Zicht krijgen op het volledige proces blijkt in de praktijk vaak lastiger dan gedacht. Om toch overzicht te creëren en processen te verbeteren kan het SIPOC model worden toegepast. Waar SIPOC voor staat, hoe een SIPOC maken het beste gedaan kan worden en waar een goed SIPOC voorbeeld aan voldoet, lees je in deze blog.
Wat is het SIPOC model?
SIPOC is een visueel hulpmiddel dat helpt om een proces op hoog niveau te begrijpen. De afkorting SIPOC staat voor Supplier, Input, Process, Output en Customer. In het Nederlands komt ook de afkorting LIPOK nog wel eens voor: Leverancier, Input, Proces, Output en Klant. Het SIPOC model komt voort uit de Six Sigma methodiek – een belangrijke methodiek voor kwaliteitsdoelen binnen lean. Met name in de Define fase van de DMAIC cyclus wordt het SIPOC model vaak gebruikt. Het doel van SIPOC is om een duidelijk overzicht te krijgen van alle elementen die invloed hebben op een proces, zonder dat er meteen dieper in de details wordt gedoken. Door te laten zien waar input vandaan komt, wat ermee gebeurt en wie het eindresultaat ontvangt, wordt de gehele keten in één overzicht geplaatst. Dit maakt knelpunten en verbeterkansen snel zichtbaar. Met het oog op verbeterpunten is SIPOC lean inzetten absoluut een goede keuze voor het continue ontwikkelen van de organisatie.
Waar staat SIPOC voor?
Zoals hierboven al beschreven, bestaat het SIPOC diagram uit vijf kolommen: Supplier, Input, Process, Output en Customer. Elke kolom staat voor een belangrijk onderdeel van het proces, maar samen geven ze een compleet overzicht van de waardestroom. We leggen daarom bij iedere kolom uit het SIPOC diagram uit hoe je deze kunt invullen.
Supplier
De Supplier is de partij die de input aanlevert die nodig is om het proces te starten. Dit kunnen interne afdelingen, externe leveranciers of zelfs machines zijn. Het doel is om duidelijk te maken wie verantwoordelijk is voor de input en waar eventuele variatie in kwaliteit of levering vandaan komt. In een productieomgeving kan de leverancier bijvoorbeeld een grondstoffenleverancier zijn, maar ook een interne afdeling die onderdelen aanlevert. Door dit specifiek te benoemen in het SIPOC model, wordt er meteen duidelijk waar de verbeteringen in de keten als eerste doorgevoerd kunnen worden.
Input
De Input zijn de middelen, informatie of materialen die nodig zijn om het proces uit te voeren. Dit kunnen fysieke grondstoffen zijn, maar ook data, specificaties of instructies. Deze SIPOC stap is bedoeld om te kunnen bepalen welke inputaspecten noodzakelijk zijn voor een goed eindresultaat. Als de input niet voldoet aan de eisen, kan het hele proces daaronder lijden. Denk aan een verpakkingsproces, waarbij input in de vorm van etiketten, materiaal of productie-instructies noodzakelijk is om de verpakking te kunnen realiseren.
Process
In de kolom voor Process wordt de reeks stappen die uitgevoerd wordt om van input naar output te komen beschreven. Dit kun je zien als de kern van het SIPOC model. Belangrijk hierbij is dat het proces op hoog niveau wordt weergegeven. Dit gebeurt meestal in drie tot zeven stappen, waarbij een globaal overzicht gewenst is en dus geen gedetailleerde werkinstructie. Een proces kan bijvoorbeeld bestaan uit de stappen; ontvangen grondstoffen (1), produceren (2), controleren (3), verpakken (4) en verzenden (5).
Output
De Output is het resultaat van het proces. Dit kan een fysiek product zijn, maar ook een dienst, rapport of digitaal bestand. Het doel is om vast te leggen wat het proces oplevert en in welke vorm. Door dit te benoemen, wordt het makkelijker om te beoordelen of de output voldoet aan de verwachtingen van de klant. De output van een proces omtrent kwaliteitscontrole kan bijvoorbeeld een afgekeurde batch zijn.
Customer
Aan het einde van SIPOC lean vinden we de ontvanger van de output: de Customer. Dit kan een externe klant zijn, maar ook een interne afdeling die de output dient te ontvangen om te kunnen gebruiken voor een volgend proces. Denk aan een productielijnoperator die de machine weer nodig heeft om verder te kunnen produceren. In deze laatste stap van de SIPOC analyse is het zaak om te begrijpen wie de klant is en wat deze verwacht. Inzicht in de klantbehoefte helpt om processen beter af te stemmen en verspilling te voorkomen.
Hoe kan je een SIPOC analyse maken?
Een SIPOC maken is niet ingewikkeld, maar vraagt wel om een goede samenwerking tussen de betrokken partijen. Om een helder beeld te schetsen van de SIPOC analyse en de beste manier om deze uit te voeren, hebben we een stappenplan voor je uitgewerkt:
- Bepaal het proces dat je wilt analyseren
Kies één duidelijk afgebakend proces. Dit kan het ‘Verpakken van eindproducten’ of ‘Afhandelen van klachten’ zijn.
- Omschrijf het doel van het proces
Wat moet dit proces opleveren en waarom is het proces ontworpen? Dit helpt om focus te houden tijdens de analyse.
- Teken het SIPOC-diagram
Maak vijf kolommen met de koppen Supplier, Input, Process, Output en Customer.
- Beschrijf het Proces (P)
Begin met de processtappen, meestal drie tot zeven. Houd het beknopt.
- Vul de Output (O) in
Wat is het resultaat van het proces? En wat komt eruit voort?
- Bepaal de Customer (C)
Wie ontvangt deze output? Wat zijn hun verwachtingen?
- Vul vervolgens de Input (I) in
Wat is er nodig om dit proces goed uit te voeren?
- Noteer de Suppliers (S)
Wie levert deze input aan?
- Controleer samen het geheel
Bespreek of het schema klopt en of alle stakeholders zich erin herkennen. Zo ontstaat draagvlak voor verbeteringen.
Voorbeeld van een SIPOC diagram
Een goed SIPOC template laat meteen zien wie er betrokken is bij het proces, wat er binnenkomt als input en welke output het proces oplevert. Hieronder zie je hoe dit eruit kan zien in een SIPOC voorbeeld.
| Supplier | Input | Process | Output | Customer |
|---|---|---|---|---|
| Leverancier verpakkingen | Verpakkingsmateriaal | 1. Ontvangen grondstoffen | Verpakt product | Distributiecentrum |
| Productieafdeling | Productbatch | 2. Product verpakken | Etiketten aangebracht | Eindklant |
| Kwaliteitsafdeling | Inspectierapport | 3. Kwaliteit controleren | Goedgekeurde batch | Verkoopafdeling |
Vragen over SIPOC? Neem contact met ons op.
Staat er al een SIPOC template klaar en wil jij ook een SIPOC maken die perfect werkt voor jouw organisatie? Ons team helpt je graag om meer inzicht, structuur en efficiëntie aan te brengen. Neem gerust contact met ons op als je benieuwd bent hoe ons EZ-GO platform kan ondersteunen bij jouw dagelijkse processen!