organisatie.

Wat staat er in een verbetervoorstel?

Een goed verbetervoorstel voorbeeld bevat een aantal elementen, die samen een helder totaalbeeld vormen. Om al deze elementen te dekken, kun je de 5W1H-methode volgen. Deze methode staat voor een zestal vragen:

• Wat is er gebeurd?
• Wie waren er betrokken bij het probleem?
• Waar deed het probleem zich voor?
• Wanneer ontstond het probleem?
• Waarom ontstond het probleem?
• Hoe is het gebeurd?

Na het beantwoorden van al deze vragen ontstaat er een goed beeld van het probleem dat heeft plaatsgevonden. Vervolgens is het zaak om een duidelijke en concrete beschrijving van dit probleem op papier te zetten, samen met een voorstel om het probleem op te lossen, de verwachte voordelen die de verbetering op kan leveren, de middelen die nodig zijn om de verbetering door te voeren en een haalbaar implementatieplan.

Stappenplan voor het schrijven van een verbetervoorstel

Zelf een verbetervoorstel schrijven? Dan is het belangrijk dat je tot een duidelijk en overtuigend resultaat komt. Om je hierbij te helpen, hebben we een eenvoudig stappenplan voor je uitgewerkt. Volg de volgende vier stappen, zodat je gefocust te werk kunt gaan. Dit verbetervoorstel stappenplan is binnen alle productieomgevingen toe te passen.

Stap 1: Beschrijf het probleem volgens de 5W1H-methode

Het probleem helder omschrijven is de basis van het verbetervoorstel. Om het probleem zo duidelijk en compleet mogelijk te omschrijven, gebruik je de 5W1H-methode, die we hierboven hebben toegelicht. Zorg ervoor dat je antwoord krijgt op het Wie, Wat, Waar, Wanneer, Waarom en Hoe omtrent het probleem. Met deze informatie kun je een overtuigend verbetervoorstel maken.

Stap 2: Stel de oplossing(en) vast

Nu het probleem duidelijk is, is het tijd om na te denken over mogelijke oplossingen. Ga uit van verschillende scenario’s en benaderingen die bij kunnen dragen aan het vinden van de perfecte oplossing. Bestaan er meerdere opties? Ga dan de voordelen en de nadelen van iedere mogelijkheid na en vergelijk de resultaten. Beoordeel ook meteen alle opties op het gebied van haalbaarheid, benodigde middelen, tijdsduur en betrokkenheid van het personeel. Zo weet je zeker dat een oplossing zowel effectief als realistisch is. Bereid je voor op een presentatie aan de rest van het team, waarbij je uitlegt op welke manier de oplossingen het probleem aanpakken en waarom juist deze oplossingen de beste keuze zijn. Om extra overtuigend over te komen, gebruik je feiten, data en voorbeelden waarmee je het voorstel onderbouwt.

Stap 3: Bepaal de moeilijkheid van de verandering

Voordat je daadwerkelijk een overtuigende presentatie geeft, is het belangrijk om te kijken naar de moeilijkheidsgraad van de potentiële veranderingen. Hoe lastig is het om de voorgestelde veranderingen door te voeren? Is er nieuwe technologie nodig voor de oplossingen? En dient het personeel extra training te krijgen om de implementatie op te kunnen volgen? Dit zijn allemaal vragen die je jezelf kunt stellen om de potentiële oplossingen te categoriseren. Verdeel de bedachte opties in de categorieën ‘eenvoudig’, ‘gemiddeld’ en ‘complex’. In welke categorie de verandering valt, zegt namelijk ook meteen veel over de tijd, de middelen en de budgetten die nodig zijn om het geheel te implementeren in de organisatie. Nu je weet tot welke categorie de voorgestelde oplossingen behoren, kun je een realistisch beeld schetsen van de verwachtingen.

Stap 4: Beschrijf wat de verandering oplevert

Een verandering is pas interessant als de effort die je erin steekt ook dubbel en dwars terug te verdienen is. In deze laatste fase van het verbetervoorstel stappenplan, werk je daarom de voordelen van de verandering uit. Denk hierbij aan indirecte voordelen, zoals verhoogde klanttevredenheid en een veiligere werkomgeving. Maar ook aan de directe voordelen, waaronder lagere kosten, verbeterde efficiëntie, hogere productiviteit en meer procesconfirmatie. Zorg er altijd voor dat je niet alleen de voordelen, maar ook de potentiële risico’s omschrijft. Licht toe hoe deze risico’s kunnen worden geminimaliseerd en toon aan dat de voordelen absoluut opwegen tegen de kosten, inspanningen en risico’s die bij de verandering komen kijken. Met deze laatste stap kun je de rest van het team dus het beste overtuigen van jouw verbetervoorstel.

Benieuwd hoe jouw fabriek kan verbeteren?

Op een slimme manier jouw fabriek verbeteren? Maak dan gebruik van een digitaal platform, waarop gegevens automatisch worden verzameld en geanalyseerd, zodat jij meteen visueel inzicht in de prestaties van de productieomgeving krijgt. Zie direct waar afwijkingen of problemen ontstaan, krijg een directere connectie met de werkvloer en maak naar aanleiding van de gezamenlijk ontdekte knelpunten nieuwe verbetervoorstellen.

Het EZ-GO platform helpt je bij al deze stappen, door digitale tools aan te reiken die ondersteuning bieden bij de dagelijkse taken van zowel operators als managers. Checklists en formulieren vormen een belangrijk onderdeel van het platform. Deze digitale lijsten worden gebruikt om kwaliteitscontroles, veiligheidsinspecties en onderhoudstaken te vergemakkelijken en bij te houden. Handmatige fouten worden hierdoor verminderd en de consistentie in de processen verhoogd. Twee voordelen die direct voor verbetering zorgen. Met de actiemodule kun je tevens verbetervoorstellen indienen, waarbij beschreven kan worden wart het probleem is, welke oplossing er voorgesteld wordt, wie er betrokken is en welk beeldmateriaal het voorstel ondersteunt. Daarnaast heeft iedereen altijd toegang tot actuele informatie en zijn opvallende afwijkingen ter plekke te rapporteren, zodat verbeteropties snel zichtbaar zijn. Ook op een slimme manier verbetervoorstellen onderbouwen en doorvoeren? Kies dan ook voor EZ-GO!

The post Hoe maak je een goed verbetervoorstel? appeared first on EZ Factory.

Wat is centerlining?

Centerlining is een speciale methodiek, die wordt ingezet om een machine of volledige productielijn optimaal in te stellen en zo consistent mogelijk te houden. Gezien centerlining in het bijzonder is uitgewerkt voor fabrieken, wordt het ook wel centerlining manufacturing genoemd. Bij centerlining in manufacturing, leg je alle ideale instellingen voor de machines vast. Hierbij kun je denken aan de snelheid, de temperatuur en de druk van de machines. Dit dient een consistente kwaliteit van het eindproduct te waarborgen en de snelheid van de productie te verhogen. Door als fabriek al deze ‘centerline instellingen’ vast te leggen en vervolgens te bewaken, zorg je ervoor dat de productie (of een specifiek productieproces) minder variatie kent. Uiteindelijk leidt dit tot een vermindering van fouten en stilstanden, waarmee de productiviteit en kwaliteit automatisch worden verhoogd.

Hoe draagt centerlining bij aan de productiviteit van jouw fabriek?

Centerlining manufacturing helpt dus bij het verminderen van variaties in het productieproces, waardoor de productiviteit van de fabriek zal stijgen. Een consistenter proces leidt vervolgens weer tot meer procesconfirmatie én minder verspilling van tijd en grondstoffen. Doordat medewerkers minder vaak in hoeven te grijpen en met oplossingen hoeven te komen, wordt de productie vele malen efficiënter. Daar komt nog bij dat centerlining geen verrassingen kent. Je kunt dus gebruikmaken van voorspelbare productietijden, zodat je planningen en leveringen tot in de puntjes kunt afstemmen met de daadwerkelijke productie. Al met al profiteer je met centerlining in manufacturing van lagere kosten, hogere kwaliteit en een betrouwbare productie.

Hoe pas je centerlining toe binnen jouw fabriek?

Voordat je centerlining toe kunt passen binnen jouw fabriek, moet je weten welke factoren de kwaliteit van het eindproduct of van het proces bepalen. Deze factoren worden parameters genoemd en kunnen bijvoorbeeld de snelheid, de temperatuur, de druk en de toevoersnelheid zijn. Voor al deze parameters bepaal je vervolgens wat de optimale instellingen zijn. Eerder vastgelegde gegevens en tests kunnen hier vaak meer over vertellen. Deze centerlining waarden dienen te worden gedocumenteerd en vastgelegd als zijnde nieuwe standaardinstellingen. Draait het productieproces eenmaal volgens deze centerlining parameters, dan is het belangrijk om bij enige afwijkingen direct in te grijpen. Dit vraagt om getrainde medewerkers, die het principe van centerlining en de vastgestelde instellingen begrijpen en toe kunnen passen. Zorg dus ook zeker voor voldoende kennis op de werkvloer, om centerlining in manufacturing optimaal in te kunnen zetten.

Voorbeeld van centerlining

Om je een duidelijker beeld te geven van hoe centerlining er in jouw fabriek uit kan zien, schetsen we een realistisch productievoorbeeld voor je. 

Stel: Jouw fabriek richt zich op het produceren van flessen frisdrank. Er is een vulmachine aanwezig, die ervoor zorgt dat alle flessen met precies de juiste hoeveelheid frisdrank worden gevuld. De parameters die voor de werking van deze machine belangrijk zijn, betreffen de vulsnelheid, de druk van het vulproces en de temperatuur van de frisdrank. Voor al deze parameters worden standaardinstellingen gebruikt en vastgelegd. Hierdoor ontstaat er een constante vulsnelheid en een exact vulniveau bij iedere fles. Door vervolgens regelmatig te controleren of de machine binnen de gestelde parameters functioneert, wordt de verspilling van frisdrank voorkomen. Ook wordt de stilstand van de productie, als gevolg van foutmeldingen, verminderd. Bij iedere opstart of omstelling van de machine, worden direct de standaardinstellingen gebruikt, om ervoor te zorgen dat het proces vanaf het eerste moment optimaal verloopt. De fabriek profiteert hierdoor van een consistente kwaliteit én een efficiëntere productie. Win-win! 

Centerlining ondersteunen met het EZ-GO platform

Een digitale tool waarin je de optimale instellingen en processen kunt vastleggen en voor alle medewerkers toegankelijk kunt maken: Dat zou nou eens handig zijn! Gelukkig is dit allemaal mogelijk met het EZ-GO platform. Documenteer centerlining instellingen, deel deze met collega’s en controleer in real-time of er afwijkingen bestaan. De gestandaardiseerde werkwijzen en controles zijn voor iedere medewerker direct toegankelijk, via de telefoon of de tablet. Hierdoor zullen consistentere en efficiëntere productieprocessen ontstaan. EZ-GO ondersteunt op deze manier bij het toepassen van centerlining in jouw fabriek. Zelf het gemak van EZ-GO ervaren? Vraag dan een demo aan!

The post Centerlining: Verhoog de productiviteit van jouw fabriek appeared first on EZ Factory.

Wat is een swimlane diagram?

Een swimming lane diagram, of swim lane diagram, is een procesdiagram dat wordt toegepast om een beter beeld te krijgen van de organisatie. In het bijzonder wordt er met een zwembaandiagram gekeken naar de verschillende werkstromen, verantwoordelijkheden en interacties – binnen de organisatie in het geheel of binnen een specifiek project. Visueel is een swimming lane diagram te herkennen aan de verschillende ‘zwembanen’ die naast elkaar lopen. Iedere zwembaan vertegenwoordigt een specifieke afdeling, medewerker, team of functie. In de zwembanen worden acties of gebeurtenissen geplaatst, in de vorm van een klein rechthoekje. Door pijlen te gebruiken, kun je de volgordes van de processtappen gemakkelijk aantonen. Hierdoor kun je snel zien welke stappen door welke verantwoordelijke worden uitgevoerd en hoe de acties weer met elkaar worden verbonden in het proces. Inefficiënties, dubbel uitgevoerde acties en het gebrek aan verantwoordelijken voor een specifieke taak kunnen zo worden ontdekt. Om deze reden is een swimlane flowchart de perfecte basis voor procesanalyse en -optimalisatie, projectmanagement én softwareontwikkeling.

Voorbeeld van een swimlane diagram

Stel dat een fabriek een swimlane diagram voor kwaliteitscontrole wil uitwerken. Als eerste wordt er dan gekeken naar de betrokken afdelingen. Deze afdelingen krijgen ieder eigen swimming lanes in het diagram. Vervolgens worden de verantwoordelijkheden van de afdelingen op de juiste volgorde in de zwembanen geplaatst. Dit zou er dus als volgt uit kunnen zien:

• Inkoop (Zwembaan 1):

• Ontvangst van grondstoffen
• Kwaliteitscontrole van grondstoffen
• Opslag in magazijn

• Productie (Zwembaan 2):

• Uitname van grondstoffen uit magazijn
• Productie van onderdelen
• Assemblage van eindproducten

• Kwaliteitscontrole (Zwembaan 3):

• Inspectie van eindproducten
• Identificatie van defecten
• Goedkeuring of afkeuring van producten

• Verzending (Zwembaan 4):

• Verpakken van goedgekeurde producten
• Voorbereiding van verzending
• Verzending naar klanten

Zoals je kunt zien is de workflow meteen duidelijk en zijn de verantwoordelijkheden van ieder team goed naast elkaar te leggen. Doordat iedere afdeling een eigen zwembaan heeft, is goed inzichtelijk te maken of er ook verantwoordelijkheden dubbel worden uitgevoerd of juist ontbreken.

Wat zijn de voordelen van een swimlane flowchart?

Het grootste voordeel van een swimlane flowchart is de visuele toevoeging die je ermee kunt creëren. De methode wordt dan ook vaak toegepast bij complexe processen, waarbij meerdere partijen betrokken zijn. Het scheiden van verantwoordelijkheden, afdelingen en teams, biedt meer overzicht. Ook helpt het bij het vaststellen van knelpunten, inefficiënties en overlappende verantwoordelijkheden. Dit alles vormt de basis voor procesoptimalisatie, betere communicatie en meer samenwerking.

Hoe maak je een swimming lane diagram?

Een zwembaandiagram bestaat altijd uit een vaste opstelling, waarbij standaard symbolen worden gebruikt. Hierdoor is het diagram makkelijk af te lezen, nadat deze is ingevuld. Om een proces goed te visualiseren, gebruik je bij het swimming lanes diagram een viertal symbolen en een viertal stappen, die het bedrijfsproces samen in kaart te brengen.

Uitleg van de symbolen in een swimlane diagram

De zwembanen invullen doe je altijd met vaste symbolen. Belangrijk dus, om te weten welke symbolen dit zijn en waar ze voor staan. We lichten ze stuk voor stuk toe.

• Zwembanen: Je maakt horizontale of verticale secties (stroken). Deze vertegenwoordigen stuk voor stuk een andere afdeling, een ander team of een andere verantwoordelijke. De zwembanen zorgen voor een overzichtelijk en georganiseerd diagram, omdat ze voor een scheiding tussen de verschillende verantwoordelijkheden zorgen.
• Activiteitsblokken: Je gebruikt kleine rechthoeken om de verschillende individuele stappen of acties binnen het proces aan te geven. Door de activiteitsblokken in de juiste volgorde in de zwembanen te plaatsen, wordt het stappenplan voor het proces duidelijk.
• Pijlen: Met lijnen in de vorm van een pijl, geef je de richting en de volgorde van de richting van de workflow tussen de activiteiten aan. De pijlen dienen dus te kloppen met de gekozen plaatsing van de activiteitsblokken. 
• Beslissingsdiamanten: Je toont keuzes of beslispunten in het proces aan met diamantvormige symbolen. Afhankelijk van de beslissing, kunnen hier verschillende uitkomsten uit voortkomen. 

Breng bedrijfsprocessen van alle afdelingen in kaart

Om een swimlane diagram te kunnen maken, dien je goed voor ogen te hebben hoe de bedrijfsprocessen van alle afdelingen eruitzien. Het in kaart brengen van deze processen is daarom een belangrijk onderdeel bij het opstellen van een swimlane diagram. Dit doe je door onderstaande stappen te volgen:

1. Identificeer betrokken afdelingen en teams: Bepaal als eerste welke afdelingen of individuele verantwoordelijken er betrokken zijn bij het bedrijfsproces. Voor iedere verantwoordelijke (afdeling) maak je een aparte zwembaan in het diagram, zodat je ze goed van elkaar kunt onderscheiden.
2. Bepaal de processtappen: Verzamel zoveel mogelijk informatie over de verschillende activiteiten die plaatsvinden binnen elk team of elke afdeling. Door deze stappen te noteren in de juiste zwembaan, wordt het takenpakket van iedere verantwoordelijke inzichtelijk.
3. Verbind de stappen met elkaar: Gebruik de hierboven benoemde pijlen om de volgorde van de processtappen te verbinden. Zo kun je laten zien hoe het werk tussen de afdelingen ‘stroomt’. 
4. Voeg beslispunten toe aan het diagram: Bepaal waar keuzes gemaakt moeten worden en markeer deze momenten met een diamantsymbool. Hiermee geef je aan dat het proces verschillende kanten op kan gaan, afhankelijk van de uitkomst van de gemaakte beslissing.

Zelf aan de slag met een swimlane diagram

Zelf starten met het maken van swimlane diagrammen voor jouw organisatie en wil je graag de progressie kunnen meten? Maak het jezelf dan gemakkelijk en laat je ondersteunen door EZ-GO. Met dit platform kun je verbeterde processen vastleggen, bijvoorbeeld als drie controles teruggebracht kunnen worden naar één controle. Het is zelfs mogelijk om deze controle met fotobewijs compleet te maken. Doordat EZ-GO is gericht op het visualiseren van taken voor alle betrokkenen, ontstaat er meer duidelijkheid voor iedere verantwoordelijke en iedere taak. Verantwoordelijkheden scheiden en processen binnen teams en afdelingen optimaliseren wordt hiermee vele malen eenvoudiger. Als gevolg verhoog je de efficiëntie en profiteer je van steeds meer procesconfirmatie. Meld je gerust aan voor een demo om EZ-GO zelf te ervaren!

The post Swimlane diagram: Krijg inzicht in jouw bedrijfsprocessen appeared first on EZ Factory.

Wat is de Pareto analyse?

De Pareto analysis, bedacht door Vilfredo Pareto en later verder uitgewerkt door Joseph M. Juran, gaat dieper in op het verband tussen oorzaken en problemen. De Pareto analyse betekenis is dan ook het beste te omschrijven als een analyse om beter naar de oorzaken van problemen te kijken, waarbij er wordt uitgegaan van de 80/20 regel. Deze 80/20 regel omvat het principe dat 80% van de problemen te herleiden zijn naar 20% van de belangrijke oorzaken. Doordat je met de Pareto analyse werkt vanuit de gedachte dat een paar belangrijke oorzaken tot een grote meerderheid van de problemen kunnen zorgen, kun je ook eenvoudiger een groot deel van de problemen wegnemen, door een klein deel van de oorzaken aan te pakken.

Waarom gebruik je de 80/20 regel?

De 80/20 regel die voortkomt uit de Pareto analysis, wordt veelal gebruikt om beter prioriteiten te kunnen stellen en efficiënter te werken, als het gaat om procesverbetering en procesconfirmatie. Door je te richten op de 20% van de oorzaken die de grootste problemen veroorzaken, kun je namelijk met de minste inspanning de grootste impact bereiken op het gebied van verbetering. De voordelen van de 80/20 regel zijn dus terug te brengen naar efficiëntie, tijdsbesparing en focus – aspecten die allemaal met elkaar te maken hebben. Door eerst de belangrijkste taken aan te pakken, maximaliseer je namelijk de resultaten. Vervolgens vermijd je verspilling van tijd en eventuele middelen, door niet overbodig veel te investeren in minder belangrijke oorzaken. Daarnaast breng je meer effectieve focus aan in het proces, omdat je strategisch kunt handelen naar aanleiding van de factoren die het belangrijkst blijken te zijn voor het doorvoeren van snelle verbeteringen. Het Pareto principe kan dus om verschillende redenen worden ingezet, maar zal altijd meer efficiëntie, tijdsbesparing en focus voor de organisatie opleveren.

Hoe maak je een Pareto analyse?

Om dieper in het Pareto principe te duiken en alles uit de Pareto analyse te halen, zijn er een aantal vaste stappen die je volgt tijdens het proces. Deze vier stappen zorgen ervoor dat je de Pareto analyse in de praktijk optimaal inzet. Een Pareto analyse maken doe je dus ook eenvoudig zelf, indien je onderstaande basisstappen volgt.

Stap 1: Identificeer de problemen

Verzamel zoveel mogelijk input die potentiële problemen weergeven. Dit kun je doen door middel van interviews, rapportages en eigen waarnemingen of waarnemingen van medewerkers. Door al deze problemen op een rijtje te zetten, kun je een eerste groepering maken van het type probleem en de oorzaken ervan. Neem dus direct een oorzaak-gevolg theorie op in deze stap, om een compleet beeld te krijgen.

Stap 2: Bepaal de volgorde van urgentie

Met behulp van een Pareto chart organiseer je alle problemen en oorzaken, op zo’n manier dat de belangrijkste oorzaak van het grootste probleem op plek één komt te staan. Door de Pareto chart (staafdiagram) kun je snel en gemakkelijk zien welke oorzaak van welk probleem dit dient te zijn. Sorteer de staven in het diagram van hoog naar laag, om een prioritering te realiseren.

Stap 3: Geef elk probleem een score

Als je middels de Pareto chart alle problemen hebt vastgesteld en de oorzaken hebt geprioriteerd, kun je ieder probleem een score geven. Doe dit op zo’n manier dat problemen die zwaar wegen met betrekking tot het succes van het bedrijf, de hoogste score krijgen. Kijk bijvoorbeeld naar de impact die een probleem specifiek heeft op de winstgevendheid of op de klanttevredenheid. Het probleem dat hier de grootste impact op heeft, zal de hoogste score in de Pareto chart krijgen.

Stap 4: Groepeer problemen en tel de scores op

Voeg alle oorzaken die tot hetzelfde probleem leiden samen in een groep. Tel vervolgens de score van de verschillende ontstane groepen op, om te ontdekken welke groep de hoogste score – en dus de hoogste prioriteit – heeft. Hier zal namelijk de meeste winst te behalen zijn, als het draait om procesoptimalisatie. 

Voorbeeld van een Pareto analyse

Lijkt een Pareto analyse maken voor jouw organisatie ook een goed idee, maar heb je nog geen helder beeld van hoe zo’n analyse er in de praktijk uit kan zien? Dan kun je inspiratie opdoen met het volgende Pareto analyse voorbeeld:

In een fabriek waar metalen onderdelen worden geproduceerd, begint het op te vallen dat er regelmatig productiefouten optreden die extra tijd en kosten met zich meebrengen. Deze fouten komen naar voren tijdens audits, maar zijn ook door klanten opgemerkt. Het management start een onderzoek volgens het Pareto principe, om te achterhalen wat de oorzaken van deze fouten zijn. De Pareto analyse toont aan dat 80% van de fouten inderdaad afkomstig is van slechts 20% van de oorzaken. Na het verzamelen van alle gegevens in een Pareto chart, blijken er een aantal meest voorkomende oorzaken te zijn:

• Onjuiste kalibratie van machines (45% van de fouten)
• Onvoldoende getraind personeel (25% van de fouten)
• Slechte kwaliteit van grondstoffen (15% van de fouten)
• Verkeerd onderhoud van apparatuur (10% van de fouten)
• Andere oorzaken (5% van de fouten)

De onjuiste kalibratie van machines leidt het vaakst tot het probleem, opvolgend door onvoldoende getraind personeel. Door zich te concentreren op het verbeteren van de machinekalibratie en het trainen van personeel, kan de fabriek het grootste deel van de problemen nu dus aanpakken en zo de productkwaliteit verbeteren en standaardiseren. Hierdoor zal er een efficiënter productieproces ontstaan, terwijl de kosten als gevolg van defecten en fouten worden verminderd.

Hulp nodig bij het optimaliseren van jouw bedrijfsprocessen?

Wil jij altijd toegang hebben tot de juiste data en input voor een Pareto analyse, om jouw bedrijfsprocessen te optimaliseren? Met EZ-GO kunnen werknemers snel gegevens invoeren over productieproblemen of inefficiënties. Deze data wordt vervolgens automatisch geanalyseerd, waardoor een Pareto analyse eenvoudig kan worden uitgevoerd. Zo kunnen de belangrijkste oorzaken van problemen worden geïdentificeerd en prioriteiten worden gesteld voor verbeteracties. Daarnaast biedt EZ-GO een gebruiksvriendelijke interface voor het standaardiseren van werkinstructies, het uitvoeren van audits en het monitoren van prestaties, waardoor bedrijven continue procesverbeteringen kunnen realiseren. We vertellen je graag meer over ons EZ-GO platform tijdens een vrijblijvend gesprek!

The post Pareto analyse: Procesoptimalisatie met de 80/20 regel appeared first on EZ Factory.

Wat is skills management software?

Skills management software is een specifiek ontwikkelde software voor vaardighedenbeheer. Deze software helpt organisaties bij het verkrijgen van meer inzicht in de aanwezige interne vaardigheden en het beheren en ontwikkelen ervan. De software voor competentiebeheer geeft een beter overzicht van de vaardigheden die de medewerkers met zich meebrengen, waardoor er inzichtelijk kan worden gemaakt welke benodigde vaardigheden er nog ontbreken om de fabriek te kunnen verbeteren of een specifiek traject te starten. Doordat een skill management system deze ‘gebreken’ toont, kun je talent beter beheren en waar nodig trainingen of ontwikkelingsprogramma’s organiseren.

Wat zijn de voordelen van software voor vaardigheden voor fabrieken?

Een skills management system maakt het mogelijk om te werken met software voor vaardighedenbeheer. Het inzicht dat door de skill management software ontstaat, helpt fabrieken bij het organiseren van gerichte trainingen en het verhogen van de productiviteit, door de juiste mensen op de juiste plek te zetten. Daarbij ondersteunt een skills management system bij het plannen van ploegendiensten en het optimaliseren van de personeelsroosters, zodat het makkelijker wordt om onderbezetting of overbezetting te voorkomen. Als extra voordeel zorgt de software ervoor dat werknemers sneller op verschillende taken kunnen worden ingezet, in het geval van nood. Weten welke vaardigheden iedere werknemer heeft of welke deze recent heeft ontwikkeld, maakt de fabriek dus daadwerkelijk flexibeler en adaptiever.

Hoe en wanneer gebruik je software voor competentiebeheer?

Software voor competentiebeheer tot de beschikking hebben, is voor fabrieken altijd van belang. In specifieke situaties is de software extra waardevol. Denk aan het werven, opleiden en beoordelen van het personeel, waarbij je snel inzicht wilt hebben in de huidige vaardigheden. Maar ook als er nieuwe projecten binnen de fabriek worden gestart, is het prettig als je de juiste mensen aan de juiste taken kunt koppelen om een efficiënte uitvoering van het project te bevorderen. Daarnaast wordt software voor competentiebeheer veelal toegepast als er een reorganisatie binnen de fabriek plaatsvindt of als er nieuwe technologieën gebruikt gaan worden, om zeker te stellen dat de benodigde skills aanwezig zijn. Om efficiënt om te gaan met ontwikkelingsgesprekken en groeiplannen, is het gebruik van skill management ook aan te raden.

Hoeveel kost skills management software?

Er bestaat geen standaard kostenplaatje voor het inzetten van skills management software. De kosten ervan worden mede bepaald door de grootte van de organisatie, het aantal gebruikers van de software en de specifieke wensen met betrekking tot de functionaliteiten van de software. Zo kunnen de nodige implementaties, training over de werking van de software en integraties met andere systemen extra kosten met zich meedragen. Daarnaast hangen de kosten van de skills management software af van de aanbieder. Sommige aanbieders werken met vaste jaarlijkse prijzen, van enkele duizenden tot enkele tienduizenden euro’s per jaar – afhankelijk van het geleverde maatwerk en natuurlijk de schaal waarop de software wordt gebruikt. Maar soms wordt het gebruik van de software ook per basispakket aangeboden, waarbij de maandelijkse kosten per gebruiker kunnen variëren van 5 euro tot 50 euro per maand. Om de fabriek niet direct te binden aan de kosten van de software, kun je vaak een gratis demo of proefperiode aanvragen. Op die manier weet je zeker dat de kosten en baten goed in balans zijn.

Skills management software met het EZ-GO platform

Wil je competentiebeheer naadloos laten samenwerken met de operationele processen? Dan nodigen we je van harte uit om een demo in te plannen van ons EZ-GO platform. Door de skills management software te integreren met dit platform, kun je de vaardigheden van medewerkers beter beheren en ontwikkelen. Ook kun je gebruikmaken van de optie om medewerkers met hun vaardigheden te koppelen aan specifieke taken en processen binnen de fabriek, die op het EZ-GO platform worden beheerd. Hierdoor kun je de productiviteit en de efficiënt verhogen.

The post Hoe skills management software jouw fabriek kan helpen appeared first on EZ Factory.

Wat is de PDCA cyclus?

De afkorting PDCA staat voor Plan, Do, Check, Act. In de PDCA cyclus worden deze actiepunten in de volgorde van vermelding opgevolgd, om problemen op de werkvloer op te lossen. Ook is de PDCA cyclus een bekend hulpmiddel om in te zetten bij kwaliteitsmanagement en continu verbeteren. De PDCA cyclus vormt daarmee een belangrijke methode binnen het concept van Lean Management. Ook bij ISO-certificeringen wordt de PDCA cyclus vaak als basis gebruikt. De PDCA cyclus is ontwikkeld door de heer William Edwards Deming. Sommigen zullen het PDCA model daarom ook wel kennen als de Deming cirkel. Naast Deming cirkel is ook ‘kwaliteitscirkel’ een term die we in de praktijk vaak tegenkomen, om de cyclus van Plan, Do, Check, Act te benoemen. De PDCA cyclus staat nauw in verbinding met het proces van inspireren, mobiliseren, waarderen en reflecteren.

Waarom een PDCA cyclus?

De PDCA cyclus is breed inzetbaar. Zo kun je op een structurele manier doelen en KPI’s verbeteren. Daarnaast kun je het PDCA model zowel voor een kortdurend project als voor een langdurend project toepassen, afhankelijk van de complexiteit van het probleem. Zowel voor dagelijkse issues als voor grootschalige problemen kun je dus PDCA hanteren om verbeteringen door te voeren. Een PDCA cyclus voorkomt dat je per ongeluk stappen overslaat in het proces van verbetering en zorgt er op die manier voor dat er altijd tijdig aan een oplossing of het aanpakken van een verbeterpunt wordt gewerkt. Een continu leer- en verbeterproces wordt dus in gang gezet, door de data-analyses, de KPI’s en de reflectie een leidende rol te geven.

De fases van de PDCA cyclus

Zoals op de afbeelding te zien is, is de PDCA cyclus opgedeeld in vier vakken. Deze vier vakken staan ieder voor een specifieke fase in de PDCA cyclus: Plan, Do, Check en Act. Hieronder bespreken we de actiepunten die bij iedere fase horen en wat het doel van deze actiepunten precies is.

Fase 1: Plan

In deze eerste fase van de PDCA cyclus wordt er een plan van aanpak opgesteld voor een specifiek probleem. De huidige situatie wordt in kaart gebracht, de oorzaken worden bepaald en mogelijke maatregelen worden uitgewerkt. Belangrijk bij de Plan-fase is dat er zo nauwkeurig mogelijk gewerkt wordt. Dit betekent dat er omschreven wordt wat er bereikt dient te worden en vooral ook hoe dit te doen. Deze doelstellingen en plannen worden, met behulp van de KPI’s en de normen van het bedrijf, gespecificeerd. Aan het einde van deze PDCA fase, dient iedere betrokkene het ‘waarom’ achter de doelen en de plannen helder voor ogen te hebben. Alleen zo voelt iedereen zich verantwoordelijk en wordt het behalen van het doel realistisch.

Fase 2: Do

Nu de plannen gemaakt zijn, is het in de tweede fase van de PDCA cyclus tijd voor de uitvoering van deze plannen in een gecontroleerde testomgeving. In de Do-fase worden de plannen in werking gezet en de opvolgende gebeurtenissen tot in de puntjes geregistreerd. Dit kan het beste worden gedaan middels dashboards en data-analyse systemen, om menselijke fouten zo ver mogelijk te beperken. Aan het eind van de Do-fase, bestaat er meer inzicht in de implementatie en de uitwerking van de plannen. Houd er wel rekening mee dat er gezorgd moet worden voor voldoende capaciteit. Stel daarom zeker dat je de juiste mensen op de juiste plek kunt plaatsen voor de uitvoering van de plannen in gang wordt gezet. Oftewel: voldoende personeel en voldoende kwaliteit.

Fase 3: Check

In fase drie van de PDCA draait het allemaal om een uitvoerige controle. Tijd dus, om de geplande resultaten naast de daadwerkelijk behaalde resultaten te leggen. Hierbij wordt er in het bijzonder gelet op het behalen van de KPI’s die aan de doelstelling zijn gekoppeld. De Check-fase toont op die manier of de uitvoering van de plannen nog in lijn ligt met de doelstellingen. Verschillen worden geëvalueerd en oorzaken worden vastgesteld. Zo wordt aan het eind van deze PDCA fase bepaald wat de nieuwe manier van werken zal gaan worden.

Fase 4: Act

De laatste PDCA fase is de Act-fase. In deze fase wordt er gewerkt aan aanpassing en bijsturing, om het geplande resultaat alsnog te behalen of de behaalde resultaten voort te kunnen zetten in de toekomst. Hiervoor kunnen KPI’s en normen worden bijgesteld en kan het nodig zijn om werkwijzen her en der aan te passen. De reflectie op de inhoud van het project én op het verloop van de PDCA vindt plaats, terwijl de PDCA cyclus dus weer opnieuw begint. Op die manier is de cyclus een onderdeel van continu verbeteren. Door de lat steeds hoger te leggen, worden medewerkers meegenomen in de denkwijze die nodig is voor succesvol continu verbeteren.

PDCA cyclus voorbeeld

Een populair thema in de productieomgeving is het reduceren van energiekosten. Logisch, want met de prijzen die hier tegenwoordig mee gepaard gaan, is het een grote kostenpost voor de productielijn. Als PDCA cyclus voorbeeld gebruiken we daarom ook dit thema. Met de hieronder geschetste situatie, geven we je een beter beeld van de toepassing van het PDCA model.

Stel: Je wilt het huidige energieverbruik van de productielijn aanpakken en met 10% terugbrengen. Dan ziet jouw PDCA cyclus er bijvoorbeeld als volgt uit:

Plan: Je bestudeert nauwkeurig het huidige energieverbruik, waardoor deze ontstaat en de kosten die hierbij horen. Vervolgens stel je SMART-doelstellingen op en maak je plannen om deze doelstellingen zo goed en snel mogelijk te kunnen bereiken. Je controleert maandelijks het energieverbruik en de kosten. Middels een tijdlijn en eventueel een tabel of grafiek maak je de gewenste daling van het energieverbruik inzichtelijk.

Do: Je implementeert de verbeteringen die je hebt bedacht om jouw SMART-doel te bereiken.

Check: Bij nadering van de gestelde deadline, controleer je de resultaten. Je komt erachter dat de energiekosten flink gedaald zijn, maar dat de doelstelling van 10% ten opzichte van het oude verbruik nog niet is behaald. 

Act: Bovenop de al uitgevoerde plannen, ga je extra maatregelen nemen, die ervoor zorgen dat de 10% reducering van de energiekosten alsnog gerealiseerd kan worden. Bijvoorbeeld door flexibeler om te gaan met lichtvoering of specifieke machines uit de productielijn.

Na het doorlopen van al deze fases begint het uitvoeren van de PDCA opnieuw, totdat je jouw doelstellingen hebt bereikt. Hierna kun je de lat weer een stukje hoger leggen om voor nóg meer resultaat te gaan.

Wat is het verschil tussen de PDCA cyclus en de Deming cirkel?

Hierover kunnen we voor eens en voor altijd duidelijk zijn. Er bestaat namelijk geen verschil tussen de PDCA cyclus en de Deming cirkel (of kwaliteitscyclus). Alle termen worden in de praktijk door elkaar gebruikt en dit hoeft zeker niet tot problemen te leiden. In alle gevallen wordt er verwezen naar een concept waarin continu verbeteren, procesoptimalisatie en data-analyse centraal staat. Een concept dat wordt weergegeven in de vorm van een cirkel of een wiel. Met PDCA cyclus en Deming cirkel wordt dus exact hetzelfde bedoeld. Wel is wereldwijd de term PDCA cycle het meest bekend.

Wanneer is een PDCA cyclus afgerond?

Zoals benoemd is de PDCA cyclus vaak een vast onderdeel van het proces van continu verbeteren. Het woord ‘continu’ geeft het antwoord op deze vraag dus al enigszins weer. Een PDCA cyclus is eigenlijk nooit afgerond. Wel kun je meerdere problemen analyseren met de PDCA cyclus en dus regelmatig een nieuwe cyclus opstarten om het productieproces tot in de puntjes te optimaliseren. Ook voor kleine, dagelijkse problemen kun je PDCA inzetten.

Benieuwd hoe je de processen van jouw onderneming kunt verbeteren?

EZ-GO ondersteunt met digitale tools de dagelijkse PDCA-cyclus van fabrieken. Met EZ-GO kun je taken plannen (Plan), deze correct uitvoeren en de resultaten registreren (Do), tijdens audits meten of de taken hebben bijgedragen aan het doel (Check) en door middel van verbeterinitiatieven bijsturen vanuit de bevindingen (Act). Vrijblijvend geïnformeerd worden over de manier waarop EZ-GO kan ondersteunen bij het verbeteren van jouw processen? We nemen je graag mee in de wereld van EZ-GO!

The post PDCA Cyclus: Alles wat je moet weten over Plan Do Check Act appeared first on EZ Factory.

Wat zijn Smart Forms? 

Smart Forms zijn digitale formulieren of documenten die ondersteunen bij het verbeteren van de efficiëntie, nauwkeurigheid en automatisering van een productieproces. Smart Forms worden ook wel Smart formulieren of slimme formulieren genoemd. De Smart formulieren worden als ‘slim’ ervaren, vanwege de mogelijkheid om met deze Smart Forms gegevens dynamisch te verwerken, te analyseren en te valideren. Smart Forms worden in veel gevallen ondersteund door technologie. Internet of Things, dataverwerkingssystemen en sensoren helpen bijvoorbeeld bij het verzamelen en analyseren van de data. Omdat de digitale formulieren veel support bij audits kunnen bieden, staan ze ook wel bekend als Smart Inspection Forms. 

Voorbeeld Smart Form 

Een Smart Form kan verschillende vormen aannemen. Een voorbeeld van een Smart formulier is een kwaliteitscontroleformulier voor de productiebatches. Dit digitale formulier kan zo zijn opgesteld, dat operators gegevens kunnen invoeren die meer vertellen over parameters. Denk aan gewicht, afmetingen en visuele resultaten van de batch. Een Smart Form kan vervolgens direct een waarschuwing geven op het moment dat de ingevoerde gegevens buiten de gestelde eisen vallen. Wanneer de wens daar is kan het kwaliteitscontroleformulier ook nog eens gekoppeld worden aan sensoren, om real-time data te verzamelen. De nauwkeurigheid en snelheid van de dataverzameling wordt dan verbeterd. Het Smart formulier zal uiteindelijk een mooi rapport weergeven, die kan worden geanalyseerd om tot de juiste verbeteringsmogelijkheden te komen. Eigenlijk ga je dus aan de slag met een ‘Lean Form’. 

Voordelen van Smart Forms 

Smart formulieren implementeren in een productieomgeving heeft verschillende voordelen. Al deze voordelen zijn te relateren aan een stukje dataverzameling en -analyse en natuurlijk  efficiëntie. Concreet zijn de belangrijkste voordelen van Smart Forms:

• Geautomatiseerde gegevensverzameling

Met Smart Forms voorkom je dat je gegevens grotendeels handmatig in dient te voeren. De formulieren kunnen namelijk automatisch gegevens verzamelen vanuit verschillende bronnen. Hierbij kun je denken aan machines, sensoren en natuurlijk de menselijke input. Hierdoor wordt er veel tijd bespaard en wordt de kans op type- en invoerfouten verkleind.

• Real-time monitoring en analyse 

Operators en productiemanagers kunnen pas echt snel de juiste actie ondernemen, als ze beslissingen kunnen maken op basis van real-time data. Smart Forms maken dit mogelijk, doordat ze met behulp van technologie gegevens in real-time kunnen verzamelen, analyseren en eventueel zelfs visueel kunnen maken. 

• Slimme formulieren geven slimme feedback

Doordat je in Smart Forms eveneens validatieregels in kunt voeren, zal de invoer van de gegevens nauwkeurig en consistent plaatsvinden. Checklists en formulieren werken op die manier perfect samen. Dit betekent ook dat de medewerker een melding kan krijgen, zodra er gegevens ontbreken of niet correct zijn ingevoerd. Hierdoor is data altijd compleet en digitaal terug te halen. 

• Efficiëntieverbetering

Voordeel nummer één en drie gaan hand in hand met dit vierde voordeel. Door routinematige taken, zoals data invoeren, te automatiseren, wordt er veel tijd bespaard. De medewerkers kunnen zich hierdoor weer concentreren op de andere waardevolle taken in het productieproces en de doorlooptijden worden verminderd. 

• Smart formulieren zijn te integreren met bestaande systemen

Door Smart Forms te combineren met bestaande systemen, zoals MES en ERP, ontstaat er een naadloze uitwisseling van data. De consistentie tussen verschillende operationele processen wordt hierdoor verbeterd. Smart Forms integreren in de organisatie gaat dus veel verder dan enkel gegevens invoeren en analyseren.

• Flexibel en aanpasbaar 

Een Smart formulier kan altijd worden aangepast wanneer dit nodig is. Bijvoorbeeld als er een wijziging wordt doorgevoerd in het productieproces, de stappen die een operator dient te volgen bij een controle van de machine of de vereisten die gepaard gaan met het proces. Door de wijzigingen digitaal door te voeren, zijn alle betrokkenen per direct op de hoogte. 

Hoe maak je Smart Forms? 

Om Smart Forms te maken, dien je eerst vast te stellen aan welke gegevens er daadwerkelijk behoefte is. Vervolgens zijn er verschillende softwareaanbieders, waaronder Microsoft Forms en Google Forms, die het mogelijk maken om het formulier op te stellen. Hierin kunnen de manier van gegevensinvoer en de validatieregels worden geïmplementeerd. Waar mogelijk integreer je bronnen en sensoren die meer data kunnen aanleveren.

Maak Smart Forms met het EZ-GO platform 

Wil je jouw Smart Forms direct visueel, toegankelijk en overzichtelijk maken? Dan biedt ons EZ-GO platform uitkomst. Dit innovatieve platform maakt het mogelijk om Smart formulieren, zoals een checklist, te creëren en beschikbaar te stellen. Dit helpt om de operator efficiënt te laten werken en altijd toegang te geven tot real-time data. Hoe dat eruit ziet? We demonstreren je graag hoe jouw Smart Forms er binnenkort uit kunnen zien!

The post Gebruik Smart Forms om jouw productieproces te optimaliseren appeared first on EZ Factory.