Als producent van zuigelingen- en ouderenvoeding moet Dutch Nutrition/FrieslandCampina voldoen aan strenge wettelijke voedselveiligheidseisen. Het zorgvuldig en consistent uitvoeren van processen is van groot belang. Met het EZ-GO platform wordt dat geborgd. Het platform communiceert daarbij naadloos met andere kwaliteits- en onderhoudssystemen in het bedrijf.
Dutch Nutrition, een jong bedrijf dat sinds 2018 actief is, produceert poedervormige voeding voor zuigelingen en ouderen. Een product voor de kwetsbaarsten in onze samenleving, dus de voedselveiligheidseisen zijn terecht streng. Het is belangrijk om processen te borgen en dit ook aan te tonen, onder andere in het kader van de verplichtingen uit HACCP.
Kwaliteitsmanager Dick de Vries: ‘We willen dat operators taken altijd op dezelfde manier en op de juiste momenten uitvoeren. Een keer overslaan of het net iets anders doen kan grote gevolgen hebben. We hebben alle taken in het EZ-GO platform opgenomen, ook inspecties en kalibraties die bijvoorbeeld maar eenmaal per jaar nodig zijn. Juist die zouden anders gemakkelijk vergeten kunnen worden. De werkinstructies zijn opgenomen als korte video-instructies of als eenpuntslessen; stap voor stap wordt met foto’s uitgelegd hoe de operator een bepaalde handeling moet uitvoeren.’
Uiteraard zijn er in het bedrijf meerdere systemen in gebruik. De HACCP-eisen zijn grotendeels opgenomen in het systeem dat de productieprocessen aanstuurt, DPS. EZ-GO is een digitaal hulpmiddel waarmee Dutch Nutrition het machinepark in optimale conditie houdt en storingen en stilstand zoveel mogelijk voorkomt. De Vries: ‘Het EZ-GO platform vormt als het ware een schil om DPS heen en ondersteunt de operators bij de verschillende stappen binnen processen. De systemen vullen elkaar goed aan, de onderliggende data van beide systemen geven een basis voor continu verbeteren. Als bijvoorbeeld een stilstand is vastgelegd in DPS kun je dat koppelen aan de controles in de EZ-GO data; wanneer zijn de controles uitgevoerd, wat is de frequentie, is er misschien reden om die aan te passen? Zo kun je de processen steeds verbeteren.’
“EZ-GO is een digitaal hulpmiddel waarmee Dutch Nutrition het machinepark in optimale conditie houdt en storingen en stilstand zoveel mogelijk voorkomt.”
Voor de implementatie heeft Dutch Nutrition een externe consultant aangesteld, specialist levensmiddelentechnologie en procestechniek Ellen Grashof. De Vries: ‘In het begin waren er meer mensen betrokken, maar het blijkt voor ons effectiever als één persoon zich volledig op kan focussen op het vullen van het systeem en tegelijkertijd controleert of de werkwijzen optimaal zijn.’ EZ Factory en implementatiepartner Pontifexx ondersteunen het proces, vanuit respectievelijk technisch en procedureel perspectief. ‘Het is belangrijk om vanaf het begin de structuur goed helder te hebben,’ verduidelijkt Grashof. ‘Wat is een checklijst, wat is een taak, wat leg je allemaal vast. Pontifexx hielp ons om dat scherp te houden.’
Grashof werkt nauw samen met de operators en teamleiders, vertelt ze: ‘Ik ga de vloer op en ga letterlijk naast de operator staan met de vraag: laat me maar zien hoe jij die vulkop uit elkaar haalt, of hoe je een pakking vervangt. Elke handeling leg ik zo vast. Ik maak foto’s van iedere stap en vraag ook wat er mis kan gaan, waar we vooral op moeten letten en of het misschien beter kan. Het is belangrijk dat ik kritisch met de betrokkenen naar de werkwijze kijk zodat ik deze kan aanpassen en de juiste procedure in het EZ-GO platform komt te staan. Dat stem ik uiteraard ook af met de teamleiders en QA. Daarna gaan we het systeem steeds beter maken door de verbetercirkel toe te passen; goed kan namelijk altijd beter. De operators gaan actief met de inhoud van de EZ-GO app aan de slag en kunnen via de app op de iPad aangeven of een werkwijze of foto aangepast moet worden. Op die manier werken we steeds slimmer. Inmiddels staan alle taken van alle afdelingen in het EZ-GO platform.’
Dat wil niet zeggen dat Dutch Nutrition nu lekker achteroverleunt. Grashof: ‘Ten eerste blijven we processen verbeteren. Als een operator een storing tegenkomt kan hij de oplossing in EZ-GO melden als taak. Stel, een verstopt filter veroorzaakt steeds storing, dan geeft de operator aan dat dit filter vaker schoongemaakt of vervangen moet worden. Dat probleem komt dan niet meer terug. Ten tweede gaan we de auditfunctie gebruiken voor het toetsen van medewerkers op hun kennis, zodat we zeker stellen dat ze hun machines altijd voldoende beheersen. Dat kunnen we dan ook direct aan externe auditors aantonen. Ook gaan we nu verder met de taken van de Technische Dienst. Dat is zeker niet het einde; we ontdekken steeds nieuwe mogelijkheden.’
Wanneer we Dutch Nutrition spreken, is de app pas een maand operationeel, toch zijn de eerste resultaten al zichtbaar, aldus Dick de Vries. ‘De operators werken gemakkelijk met de iPad en ze beseffen inmiddels ook de meerwaarde, al duurde dat even. Ze deden het immers altijd uit hun hoofd. Nu beginnen ze de reminders te waarderen en merken ze ook het praktische effect, bijvoorbeeld dat ze niet meer misgrijpen omdat gereedschap altijd op dezelfde plek ligt. Het helpt ook dat ze zelf suggesties voor verbeteringen kunnen doen, het platform nodigt uit tot interactie. De teamleider wordt ontzorgd; die heeft nu gemakkelijk overzicht over de taken en controles die zijn uitgevoerd en kan daardoor gericht sturen. Maar het belangrijkste is misschien wel: we hebben nu een tool in handen waarmee we borgen dat alle processtappen altijd op dezelfde manier en op de juiste momenten worden uitgevoerd.’