OFFICE MANAGER

(24 - 32 uur)

Bedrijfsomschrijving

Power to the Operator! De software van EZ Factory zorgt voor gestroomlijnde productieprocessen en verbetert onder meer de veiligheid, kwaliteit en efficiëntie in de fabriek. Met onze EZ-GO app worden operators in hun kracht gezet en dat zorgt voor onmiddellijke resultaten op de werkvloer. FrieslandCampina, Refresco, BMW en nog veel meer gerenommeerde productie- en industriële bedrijven hebben hun checklijsten, kerntaken, audits en werkinstructies al gedigitaliseerd met behulp van ons platform.

Bij EZ Factory kennen we de industrie van binnenuit en werken we dagelijks aan de innovatie van onze oplossing om het werk van de operator telkens weer eenvoudiger en leuker te maken. “Software maken is simpel, maar het moeilijkste wat er is, is simpele software maken.”  Toch zijn we ervan overtuigd dat het ons is gelukt dat we hét platform en dé industriestandaard voor elke fabriek hebben. Het is nu tijd om dit aan de wereld te laten weten, en daar hebben we jou voor nodig.

Functieomschrijving

Als Office Manager speel je een belangrijke rol in het stroomlijnen van onze dagelijkse bedrijfsvoering. Primair ondersteun je onze twee directeuren en daarnaast zoek je actief de samenwerking op met collega’s die jouw servicegerichte assistentie kunnen gebruiken. Vanuit jouw centrale positie weet je openstaande taken op te merken en aan te pakken. Meer structureel ben jij verantwoordelijk voor onder meer:

  • Financiële administratie & debiteurenbeheer: Je beheert betalingen en waarborgt een correcte maandelijkse facturatie. Openstaande facturen, die al voldaan hadden moeten zijn, volg je actief op. Boekhoudkundige informatie lever je aan bij onze accountant.
  • Inkoop & facilitair: Je zorgt voor een aangename, opgeruimde werkomgeving en voor de tijdige beschikbaarheid van alle kantoorbenodigdheden (bestellingen). Ook zorg jij voor een gevulde lunchtafel en pak je (kleine) facilitaire taken op. Je bent het aanspreekpunt voor de meeste van onze leveranciers, zoals het schoonmaakbedrijf, onderhoudsmonteurs, de verhuurder, enz.
  • Agenda- en afspraakbeheer: Je regelt zakenreizen, inclusief het boeken van hotels en bijvoorbeeld vluchten. Ook beheer je diverse agenda’s en coördineer je afspraken.
  • Evenementenorganisatie: Je assisteert bij de organisatie van beurzen en kennis-evenementen.
  • Personeelszaken & teambuilding: Je pakt verschillende HR-gerelateerde taken op, van het opstellen van arbeidscontracten tot het registreren van vakanties en ziekteverzuim. Ook ben je verantwoordelijk voor de “nice things”. Wij denken aan het organiseren van teamdagen en personeelsuitjes, maar ook aan het verzorgen van leuke attenties bij jubilea en verjaardagen.
  • Verbeterprojecten & ad hoc ondersteuning: Je wordt betrokken bij diverse verbeterprojecten. Jouw rol daarin zal voornamelijk samenhangen met het structureren van werkzaamheden en bewaken van deadlines. Indien nodig maak je notulen (dit natuurlijk ook bij reguliere meetings) en zet je bepaalde actiepunten mee uit. Je helpt collega’s, bijvoorbeeld van sales of marketing, bij het maken van die strakke offerte of websitetekst.

Functie-eisen

  • Je hebt een MBO(+)-opleiding afgerond, bijvoorbeeld in de richting van administratie en/of directiesecretaresse/managementassistent (pré).
  • We vinden het fijn wanneer jij enkele jaren werkervaring hebt opgedaan als office manager (of vergelijkbaar), maar we staan ook open voor iemand met relevante ervaring, vaardigheden en de ambitie om in deze rol te groeien.
  • Gestructureerd en nauwkeurig kunnen werken is erg belangrijk. Dit in verband met de diverse administratieve werkzaamheden.
  • Gezien het een brede en veelzijdige functie betreft, is het van belang dat jij overzicht weet te houden en gemakkelijk nieuwe disciplines eigen maakt (dit moet je uiteraard ook leuk vinden).
  • Je bent natuurlijk servicegericht ingesteld, beschikt over een hands-on mentaliteit en bent niet bang om het initiatief te nemen. Bij deze rol past iemand die “aan een half woord genoeg heeft” en zelf op onderzoek uitgaat.
  • Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal en bent in staat nette (schriftelijke) correspondentie te verzorgen.
  • Je bent vaardig in MS Office en bij voorkeur heb je ook ervaring met boekhoudsoftware.
  • Tot slot vinden wij het fijn wanneer je over een enthousiaste en toegankelijke persoonlijkheid beschikt. Zo weet jij jouw collega’s te vinden én andersom!

Arbeidsvoorwaarden

Wij zijn geen werkers, wij zijn avonturiers! Bij EZ Factory kom je terecht in een dynamische en innovatieve omgeving met korte communicatielijnen. Wij geloven in de kracht van een inclusief team waarin een passie voor de operator in de fabriek, techniek, digitalisering en tevreden klanten gedeeld wordt. Ook zijn we niet vies van een beetje ambitie. We groeien hard en jij krijgt van ons de verantwoordelijkheid en vrijheid om echt impact te kunnen hebben op de groeiversnelling en het succesniveau dat we nastreven. In lijn hiermee kun je rekenen op onder meer:

    • Een jaarcontract met de intentie om deze op te volgen met een vaste aanstelling.
    • Een goed basissalaris, aangevuld met een bruto toelage waarvan zelf kunt bepalen of je deze aanwend voor pensioenopbouw of andere persoonlijke doelstellingen.
    • De mogelijkheid om tot 10% bonus (over het kale bruto jaarsalaris) te verdienen bij het behalen van individuele en bedrijfsbrede doelstellingen.
    • 25 vakantiedagen (o.b.v. 40 uur per week) en 8% vakantietoeslag per jaar die maandelijks wordt uitgekeerd.
    • Een dekkende kilometervergoeding.
    • Flexibele werktijden en thuiswerkmogelijkheden.
    • Een telefoon (of telefoonvergoeding), laptop en IPad om jouw werkzaamheden te kunnen uitvoeren.
    • Diverse ontwikkel- en trainingsmogelijkheden, zowel in-house als extern.
    • Een fijne werkplek in Eindhoven.
SOLLICITEER NU

Meer weten of direct solliciteren

EZ Factory wordt door Sprint Intermediair (www.sprintintermediair.nl) ondersteund bij de werving en selectie ten behoeve van deze vacature. Heb je interesse én voldoe je aan de eisen zoals genoemd in bovenstaand profiel? Stuur dan je CV, eventueel aangevuld met motivatie, naar fbakels@sprintintermediair.nl. Voor meer informatie kun je contact opnemen met Florian Bakels (behandelend Consultant bij Sprint Intermediair) op 06-22412028.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.