Auch bei technischen Projekten im großen Maßstab ist Papier am Arbeitsplatz ein Dorn im Auge. Das Unternehmen GEMA Anlagenbau, das zu 100 % auf Bestellung baut, hat mit EZ-GO die Lösung gefunden. Die Projektmappen werden abgeschafft und geben den Schweißern und Monteuren mehr Zeit, um das zu tun, was sie am besten können: das Schweißen und Bauen von beeindruckenden Anlagen für Flüssigkeiten.
Marco Hollander, Controller, und Rudi Puister, Leiter des Betriebsbüros und Schweißtechniker, sind diejenigen, die EZ-GO bei GEMA angestoßen haben. Sie verdeutlichen, welchen Wert die App auch in einer projektorientierten Umgebung hat.
Hollander: „Wir bauen große Anlagen für die Onshore- und Offshore-Industrie, um Flüssigkeiten von einem Lager zu Tankwagen und Schiffen zu bringen oder andersherum. Diese Anlagen bauen wir zu 100 % auf Bestellung und sie sind immer sehr spezifisch auf den Kunden zugeschnitten. Bisher haben wir für jedes Projekt eine Projektmappe erstellt. Einen Ordner mit Planungen, Zeichnungen und Kontrolllisten, die man ganz klassisch mit dem Stift ausfüllt. Diese Mappe schleppte man dann so etwa 13 Wochen mit sich herum, denn so lange kann so ein Projekt dauern. Natürlich war die Mappe dann mal weg oder einzelne Blätter landeten versehentlich im falschen Ordner. Alles natürlich sehr unpraktisch, und zeitaufwändig.“
„Und das alles in einer Umgebung, in der geschweißt und montiert wird, mit dem ganzen Staub und Dreck drumherum. Zum Schluss musste man dann die von Hand eingetragenen Papiere abtippen oder einscannen, um sie zu digitalisieren. Das muss doch einfacher gehen, dachten wir. Das ERP-System ist dafür zu kompliziert und zu schwerfällig. EZ-GO bietet praktische Vorlagen, die man dann selbst weiterentwickeln kann. Und das passt dann wieder prima zum ERP-System. Beides ergänzt sich perfekt.“
Rudi Puister leitet das Betriebsbüro und hält den Kontakt zu Projektleitern, dem Einkauf und der Arbeitsvorbereitung. Er erläutert, wie sie in dieser Projektumgebung die EZ-GO-App einsetzen. „Wir setzen die App hier vor allem bei den sekundären Prozessen ein. Nicht für das Schweißen und Montieren. Das wird von etwa 50 Fachkräften gemacht und denen müssen wir wirklich nicht erklären, wie sie das machen müssen. Außerdem gibt es nur wenig Fluktuation beim Personal. Wir setzen die App vor allem für Kontrollen und Audits ein. Bei EZ-GO gibt es beispielsweise Checklisten zu den Projekten. Die von Hand ausgefüllten Listen in den großen Ordnern gehören damit der Vergangenheit an. Nun muss man es einfach auf dem iPad aufrufen, abhaken und fertig. So kann man in Echtzeit auch direkt den Status eines Projekts einsehen. Falls etwas nicht in Ordnung ist, kann ein Mitarbeiter einfach für einen Kollegen eine Tätigkeit erstellen, ein Foto zufügen und sie zuweisen. Das spart Zeit und ist um einiges benutzerfreundlicher als das Herumhantieren mit den Ordnern.“
“Falls etwas nicht in Ordnung ist, kann ein Mitarbeiter einfach für einen Kollegen eine Tätigkeit erstellen, ein Foto zufügen und sie zuweisen. Das spart Zeit und ist um einiges benutzerfreundlicher als das Herumhantieren mit den Ordnern.”
GEMA verwendet EZ-GO auch für wiederkehrende Aufgaben, wie für das Reinigen, Kontrollieren, Einstellen und Aufräumen. Man sieht die Aufgabe, führt sie aus und hakt sie ab. Für etwas kompliziertere Aufgaben sind Fotos oder Videos beigefügt, und man kann sogar die PDF-Datei einer originalen Gebrauchsanweisung einer Maschine als Nachschlagewerk hinzufügen.
Schließlich machen sie noch viele interne Audits mithilfe der App, so Hollander: „Dabei geht es vor allem um Sicherheitschecks, die in einem industriellen Umfeld wie diesem besonders wichtig sind. Jede Abteilung führt jede Woche ein Audit zu einer bestimmten Anzahl an Sicherheitspunkten durch, wie Löschmitteln, Wegen, Stromkabeln, um ein paar zu nennen. Das ist mit EZ-GO ganz einfach, immer vollständig und auch sofort erfasst. Das ist wiederum praktisch, wenn eine externe Kontrolle kommt. Denn das digitale Audit lässt sich endlos aufbewahren.“
GEMA begann im Oktober 2021 mit den ersten Schritten mit EZ-GO. „Der Einstieg ging ganz schnell vonstatten“, erzählt Puister. „Wir haben mit einer kleinen Abteilung angefangen, haben uns zusammengesetzt und mit den Mitarbeitern die App gefüllt. Nun erweitern wir es um andere Abteilungen und Arbeitstätigkeiten. Es ist bestimmt nicht der Sinn der Sache, dass ich alles eintrage. EZ-GO ist gerade deshalb so toll, weil Mitarbeiter selbst die notwendigen Informationen eingeben können. Marco und ich müssen vor allem den Rahmen schaffen und den Mitarbeitern die Zeit dafür geben, beispielsweise indem wir sie ab und zu einen Tag von ihren alltäglichen Arbeiten freistellen. So ist es abgelaufen. Wir glauben, dass wir noch vor dem Sommer 2022 komplett fertig sein werden mit der Implementierung.“
Obwohl der Betrieb also noch mit der Implementierung beschäftigt ist, denken sie jetzt schon an weitere Möglichkeiten. Hollander: „Wir wollen beispielsweise die Checklisten, die wir selbst für die Projekte verwenden, auch bei der Übergabe an den Kunden einsetzen. Daneben denke ich auch noch an weitere mögliche Anwendungsbereiche. Bei den derzeitigen Energiepreisen – warum sollten wir nicht eine Checkliste für das Energiesparen erstellen? Das wäre alles möglich. In der EZ-GO-App gibt es nämlich Basisvorlagen, die man ganz einfach nach seinen eigenen Wünschen gestalten kann. Außerdem ist es ganz leicht, jetzige Listen und Aufgaben zu verändern, wenn sich die Arbeitsweisen verändern, z. B. wenn eine neue Maschine kommt. Die Möglichkeiten sind unbegrenzt.“