Ook bij grootschalige technische projecten is papier op de werkvloer een doorn in het oog. GEMA Apparatenbouw, dat 100% in opdracht bouwt, zag in EZ-GO de oplossing. De projectmappen verdwijnen van de vloer, waardoor de lassers en bouwers meer tijd hebben om te doen waar ze het beste in zijn: het lassen en bouwen van indrukwekkende vloeistofinstallaties.
Marco Hollander, controller en Rudi Puister, manager bedrijfsbureau en lastechnicus, zijn de aanjagers van het EZ-GO avontuur bij GEMA. Ze laten zien hoe ook in een projectgeöriënteerde omgeving de app zijn waarde heeft.
Marco: ‘We bouwen grote apparaten voor de onshore- en offshoreindustrie om vloeistoffen over te brengen van een opslag naar tankwagens en schepen, of andersom. Die installaties bouwen we 100% in opdracht en zijn altijd klantspecifiek. Voorheen maakten we voor elk project een projectmap, zo’n ordner die gevuld is met planningen en tekeningen en controlelijsten die je met pen en potlood moest invullen. Je sleepte zo’n map dan 13 weken mee door het bedrijf, want zo lang kan een project duren. Natuurlijk was je dan die ordner wel eens kwijt, of blaadjes gingen de verkeerde map in. Heel onhandig natuurlijk, en tijdrovend.’
‘En dat allemaal in een omgeving waar gelast en gemonteerd wordt, met alle stof en vuil van dien. Aan het eind van het liedje moest je dan ook nog de handmatig ingevulde lijsten overtypen of scannen, om ze digitaal te bewaren. Dat kan handiger, vonden we. Het ERP-systeem is daar te gecompliceerd en te log voor. EZ-GO heeft handige sjablonen waar je zelf op kunt doorbouwen. En dat sluit weer prima aan op het ERP-systeem. Het grijpt mooi in elkaar.’
Rudi Puister stuurt het bedrijfsbureau aan en houdt contact met projectleiders, inkoop en werkvoorbereiding. Hij legt uit hoe ze de EZ-GO app inzetten in deze projectomgeving. ‘We gebruiken de app hier vooral voor de secundaire processen. Niet voor het lassen en bouwen. Dat wordt gedaan door zo’n 50 vakmensen en die hoef je echt niet uit te leggen hoe ze dat moeten doen. Bovendien is er weinig verloop bij het personeel. Wij gebruiken de app vooral voor zaken zoals checks en audits. In EZ-GO zitten bijvoorbeeld de checklijsten die bij de projecten horen. De handmatige lijsten in die grote mappen zijn daarmee verleden tijd. Het is oproepen op de iPad, afvinken en klaar. Zo is realtime ook direct zichtbaar wat de status van een project is. Als er iets mis is, kan een medewerker gemakkelijk een actie aanmaken voor een collega, er een foto bij doen, en toewijzen. Dat scheelt veel tijd en is een stuk gebruiksvriendelijker dan het geworstel met de mappen.’
“Als er iets mis is, kan een medewerker gemakkelijk een actie aanmaken voor een collega, er een foto bij doen, en toewijzen. Dat scheelt veel tijd en is een stuk gebruiksvriendelijker dan het geworstel met de mappen.”
GEMA gebruikt EZ-GO ook voor de terugkerende taken zoals schoonmaken, controleren, afstellen en opruimen. Je ziet de taak, voert hem uit en vinkt hem af. Voor iets gecompliceerdere taken staan er foto’s of filmpjes bij, en er kan bijvoorbeeld ook een pdf zijn toegevoegd van een originele machinehandleiding, als naslagwerk.
Tot slot doen ze veel interne audits met behulp van de app, aldus Marco: ‘Dat gaat vooral om veiligheidschecks, die zijn in een industriële omgeving zoals deze extra belangrijk. Elke afdeling doet elke week een audit op een vast aantal veiligheidspunten, zoals blusmiddelen, looppaden, stroomkabels, noem maar op. Dat is met EZ-GO makkelijk te doen, altijd volledig en ook meteen vastgelegd. Dat is weer handig als er extern een controle komt. Want een digitale audit kun je eindeloos bewaren.’
GEMA startte in oktober 2021 met de eerste stappen in EZ-GO. ‘In het begin ging dat heel snel,’ vertelt Rudi. ‘We zijn begonnen met een kleine afdeling, zijn er samen voor gaan zitten en we hebben met de medewerkers de app gevuld. Nu rollen we dat verder uit naar andere afdelingen en werkzaamheden. Het is zeker niet de bedoeling dat ik alles ga vullen. EZ-GO is juist zo mooi omdat medewerkers er zelf de nodige informatie in kunnen zetten. Marco en ik moeten vooral het raamwerk scheppen en de medewerkers er tijd voor geven, bijvoorbeeld door ze af en toe een dag vrij te maken van hun dagelijkse werk. Dan is het zo gebeurd. We verwachten voor de zomer van 2022 helemaal klaar te zijn met de implementatie.’
Hoewel dit projectbedrijf dus nog druk bezig is met de implementatie, zien ze ook al vervolgmogelijkheden. Marco: ‘We willen bijvoorbeeld de checklijsten die we zelf gebruiken voor projecten, ook gaan gebruiken bij de overdracht aan de klant. Daarnaast zie ik ook wel mogelijkheden voor nieuwe toepassingen. Met die energieprijzen nu, waarom zouden we niet een checklijst energiebesparing maken? Het kan allemaal. In EZ-GO zitten namelijk basissjablonen die je gemakkelijk naar je eigen wensen kunt inrichten. Daarnaast is het eenvoudig om de huidige lijsten en taken te wijzigen als werkwijzen veranderen, of als er bijvoorbeeld een nieuwe machine komt. De mogelijkheden zijn eindeloos.’