Die EZ-GO-App von Jacobs Douwe Egberts enthält bereits mehr als 1.000 Aufgaben und 250 Checklisten. Durch die Einführung des Systems konnte die Zahl der Aufgaben, die keinen Mehrwert schaffen, verringert und der Prozess verbessert werden, so Managerin für Continuous Improvement Julia Lueckermann. “Über das visuelle Format in Verbindung mit der digitalen Aufzeichnung können wir jede Aufgabe optimal auszuführen, und es gibt uns einen ausgezeichneten Einblick in die Erledigung und Einhaltung der Vorschriften, so dass wir noch weiter optimieren können.“
Der Hauptgrund für Jacobs Douwe Egberts, mit der EZ-GO-Plattform zu arbeiten, war die Möglichkeit, effizienter zu arbeiten, erklärt Julia. “Wir hatten viele standardisierte Aufgaben und Checklisten, aber nur auf Papier. Und Sie wissen, was mit Papier passiert: Es wird oft nur einmal angesehen, in einen Ordner gelegt und selten wieder herausgenommen. Die Berichterstattung über Kontrollen und Probleme nahm aufgrund von Papier- und Excel-Dateien und vielen manuellen Schritten viel Zeit in Anspruch, was zu vielen Aufgaben führte, die keinen Mehrwert erbrachten.“
Jacob Douwe Egberts verwendet EZ GO seit Juli 2019. Die Hauptanwendung betrifft die Verpackungslinien für Senseo-Kaffeepads. Julia: “Es gibt eine ganze Reihe von Routineaufgaben und -kontrollen an Diesen Produktionslinien, so dass durch den Einsatz einer digitalen und visuellen App eine Menge an Effizienz und Effektivität erzielt wird.”
Nach dem Start an zwei Verpackungslinien wurde die App auf weitere Produktionslinien erweitert. Auf der EZ-GO-Plattform gibt es inzwischen mehr als 1.000 Aufgaben und 250 Checklisten. Die Einführung war recht arbeitsintensiv, hat sich aber absolut gelohnt, meint Julia. “Wir haben viel Hilfe von den Jungs von EZ Factory bekommen. Das wissen wir sehr zu schätzen. Als wir begannen, die Papieraufgaben in die App zu übertragen, stellten wir fest, dass vieles davon aktualisiert werden musste. Also haben die Operators neue Fotos und Videos gemacht, und gemeinsam haben wir eine Reihe von Aufgaben und Checklisten optimiert. In diesen Prozess haben wir wichtige Operators und Kolleg*innen aus den Pilotproduktionslinien einbezogen. Auf diese Weise waren sie Teil des Prozesses und leisteten wertvolle Beiträge zur Optimierung der Prozesse. Heutzutage Sie sind echte Botschafter der App.“
Einer der Hauptvorteile der App ist ihr Fokus auf das Visuelle, betont Julia. „Wir haben bereits Fotos in unseren Verfahren verwendet, aber viele davon waren veraltet und nicht von bester Qualität. Während der Umsetzung haben wir viele Fotos durch neue ersetzt, die von den Operators aufgenommen wurden. Für einige Aufgaben, wie z. B. Umstellungen, ist ein Video nützlicher, da dann die Abfolge der Ereignisse nachvollziehbar ist. Diese Videos haben die Operators auch selbst gedreht. Wenn wir dieses Material aktualisieren müssen, kann das in wenigen Minuten erledigt werden.“
“Die visuelle Form in Kombination mit der digitalen Aufzeichnung ermöglicht es uns, jede Aufgabe optimal auszuführen, und wir haben einen hervorragenden Einblick in die Fertigstellung und Einhaltung, wodurch wir uns noch weiter verbessern können.”
„Die App ist sehr intuitiv und einfach zu bedienen“, sagt Julia. „Operators nutzten sie gerne, weil sie merken, dass sie mit diesem digitalen Tool Zeit sparen. Darüber hinaus sind wir sicher, dass jede Aufgabe optimal ausgeführt wird, da wir alle Aufgaben aktualisiert haben. Die App führt Operators durch die einzelnen Schritte und sorgt dafür, dass jeder Schritt überprüft und bestätigt wird. Wenn Operators ein Problem signalisieren, können leicht Anweisungen für den nächsten Dienst hinzugefügt, z.B. eine zusätzliche Kontrolle durchgeführt werden. Wenn zusätzliche Maßnahmen erforderlich sind, melden Operators Probleme direkt in der App und weist die Maßnahme der richtigen Abteilung oder Person zu. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist einfacher als früher: Operators machen dies gerne anhand der Anweisungen in der App.”
Die Verwendung von EZ-GO hat auch wichtige Vorteile für die kontinuierliche Optimierung. „Ich kann die Daten zur Erledigung von Aufgaben und der Einhaltung der Vorschriften leicht einsehen“, erklärt Julia. „Wenn Dinge nicht erledigt werden oder ich Abweichungen sehe, kann ich leicht in einen Dialog darüber eintreten, warum dies der Fall ist und was wir tun können, um es zu optimieren. So optimieren wir die Prozesse ständig“.
Die Resultate sind gut, aber nicht leicht zu quantifizieren, räumt Julia ein. „Es ist eine sehr benutzerfreundliche App, die von den Operators sehr geschätzt wird. Die visuelle Gestaltung in Kombination mit der digitalen Registrierung ist sehr leistungsfähig. Operators müssen weniger Schritte unternehmen, und jeder Schritt erfordert weniger Zeit und weniger Papier. Obwohl die genaue Effizienzsteigerung schwer zu messen ist, kann ich sehen, dass die App einen großen Beitrag zur Gesamteffektivität unserer täglichen Prozesse bei Jacobs Douwe Egberts leistet. Um es zusammenzufassen: EZ-GO ist ein großer Schritt nach vorn, um immer weniger Papier zu verwenden.“