Die Confiserie Napoleon wächst und professionalisiert sich und möchte deshalb Arbeitsanweisungen und Standards digitalisieren. EZ GO kam wie gerufen“. Das Unternehmen sah die Vorteile vor allem in der direkten und visuellen Kommunikation zwischen den Schichten und der Tagesbelegschaft. Darüber hinaus würde es die Prüfung der BRC-Normen, die Schulung der Mitarbeiter sowie die Durchführung von Audits einfacher und effektiver machen. Dann ergaben sich eine Reihe unerwarteter Vorteile, auch bei der Produktentwicklung.
Die Confiserie Napoleon ist eine bekannte Marke: Jeder kennt die Süßigkeiten, seien es die runden Zitronenkugeln oder die ANTA-Grippe-Halsbonbons. Das Unternehmen besteht bereits seit 1912 und hatte vor etwa zehn Jahren durch die Festlegung von Standards und Arbeitsregelungen eine starke Professionalisierung vorgenommen. Das heißt, auf dem Papier. Seitdem wurde daran wenig geändert. Was sich veränderte, ist die Situation: Das Unternehmen sieht neue Wachstumschancen und die Belegschaft entwickelt sich. Erfahrene Mitarbeiter gehen in Rente, neue kommen hinzu, und die Zahl der Beschäftigten nimmt aufgrund des Wachstums zu.
Wim Rutten ist als Leiter der Niederlassung Breskens für den Professionalisierungsprozess verantwortlich. „EZ-GO kam wie gerufen, denn es schlägt mehrere Fliegen mit einer Klappe. Die Digitalisierung von Checklisten und Arbeitsanweisungen sorgt dafür, dass Aufgaben immer auf die gleiche Weise ausgeführt werden, vorbeugende Kontrollen konsequent durchgeführt werden und dies auch ordnungsgemäß aufgezeichnet wird. Darüber hinaus sahen wir, dass EZ-GO uns helfen würde, die Kommunikation zwischen den Menschen in den Schichten und dem Tagespersonal zu erleichtern: dem Produktionsleiter, der technischen Abteilung und dem Verfahrenstechniker zum Beispiel. Über das EZ-GO kann z. B. das Tagespersonal eine Abweichung feststellen, einer Team Schicht mitteilen, welche Maßnahmen erforderlich sind, und diese Schicht kann das Ergebnis über das EZ-GO zurückmelden. Umgekehrt funktioniert es natürlich genauso. Dank der Foto- und Videofunktion ist die Meldung, Zuweisung und Abwicklung solcher Maßnahmen sehr einfach und übersichtlich. Da sie sich in einem digitalen System befinden, sind wir nicht mehr auf die mündliche, persönliche Übermittlung solcher Dinge angewiesen. Dadurch werden Probleme schneller gelöst und wir können häufiger Störungen oder Ausfallzeiten vermeiden.“
“Die Arbeitsanweisungen mit Fotos und Videos sind klar, eindeutig und sehr gut geeignet, um neue Leute einzuarbeiten.”
Das waren nicht die einzigen Gründe für die Wahl der papierlosen Lösung von EZ-GO. Sie erleichtert zum Beispiel auch den Nachweis, dass bestimmte Standards erfüllet werden. Prozesstechnologe Thijs Moorthamer erklärt: „Es ist für uns wichtig, die BRC-Normen zu erfüllen, und dafür muss nachgewiesen werden, dass bestimmte Dinge getan wurden. Natürlich geht das auch auf Papier, aber mit diesem System ist es viel einfacher und schneller. Außerdem ist eine Reihe unserer Produkte halal-zertifiziert. Zu diesem Zweck wurden unsere Reinigungsmethoden von einer Halal-Prüforganisation zugelassen. Da die Arbeitsanweisungen (Ein-Punkt-Lektionen) in EZ-GO aufgezeichnet werden, kann diese Prüforganisation im Voraus feststellen, dass unser Produktionsprozess halal ist.
Das Unternehmen hat eine sehr loyale Belegschaft mit viel Erfahrung und Wissen. Einige davon werden in den kommenden Jahren in den Ruhestand gehen. Wie können Sie dieses umfangreiche Wissen effektiv vermitteln? Wim Rutten: „Auch dafür ist EZ-GO ideal. Die Arbeitsanweisungen mit Bildern und Videos sind klar, eindeutig und sehr gut geeignet für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Wir erstellen in EZ-GO jetzt auch Aufgaben für die Führungskräfte, mit denen sie überprüfen können, welche Qualifikationen die Mitarbeiter haben und was sie noch lernen müssen.“
Thijs Moorthamer ist als Projektleiter für die Umsetzung von EZ-GO verantwortlich. Wie haben sie das geschafft? Wir haben mit einem kleinen Team begonnen: ich (damals noch Qualitätsbeauftragter), unser Produktionskoordinator Patrick Datthijn und ein weiterer Qualitätsbeauftragter. Diese Kombination von Qualität und Produktion funktioniert sehr gut. Man achtet auf andere Dinge, und jemand wie Patrick bringt außerdem 30 Jahre Produktionserfahrung mit. Zunächst haben wir eine Reihe von Funktionalitäten getestet, um das System kennen zu lernen. Anschließend haben wir die Checklisten, Aufgaben und Audits für die Reinigungsmaßnahmen einer Produktionslinie erstellt. Wir haben diese Zeit auch genutzt, um die Reaktionen der Operators zu beurteilen. Diese sind hauptsächlich praktisch ausgebildet, und wir fragten uns, ob ein solches digitales Tool gut ankommen würde. Sie waren sehr guter Dinge, weil es so einfach zu bedienen ist.“
Die Umsetzung in der Confiserie Napoleon lässt sich grob in zwei Phasen unterteilen, sagt der zuständige Produktionskoordinator Patrick Datthijn: „Zunächst haben wir den Inhalt aktualisiert. Viele der Arbeitsanweisungen wurden seit Jahren nicht mehr aktualisiert, also haben wir sie alle überprüft und angepasst. Wir haben auch neues Foto- und Videomaterial produziert. Als alles fertig war, konnten wir die Ausrüstung für die erste Produktionslinie an einem Tag aufbauen. Diese Methode erwies sich als sehr wirksam und wurde auch von den anderen Abteilungen zur Einführung von EZ-GO genutzt. „Die Arbeitsanweisungen sowie Ein-Punkt-Lektionen für alle fünf Produktionslinien und alle vier Verpackungslinien sind jetzt fertig“, sagt Thijs Moorthamer.
Der nächste große Schritt ist die Durchführung der Audits. Nach wie vor ist die Durchführung, Registrierung und Weiterverfolgung der Audits sehr zeitaufwändig. Thijs Moorthamer erwartet hier die größten Effizienzgewinne. „Auch hier werden wir in zwei Phasen arbeiten: Zunächst das Audit überarbeiten und logischer einteilen, zum Beispiel durch eine stärkere Unterscheidung zwischen 5S-ähnlichen Aufgaben und größeren Angelegenheiten, die weniger häufig überprüft werden müssen. Zudem erwarte ich viel Zeitgewinn, da Prüfungen sofort digital in EZ-GO erfasst und Maßnahmen in Echtzeit zugewiesen werden. Kein erneutes Abtippen, Hochladen von Fotos und Mailen von Maßnahmen mehr. Das wird einen großen Unterschied machen.“
Wim Rutten ist als Projektförderer zufrieden: „Das Projekt läuft nun seit sechs Monaten und alle Produktionslinien sind dabei. Wir sehen, dass die Weiterverfolgung von Maßnahmen schneller und besser verläuft, was auch die Kommunikation zwischen der Produktion und der technischen Abteilung verbessert hat. In der Produktionsumgebung ist auch ein Unterschied zu erkennen: Das Material ist in Ordnung, die Werkzeuge sind an ihrem Platz. Neben der internen Kommunikation hat sich auch die Kommunikation mit unserem wöchentlichen externen Reinigungsdienst deutlich verbessert: Es gibt jetzt eine feste Liste von Aufgaben, die abgehakt werden kann, und Feedback lässt sich sehr einfach und klar geben. Wir können noch nicht messen, ob es weniger Störungen gibt, aber ich bin sicher, dass sich dies auf längere Sicht zeigen wird. Außerdem bin ich sehr froh, dass wir das Wissen der erfahrenen Mitarbeiter gesichert haben und neue Mitarbeiter schnell einarbeiten können“.
EZ-GO bot auch noch einige unerwartete Vorteile, die sich für den Süßwarenhersteller Confiserie Napoleon als sehr wichtig erwiesen. Diese zusätzlichen Vorteile liegen vor allem in der offensichtlichen Präsenz des iPads als zentralem Informationspunkt. Patrick Datthijn erzählt: Innerhalb des Unternehmens werden regelmäßig allgemeine Mitteilungen per E-Mail verschickt. Einige Operators sind nicht so oft per E-Mail erreichbar, so dass sie manchmal wichtige Informationen verpassten. Die Nachrichten-E-Mails befinden sich jetzt auf dem iPad, auf dem auch EZ-GO installiert ist. Und es stellt sich heraus, dass Operators das iPad regelmäßig nutzen, um ihre Ankündigungen zu überprüfen. Als Verfahrenstechniker hat Thijs einen zusätzlichen Vorteil: „Wenn es zum Beispiel nachts zu Prozessabweichungen kommt, machen die Operators davon Fotos und Videos, die ich mir am nächsten Tag ansehen kann. Dadurch kann ich eine gute Ursachenanalyse durchführen und den Prozess weiter optimieren.“ Abschließend erklärt Wim Rutten, wie die Produktentwicklung von der neuen Arbeitsmethode profitiert: „Wenn wir ein Verfahren für ein neues Produkt entwickeln, führen wir vierundzwanzigstündige Testläufe durch. So können wir zum Beispiel sehen, wann ein Produkt anfängt, sich zu verfärben, und es daher notwendig ist, den Prozess anzupassen. Natürlich kann man nicht vierundzwanzig Stunden lang anwesend sein. Während eines solchen Testlaufs machen wir nun stündlich ein Foto oder ein Video, der uns die nötigen Informationen liefert und ermöglicht, den Prozess sehr genau zu organisieren.“
Kurzum, die Einführung von EZ-GO verlief reibungslos und die Operators sind mit dem benutzerfreundlichen System, und seiner einheitlichen Ausführung und Aufzeichnung von Aufgaben und Kontrollen sowie der verbesserten Kommunikation zufrieden. Die angestrebte Professionalisierung hat einen erheblichen Schub erhalten und die Confiserie Napoleon ist bereit für das erwartete Wachstum. Was wird das neue Produkt sein? Das bleibt noch eine Weile geheim…