In de EZ‑GO app van Jacobs Douwe Egberts staan al meer dan 1.000 taken en 250 checklists. De implementatie ervan heeft het aantal taken die geen waarde toevoegen verminderd en het proces verbeterd, stelt Continuous Improvement manager Julia Lueckermann. “Door de visuele vorm in combinatie met de digitale registratie kunnen we elke taak optimaal uitvoeren en hebben we uitstekend inzicht in de voltooiing en naleving, waarmee we nog verder verbeteren.”
De voornaamste reden voor Jacobs Douwe Egberts om met het EZ‑GO-platform te gaan werken, was de mogelijkheid om efficiënter te werken, vertelt Julia. “We hadden veel gestandaardiseerde taken en checklists, maar alleen op papier. En je weet wat er met papier gebeurt: er wordt vaak één keer naar gekeken, het wordt in een map gedaan en er zelden meer uitgehaald. Het rapporteren van controles en problemen nam veel tijd in beslag doordat er op papier en met Excel-bestanden en veel handmatige stappen werd gewerkt, wat leidde tot veel taken die geen waarde toevoegen.”
Jacob Douwe Egberts is in juli 2019 begonnen met het gebruik van EZ‑GO. De belangrijkste toepassing betreft de verpakkingslijnen voor Senseo-pads. Julia: “Er zijn nogal wat routinematige taken en controles op deze lijnen, dus er valt veel winst te boeken op het gebied van efficiëntie en effectiviteit door daarvoor een digitale en visuele app in te zetten.”
Na de start op twee verpakkingslijnen, werd de app uitgerold naar meer lijnen. Inmiddels staan er meer dan 1.000 taken en 250 checklists op het EZ‑GO-platform. De implementatie was best intensief, maar absoluut de moeite waard, vindt Julia. “We hebben veel hulp gekregen van de jongens van EZ‑Factory. Dat waarderen we enorm. Toen we begonnen met het overzetten van de taken op papier naar de app, realiseerden we ons dat veel geüpdatet moesten worden. Dus hebben de operators nieuwe foto’s en video’s gemaakt en samen hebben we een aantal taken en checklists geoptimaliseerd en verbeterd. Bij dit proces hebben we key operators en collega’s van de pilotlijnen betrokken. Zo waren ze onderdeel van het proces en hebben ze waardevolle bijdragen geleverd waarmee we de processen hebben verbeterd. Tegenwoordig zijn het echte ambassadeurs van de app.”
Een van de belangrijkste voordelen van de app is de visuele focus, benadrukt Julia. “We gebruikten al foto’s in onze procedures, maar veel daarvan waren verouderd en niet van de beste kwaliteit. Tijdens de implementatie hebben we veel foto’s vervangen door nieuwe foto’s die de operators hebben genomen. Voor sommige taken, zoals omschakelingen, is een video nuttiger, omdat je dan de volgorde van de gebeurtenissen kunt zien. Deze video’s hebben de operators ook zelf gemaakt. Als we dit materiaal moeten bijwerken, kan dat in enkele minuten worden gedaan.”
“Door de visuele vorm in combinatie met de digitale registratie kunnen we elke taak optimaal uitvoeren en hebben we uitstekend inzicht in de voltooiing en naleving, waarmee we nog verder verbeteren.”
“De app is erg intuïtief en makkelijk in gebruik”, zegt Julia. “Operators maken er graag gebruik van, omdat ze merken dat ze met deze digitale tool tijd besparen. Bovendien zijn we er zeker van dat elke taak op de meest optimale manier wordt uitgevoerd, omdat we alle taken hebben geüpdatet. De app leidt operators door de stappen en zorgt ervoor dat elke stap wordt gecontroleerd en bevestigd. Als operators een probleem signaleren, kunnen ze eenvoudig instructies toevoegen voor de volgende dienst, bijvoorbeeld om een extra controle uit te voeren. Wanneer aanvullende actie nodig is, melden operators problemen rechtstreeks in de app en wijzen ze de actie toe aan de juiste afdeling of persoon. Nieuwe mensen opleiden is makkelijker dan voorheen: operators doen dit graag, met behulp van de instructies in de app.”
Het gebruik van EZ‑GO heeft ook belangrijke voordelen voor Continu Verbeteren. “Ik kan gemakkelijk de gegevens inzien over de voltooiing en naleving van taken”, legt Julia uit. “Als dingen niet worden gedaan of als ik afwijkingen zie, kan ik gemakkelijk de dialoog aangaan over waarom dit zo is en wat we kunnen doen om het te verbeteren. Zo blijven we de processen verbeteren.”
De resultaten zijn goed, maar niet eenvoudig te kwantificeren, geeft Julia toe. “Het is een zeer gebruiksvriendelijke app die door de operators erg gewaardeerd wordt. De visuele opzet in combinatie met de digitale registratie is zeer krachtig. Operators hoeven minder stappen te zetten en elke stap kost minder tijd én minder papier. Hoewel de exacte verbetering in efficiëntie moeilijk te meten is, kan ik zien dat de app een sterke bijdrage levert aan de algehele effectiviteit van onze dagelijkse processen. Om het samen te vatten: EZ‑GO is een grote stap voorwaarts in het gebruik van steeds minder papier.”