Geregeld krijgen wij vragen van klanten over hele specifieke uitdagingen. Onlangs vroeg een klant of we eens met zijn kwaliteitsmanager wilden gaan praten. Die liep de ene naar de andere audit en zag heel helder wat er allemaal beter kon, maar hij kreeg het maar niet voor elkaar om daar verandering in te brengen. Hoe zouden ze dat kunnen verbeteren?
Audits doen vanaf papier is een arbeidsintensieve klus, zowel het doen van de audit zelf, als het opvolgen van de issues. Ga maar na: je zoekt het auditformulier op in de computer, print het, pakt je pen erbij en gaat de fabriek in. Je tekent af wat in orde is en vermeldt met pen wat de problemen zijn. Waar nodig, maak je daar ook een foto bij, met je telefoon. En dan begint het pas.
Na de auditronde moet dat materiaal verwerkt worden. Meestal betekent het dat de auditeur zijn bevindingen overtypt, vaak in Excel, de foto’s worden geüpload van de telefoon naar de computer om ze in Excel te plakken. Dan moet daar nog een rapportage van gemaakt worden. Meestal zal de productieleider of het hoofd Kwaliteit een volledig rapport krijgen en zet de auditeur een aantal individuele acties uit bij verschillende mensen.
Rapporteren
Constateert hij bijvoorbeeld dat er steeds een pallet op een onveilige plek staat, dan zal hij de ploegleiders laten weten, bijvoorbeeld via een e-mail, dat ze erop moeten letten dat dit niet gebeurt. Je kunt je voorstellen dat de doorlooptijd van dit proces lang is; tegen de tijd dat zo’n melding de geadresseerden bereikt, is het probleem misschien zelfs al (tijdelijk) verdwenen. Bovendien is het voor de auditeur erg lastig om het overzicht te houden over de acties die uitstaan. Het gevolg: trage opvolging, irritaties over en weer (‘Ik had je dat toch gestuurd!’ ‘Wanneer dan?’) en een auditeur die meer bezig is met administratie dan met verbeteringen. Zo loopt hij altijd achter de feiten aan, als een koerier die op zijn paard naar een buurland galoppeert, van zijn perkamentrol af de oorlog verklaart, terwijl op het slagveld de mensen elkaar alweer een hand geven.
Tijdrovende ‘paper trail’
Dit probleem is niet uniek. Met name bij audits is het papieren traject een hindernis. Ten eerste omdat er informatie uit meerdere bronnen handmatig in een overzicht gezet moet worden, wat tijdrovend en foutgevoelig is. Ten tweede omdat dit overzicht ook weer handmatig naar verschillende mensen moet, met een verschillende boodschap erbij. En ten derde omdat het handig zou zijn als die mensen makkelijk terug kunnen rapporteren, maar dat is ook allemaal individueel en handmatig. Daar is voor een auditeur eigenlijk niet tegenop te werken.
We raden het bedrijf aan om, naast de werkinstructies, ook de audits te digitaliseren. Het EZ-GO platform biedt daarvoor uitstekende auditfunctie. Bovendien is het digitaliseren van de audits eenvoudig. In een middelgroot bedrijf is het hoogstens enkele dagen werk.
Relaxte audits met resultaat
Het werken met audits is vervolgens gemakkelijk. De audits worden vooraf ingepland en de auditeur hoeft dus niet zelf te bedenken welke audit aan de beurt is. Hij pakt de iPad, logt in, krijgt de juiste audit op zijn scherm en wandelt daarmee de fabriek in. Hij loopt zijn ronde, vinkt op de iPad af wat in orde is en wat niet. Waar nodig, maakt hij foto’s met de iPad, die dan direct bij het juiste punt staan. Hij maakt de benodigde actie aan en wijst deze toe aan de juiste mensen, inclusief een einddatum. Zij krijgen het actiepunt te zien wanneer ze zelf inloggen. Binnen een half uur is de auditeur klaar met de hele audit en hij hoeft daarna niets meer te doen, behalve in de gaten te houden of de problemen worden opgelost. En zelfs daar helpt het systeem me bij: dat geeft een signaal als een actie niet voor de beoogde deadline heeft plaatsgevonden. Bovendien kunnen er meerdere mensen tegelijkertijd bij de actie betrokken worden en geïnformeerd worden. Het overleg is daardoor makkelijker, de oplossingen zijn meer structureel van aard en iedereen is meteen op de hoogte. De audits kosten niet alleen minder tijd, maar zaken worden ook sneller en beter opgelost.
Verbeterde productiviteit, kwaliteit en veiligheid
Door audits op deze manier aan te pakken, verbetert de productiviteit aanzienlijk. Vanzelfsprekend doordat de digitale audits minder tijd kosten; de auditeur houdt meer tijd over voor andere zaken. Daarnaast verbetert de operational efficiency van de processen, omdat deze continu verbeterd worden. De exacte besparingen daarvan zijn moeilijk te isoleren, maar dat de efficiency verbetert, is zeker. En wat minstens zo belangrijk is: ook de veiligheid en de kwaliteit van de producten verbetert. Die audits zijn er immers om op alle fronten na te gaan of de processen goed lopen en of het misschien beter kan: veiliger, kwalitatief beter of efficiënter. Hoe beter je de audits vastlegt, uitvoert en opvolgt, hoe meer nut die audits hebben.
Gelukkig hoeven we tegenwoordig geen koeriers op paarden meer in te zetten om een boodschap over te brengen; er zijn veel betere en snellere methoden om te communiceren. Dus waarom zou je dan nog wel papier gebruiken om audits te doen?