Het nemen van belangrijke besluiten, vindt niet binnen iedere organisatie op dezelfde manier plaats. Zo zal de ene organisatie beslissingen door het management laten nemen en deze vervolgens communiceren naar onderliggende lagen (top down) en zal de andere organisatie juist beslissingen laten vormen door de teams op één niveau te laten samenwerken (bottom up). In deze blog bespreken we de top down benadering, gaan we dieper in op top down vs. bottom up en geven we je een voorzetje om top down verbeteren haalbaar te maken.
Wat is de top down benadering?
Als een organisatie een top down structuur handhaaft, wordt er letterlijk van boven naar beneden gecommuniceerd. Hierbij worden er dus beslissingen en instructies vastgelegd door het hogere management, om deze vervolgens door te geven aan de ‘lagere niveaus’ binnen de bedrijfsstructuur. In de top down structuur vindt eerst het stellen van overkoepelende doelen en plannen plaats, voordat deze worden verdeeld in specifiek taken management en in actiepunten. Het doel hiervan is om de kernvisie en de doelstellingen scherp in de gaten te houden tijdens een project. De consistente uitvoering van de strategie staat dus centraal bij een top down structuur. Kenmerkend aan de top down benadering is de verdeling in verantwoordelijkheden, waarbij het management alle beslissingen en verantwoordelijkheden op zich neemt en de medewerkers enkel een uitvoerende rol wordt toegewezen.
Wat zijn de voordelen van top down management?
Hoe breder de hiërarchie, des te meer voordelen biedt top down management. De top down management stijl is namelijk eenvoudig, bekend en maakt het simpel om nieuwe medewerkers te laten wennen aan de top down structuur. De top down stijl biedt daarbij veel duidelijkheid, doordat alle beslissingen door één team worden gemaakt. Ook de top down communicatie is helder: deze verloopt in slechts één richting – van boven naar beneden. Dit betekent ook dat beslissingen sneller kunnen worden gemaakt en geïmplementeerd, omdat er van minder partijen toestemming benodigd is. Daarnaast ontstaat er in de praktijk meer verantwoordelijkheid, omdat er vaste teams verantwoordelijk zijn voor specifieke taken. Vaste mensen, vaste taken en dus meer procesconfirmatie. Problemen zijn hierdoor snel te herleiden naar de verantwoordelijke, waardoor ook oplossingen efficiënt kunnen worden aangebracht.
Zijn er ook nadelen bij een top down benadering?
Net als bij iedere benadering, kan ook top down communicatie enkele nadelen met zich meebrengen. Denk aan het team dat wellicht minder snel een proactieve houding aanneemt, omdat ze zich niet betrokken voelen. Een flinke uitdaging ligt dus al direct in het behouden van de motivatie in de gehele organisatie, door te voorkomen dat medewerkers zich niet gehoord en gewaardeerd voelen. Deze uitdagingen kunnen een wig creëren tussen de beslissingen en de daadwerkelijke behoeften, omdat er wellicht meer feedback vanaf het projectteam benodigd is om de beste beslissingen te kunnen maken. Tegelijkertijd met dit probleem, ontstaat er direct meer druk op het management. Zij moeten de juiste mensen vragen om voldoende feedback, de beste projectmanagers aan laten haken en op strategisch niveau beslissingen doorvoeren. Ook kan het eenrichtingsverkeer binnen de top down communicatie ertoe leiden dat de creativiteit gedrukt wordt. Waar minder gespard wordt, is immers ook minder ruimte voor brainstormen.
Wanneer en hoe pas je een top down benadering toe?
Een top down benadering kan uitkomst bieden, wanneer er behoefte is aan veel structuur en een sterke controle. Dit kan het geval zijn bij grote organisaties, complexe projecten of crisissituaties. Met name voor strategische planningen waarin de visie en doelstellingen centraal staan en bij grootschalige projecten die veel coördinatie vereisen, wordt top down management dus ingezet. Waar volgens top down management wordt gewerkt, worden dus ook eerst visie en doelen bepaald. Hierna wordt er een strategie ontwikkeld om de doelen te kunnen bereiken, waarbij men gedetailleerd ingaat op de plannen en beleidslijnen. De instructies die bij deze plannen horen, worden daarna gecommuniceerd aan de lagere niveaus. Hierbij worden de taken en verantwoordelijkheden ook meteen toegewezen. Met regelmatige evaluaties en aanpassingen, wordt de voortgang door het management in de gaten gehouden.
Top down vs. Bottom up benadering
Tegenover de top down benadering, staat de bottom up benadering. Deze twee management stijlen bewegen in de tegenovergestelde richting van elkaar. Waar de top down benadering wordt gevormd door beslissingen die van bovenaf worden gemaakt en naar beneden worden doorgegeven, hanteer je bij de bottom up benadering juist een methode waarbij de input en de beslissingen vanuit werknemers op alle niveaus komen. Beide stijlen hebben hun eigen voordelen en nadelen. Top down management biedt snelheid en duidelijkheid, maar kan het lastiger maken om snel te innoveren. Dit terwijl bottom up management betrokkenheid en innovatie juist stimuleert, maar de besluitvorming wel enigszins kan vertragen. Welke stijl er beter is, hangt volledig af van de behoeften en de projecten van een organisatie.
Zelf aan de slag met top down verbeteren
Top down verbeteren begint bij een open communicatie. Vraag bijvoorbeeld regelmatig feedback op bij de medewerkers en verwerk deze feedback ook daadwerkelijk in de plannen. Maak de besluitvorming transparanter, zodat medewerkers zich gehoord én betrokken voelen bij de beslissingen die hogerop worden gemaakt. Dit bevordert de motivatie en de productiviteit. Middels een EZ-GO demo zul je ervaren dat je deze verbeteringen eenvoudig door kunt voeren met behulp van slechts één platform. Binnen EZ-GO verzamel je feedback, verbeter je de interne communicatie en betrek je alle medewerkers direct bij nieuwe plannen en updates. Ook binnen jouw organisatie kan top down verbeteren op die manier een fluitje van een cent zijn.