Een bedrijf valt of staat met goede bedrijfsprocessen. Een bedrijfsproces verbeteren kan dan ook zeker ten goede doen aan het succes van het bedrijf. Om je te helpen bij het realiseren van deze verbeteringen, leggen we je uit wat een bedrijfsproces is en hoe je deze kunt optimaliseren.
Wat is een bedrijfsproces?
Je kunt een bedrijfsproces zien als de basis van de herhaaldelijke dagelijkse werkzaamheden die worden uitgevoerd. Bedrijfsprocessen worden gevormd door vaste activiteiten die worden uitgevoerd om een bepaald eindresultaat te behalen. Een bedrijfsproces is eigenlijk nooit alleen in zijn soort of losstaand binnen het bedrijf. Vaak zijn er dus meerdere bedrijfsprocessen verbonden met elkaar. Dit kunnen primaire bedrijfsprocessen zijn (ook wel operationele processen genoemd), die veelal dienen te zorgen voor de volledige productie – van vraag tot levering. Maar er bestaan ook besturende bedrijfsprocessen, die meer gericht zijn op het besturen van het bedrijf (vergaderingen, aansturing, etc.) en ondersteunende processen, die ervoor zorgen dat de primaire bedrijfsprocessen goed uitgevoerd kunnen worden. Deze ondersteunende processen vind je regelmatig terug bij afdelingen als administratie, financiën en verkoop. Bedrijfsprocessen die goed op papier worden gezet, omvatten vaak werkinstructies die opgevolgd dienen te worden. Dit bevordert efficiënt en veilig werken.
Voorbeeld van een bedrijfsproces
Een bedrijfsproces kan dus vele vormen aannemen. Om je een beter beeld te geven van zo’n proces, omschrijven we een bedrijfsproces voorbeeld voor je. Een primair bedrijfsproces van een autofabrikant kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien:
Het primaire proces van de autofabrikant omvat het ontwerpen, inkopen van grondstoffen, assemblage van onderdelen, kwaliteitscontroles en uiteindelijk distributie. Grondstoffen als staal en kunststof worden ingekocht, verwerkt en samengevoegd tot onderdelen. Denk hierbij aan motoren en carrosserieën. Deze worden vervolgens geassembleerd op de productielijn. Na assemblage ondergaat elke auto strenge kwaliteitscontroles, voordat deze naar een dealer wordt verzonden voor verkoop. Om het proces soepel te laten verlopen, focust het bedrijf op de communicatie en samenwerking tussen verschillende afdelingen, waaronder inkoop, productie en logistiek.
Wat zijn de voordelen van goede bedrijfsprocessen?
Goede bedrijfsprocessen bieden tal van voordelen. Ze zorgen onder andere voor meer efficiëntie, waardoor taken sneller en met minder verspilling worden uitgevoerd. Dit leidt tot kostenbesparingen en hogere winstmarges: een win-win situatie. Daarnaast verbeteren consistente en gestroomlijnde bedrijfsprocessen de productkwaliteit, verminderen ze het aantal fouten en zorgen ze voor meer procesconfirmatie. Allemaal voordelen die als positief gevolg hebben dat de klanttevredenheid en -loyaliteit stijgt. Bovendien vergemakkelijken gestandaardiseerde processen training en on-boarding van nieuwe medewerkers, aangezien er duidelijke richtlijnen beschikbaar zijn en het taken management overzichtelijk is. Een fijne bijkomstigheid, is dat regelgeving en normen beter worden nageleefd. Ten slotte maken goede bedrijfsprocessen bedrijven flexibeler en beter in staat om snel te reageren op marktwijzigingen en klantbehoeften, wat natuurlijk een leuk concurrentievoordeel oplevert.
Bedrijfsprocessen in kaart brengen
Je kunt enkel een bedrijfsproces verbeteren, als je deze goed in kaart hebt gebracht. Het is daarom belangrijk om duidelijk op papier te zetten wat de wenselijke manier van werken is en welke stappen er precies uitgevoerd moeten worden. Natuurlijk zijn er altijd uitzonderingen op de regeling, maar breng eerst het ‘basisproces’ in kaart. Heb je alle werkwijzen en stappen voor ogen? Dan kun je eens kritisch naar je eigen bedrijfsproces gaan kijken. Wordt er bijvoorbeeld wel zo efficiënt mogelijk gewerkt? Of kunnen er stappen worden geëlimineerd door het bedrijfsproces slimmer in te richten, om zo tijd en kosten te besparen? Hanteer deze kritische blik, voordat je een bedrijfsproces gaat standaardiseren en eventueel in software gaat verwerken.
Hoe optimaliseer en verbeter je bedrijfsprocessen?
Een bedrijfsproces verbeteren begint bij het in kaart brengen van het proces, zoals hierboven omschreven. Heb je dit gedaan en heb je inefficiënties verholpen? Dan kun je het bedrijfsproces digitaliseren en automatiseren. Dit zorgt ervoor dat de bedrijfsprocessen en de te volgen stappen altijd voor iedereen inzichtelijk zijn, dat afwijkingen snel zichtbaar zijn en dat eventuele veranderingen makkelijk kunnen worden doorgevoerd. Het is aan te raden om software te gebruiken, waarbij het mogelijk is om bedrijfsprocessen te koppelen aan taken, werkinstructies en checklists. Hiermee kun je de bedrijfsprocessen nog verder standaardiseren en optimaliseren. Vergeet niet om regelmatig kritisch naar de processen te blijven kijken, zodat je geen enkele kans voor optimalisatie mist.
Bedrijfsprocessen optimaliseren en digitaliseren met EZ-GO
Ons eigen EZ-GO platform kan jou goed ondersteunen bij het optimaliseren en digitaliseren van jouw bedrijfsprocessen. Met handige tools voor procesautomatisering, worden repetitieve taken geautomatiseerd en gedigitaliseerd, wat de nodige tijd, kosten en fouten zal besparen. Het platform faciliteert ook direct in digitale workflows, waardoor informatie gemakkelijk en snel tussen afdelingen kan stromen. Daarnaast biedt EZ-GO real-time data-analyse en rapportagemogelijkheden, wat helpt bij het monitoren en continu verbeteren van processen. Alles bij elkaar zullen bedrijfsprocessen dus veel inzichtelijker worden met EZ-GO, terwijl ze gemakkelijker te digitaliseren en aan te passen zijn. Dit maakt het de perfecte software voor in productieomgevingen. Zelf ervaring opdoen met EZ-GO, door middel van een demo? Meld je hier dan gerust voor aan, zodat je de voordelen van het platform kunt ontdekken.