‘Zwembanen’ gebruiken om werkstromen, verantwoordelijkheden en interacties visueel te maken. Dat is precies hoe je het swimlane diagram inzet. Het swimlane diagram helpt je op die manier bij het krijgen van inzicht in de bedrijfsprocessen. In deze blog leggen we je uit wat een zwembaandiagram precies inhoudt, wat de voordelen van een swimlane flowchart zijn en hoe je een swimlane diagram kunt maken.
Wat is een swimlane diagram?
Een swimming lane diagram, of swim lane diagram, is een procesdiagram dat wordt toegepast om een beter beeld te krijgen van de organisatie. In het bijzonder wordt er met een zwembaandiagram gekeken naar de verschillende werkstromen, verantwoordelijkheden en interacties – binnen de organisatie in het geheel of binnen een specifiek project. Visueel is een swimming lane diagram te herkennen aan de verschillende ‘zwembanen’ die naast elkaar lopen. Iedere zwembaan vertegenwoordigt een specifieke afdeling, medewerker, team of functie. In de zwembanen worden acties of gebeurtenissen geplaatst, in de vorm van een klein rechthoekje. Door pijlen te gebruiken, kun je de volgordes van de processtappen gemakkelijk aantonen. Hierdoor kun je snel zien welke stappen door welke verantwoordelijke worden uitgevoerd en hoe de acties weer met elkaar worden verbonden in het proces. Inefficiënties, dubbel uitgevoerde acties en het gebrek aan verantwoordelijken voor een specifieke taak kunnen zo worden ontdekt. Om deze reden is een swimlane flowchart de perfecte basis voor procesanalyse en -optimalisatie, projectmanagement én softwareontwikkeling.
Voorbeeld van een swimlane diagram
Stel dat een fabriek een swimlane diagram voor kwaliteitscontrole wil uitwerken. Als eerste wordt er dan gekeken naar de betrokken afdelingen. Deze afdelingen krijgen ieder eigen swimming lanes in het diagram. Vervolgens worden de verantwoordelijkheden van de afdelingen op de juiste volgorde in de zwembanen geplaatst. Dit zou er dus als volgt uit kunnen zien:
- Inkoop (Zwembaan 1):
- Ontvangst van grondstoffen
- Kwaliteitscontrole van grondstoffen
- Opslag in magazijn
- Productie (Zwembaan 2):
- Uitname van grondstoffen uit magazijn
- Productie van onderdelen
- Assemblage van eindproducten
- Kwaliteitscontrole (Zwembaan 3):
- Inspectie van eindproducten
- Identificatie van defecten
- Goedkeuring of afkeuring van producten
- Verzending (Zwembaan 4):
- Verpakken van goedgekeurde producten
- Voorbereiding van verzending
- Verzending naar klanten
Zoals je kunt zien is de workflow meteen duidelijk en zijn de verantwoordelijkheden van ieder team goed naast elkaar te leggen. Doordat iedere afdeling een eigen zwembaan heeft, is goed inzichtelijk te maken of er ook verantwoordelijkheden dubbel worden uitgevoerd of juist ontbreken.
Wat zijn de voordelen van een swimlane flowchart?
Het grootste voordeel van een swimlane flowchart is de visuele toevoeging die je ermee kunt creëren. De methode wordt dan ook vaak toegepast bij complexe processen, waarbij meerdere partijen betrokken zijn. Het scheiden van verantwoordelijkheden, afdelingen en teams, biedt meer overzicht. Ook helpt het bij het vaststellen van knelpunten, inefficiënties en overlappende verantwoordelijkheden. Dit alles vormt de basis voor procesoptimalisatie, betere communicatie en meer samenwerking.
Hoe maak je een swimming lane diagram?
Een zwembaandiagram bestaat altijd uit een vaste opstelling, waarbij standaard symbolen worden gebruikt. Hierdoor is het diagram makkelijk af te lezen, nadat deze is ingevuld. Om een proces goed te visualiseren, gebruik je bij het swimming lanes diagram een viertal symbolen en een viertal stappen, die het bedrijfsproces samen in kaart te brengen.
Uitleg van de symbolen in een swimlane diagram
De zwembanen invullen doe je altijd met vaste symbolen. Belangrijk dus, om te weten welke symbolen dit zijn en waar ze voor staan. We lichten ze stuk voor stuk toe.
- Zwembanen: Je maakt horizontale of verticale secties (stroken). Deze vertegenwoordigen stuk voor stuk een andere afdeling, een ander team of een andere verantwoordelijke. De zwembanen zorgen voor een overzichtelijk en georganiseerd diagram, omdat ze voor een scheiding tussen de verschillende verantwoordelijkheden zorgen.
- Activiteitsblokken: Je gebruikt kleine rechthoeken om de verschillende individuele stappen of acties binnen het proces aan te geven. Door de activiteitsblokken in de juiste volgorde in de zwembanen te plaatsen, wordt het stappenplan voor het proces duidelijk.
- Pijlen: Met lijnen in de vorm van een pijl, geef je de richting en de volgorde van de richting van de workflow tussen de activiteiten aan. De pijlen dienen dus te kloppen met de gekozen plaatsing van de activiteitsblokken.
- Beslissingsdiamanten: Je toont keuzes of beslispunten in het proces aan met diamantvormige symbolen. Afhankelijk van de beslissing, kunnen hier verschillende uitkomsten uit voortkomen.
Breng bedrijfsprocessen van alle afdelingen in kaart
Om een swimlane diagram te kunnen maken, dien je goed voor ogen te hebben hoe de bedrijfsprocessen van alle afdelingen eruitzien. Het in kaart brengen van deze processen is daarom een belangrijk onderdeel bij het opstellen van een swimlane diagram. Dit doe je door onderstaande stappen te volgen:
- Identificeer betrokken afdelingen en teams: Bepaal als eerste welke afdelingen of individuele verantwoordelijken er betrokken zijn bij het bedrijfsproces. Voor iedere verantwoordelijke (afdeling) maak je een aparte zwembaan in het diagram, zodat je ze goed van elkaar kunt onderscheiden.
- Bepaal de processtappen: Verzamel zoveel mogelijk informatie over de verschillende activiteiten die plaatsvinden binnen elk team of elke afdeling. Door deze stappen te noteren in de juiste zwembaan, wordt het takenpakket van iedere verantwoordelijke inzichtelijk.
- Verbind de stappen met elkaar: Gebruik de hierboven benoemde pijlen om de volgorde van de processtappen te verbinden. Zo kun je laten zien hoe het werk tussen de afdelingen ‘stroomt’.
- Voeg beslispunten toe aan het diagram: Bepaal waar keuzes gemaakt moeten worden en markeer deze momenten met een diamantsymbool. Hiermee geef je aan dat het proces verschillende kanten op kan gaan, afhankelijk van de uitkomst van de gemaakte beslissing.
Zelf aan de slag met een swimlane diagram
Zelf starten met het maken van swimlane diagrammen voor jouw organisatie en wil je graag de progressie kunnen meten? Maak het jezelf dan gemakkelijk en laat je ondersteunen door EZ-GO. Met dit platform kun je verbeterde processen vastleggen, bijvoorbeeld als drie controles teruggebracht kunnen worden naar één controle. Het is zelfs mogelijk om deze controle met fotobewijs compleet te maken. Doordat EZ-GO is gericht op het visualiseren van taken voor alle betrokkenen, ontstaat er meer duidelijkheid voor iedere verantwoordelijke en iedere taak. Verantwoordelijkheden scheiden en processen binnen teams en afdelingen optimaliseren wordt hiermee vele malen eenvoudiger. Als gevolg verhoog je de efficiëntie en profiteer je van steeds meer procesconfirmatie. Meld je gerust aan voor een demo om EZ-GO zelf te ervaren!