Om de juiste (proces)keuzes te maken in een productieomgeving, heb je voldoende en correcte informatie nodig. Overzichtelijke registraties zijn hiervoor van groot belang. De ‘ouderwetse’ manier van registreren kost alleen enorm veel tijd, handelingen en geld. De oplossing schuilt in digitale registratieformulieren – ook voor jouw organisatie. Zo werk je slimmer, efficiënter en met de juiste informatie altijd bij de hand.
Wat zijn registratieformulieren?
In iedere productieomgeving vind je tal van checklists en formulieren, om de processen scherp in de gaten te houden én te kunnen optimaliseren. Ook registratieformulieren zijn hier onderdeel van. Een digitaal registratieformulier wordt met name ingezet om communicatie, acties, reparaties en processen vast te leggen. Zorg er wel altijd voor dat een digitaal registratieformulier voldoet aan de privacywetgeving, op het moment dat je bijvoorbeeld klantinformatie of andere privacygevoelige informatie gaat registreren.
Welke soorten registratieformulieren zijn er?
Afhankelijk van de sector waarin de organisatie actief is, kunnen er verschillende soorten registratieformulieren worden gebruikt. Zo zien we in de productie vaak digitale registratieformulieren worden toegepast voor klachtenregistratie, afwijkingen, onderhoudsmeldingen, verbetervoorstellen en productiecontroles. Maar ook bij risicoanalyses en audits wordt tegenwoordig veelal een digitaal registratieformulier ingeschakeld. Per afdeling of actie zou het overzicht van registratieformulieren er als volgt uit kunnen zien:
- Personeelsregistratieformulieren – Voor het registreren van werktijden, ploegendiensten, aanwezigheid en veiligheidstrainingen van medewerkers.
- Productieregistratieformulieren – Voor het bijhouden van geproduceerde aantallen, gebruikte grondstoffen, productietijd en stilstand.
- Kwaliteitscontroleformulieren – Om meetgegevens, visuele inspecties en afwijkingen vast te leggen tijdens of na de productie.
- Onderhoudsformulieren – Voor het documenteren van gepland en ongepland onderhoud aan machines en installaties.
- Veiligheids- en incidentrapporten – Voor het melden van ongevallen, bijna-ongevallen of onveilige situaties op de werkvloer.
- Voorraad- en logistiekformulieren – Voor het registreren van inkomende grondstoffen en uitgaande eindproducten.
Waarom zijn registratieformulieren belangrijk?
Registratieformulieren gaan verder dan administratie. Ze zijn van groot belang voor het borgen van processen, het correct noteren en bijhouden van juridische zaken en het ophalen van informatie die bij een storing of stilstand hoort. Om de juiste beslissingen met betrekking tot acties en processen te kunnen nemen, wil je alle bruikbare data kunnen inschakelen. Data die middels registratieformulieren overzichtelijk is vastgelegd en je dus meteen kunt raadplegen als je het nodig hebt. Niet alleen is het documenteren van specifieke informatie dus noodzakelijk om aan wet- en regelgeving te voldoen, ook kun je als organisatie betere beslissingen nemen en het procesbeheer optimaliseren.
Wat zijn de voordelen van een digitaal registratieformulier?
Net als vele andere acties, kun je ook registratiewerkzaamheden vele malen versnellen en versimpelen met een stukje digitalisering. Digitale registratieformulieren bieden een overzichtelijk format, voorkomen een tijdrovende en handmatige invoer en zijn altijd en overal in te zetten. Maar ook van de volgende voordelen profiteer je als organisatie, op het moment dat je digitale registratieformulieren normaliseert op de werkvloer:
- Actuele rapportages – De informatie kan meteen vanaf de werkvloer worden ingevoerd, waardoor de informatie die je opvraagt altijd up-to-date is.
- Fouten worden voorkomen – Waar mensen werken worden fouten gemaakt. Standaard digitale formulieren voorkomen dit.
- Iedereen hanteert dezelfde werkwijze – Digitale registratieformulieren zorgen er met hun standaard format voor dat alle registraties compleet zijn en er hetzelfde uitzien voor meer overzicht. Meer procesconfirmatie dus!
- Je bespaart minimaal 30% tijd ten opzichte van de papieren formulieren – Deze tijd kun je vervolgens weer gebruiken voor andere werkzaamheden.
- Je maakt de informatie gemakkelijk visueel – Door digitale registratieformulieren in te richten met visuele ondersteuning krijg je een beter beeld van de resultaten. Koppel bijvoorbeeld grafieken of tabellen aan de formulieren.
Aan de slag met digitale registratieformulieren met EZ-GO
Benieuwd hoe een digitaal registratieformulier voorbeeld eruit zou zien voor jouw organisatie? Dan kun je altijd een demo aanvragen van EZ-GO. Met dit platform maak en beheer je eenvoudig digitale registratieformulieren, waar je eenvoudig en snel gegevens in kunt vastleggen. Je kiest zelf een sjabloon en past dit aan naar een specifiek proces. Medewerkers vullen de formulieren vervolgens digitaal in op de werkvloer, bijvoorbeeld via een tablet, smartphone of computer. Vervolgens kan de informatie worden aangevuld met visuele of kenmerkende elementen. Denk aan foto’s toevoegen, handtekeningen zetten of automatisch tijdstempels registreren. Bovendien kun je met dashboards en exportmogelijkheden snel analyses maken of data delen met collega’s.