In veel fabrieken worden de termen proces, procedure en werkinstructie door elkaar gebruikt. Enigszins logisch, aangezien alle termen betrekking hebben op de manier waarop specifiek werk uitgevoerd dient te worden. Toch bestaat er een belangrijk verschil tussen proces en procedure, evenals een duidelijk verschil tussen procedure en werkinstructie. Om goed te begrijpen hoe alle begrippen zich van elkaar onderscheiden en fouten te voorkomen, leggen we in deze blog voor eens en voor altijd de verschillen uit.
Wat is het verschil tussen een proces en een procedure?
Om het onderscheid goed te begrijpen, beginnen we bij de term die het hoogste niveau weergeeft: Het proces. Een proces beschrijft wat er gebeurt om een bepaald doel te bereiken. Hierbij staan hoofdlijnen centraal, zoals de lijn van grondstof tot eindproduct of de lijn van klantvraag tot levering. Processen geven de volgorde van activiteiten weer en laten zien hoe verschillende afdelingen of verantwoordelijkheden op elkaar aansluiten. Hierdoor ontstaat overzicht over de gehele keten. En dit is ook meteen waar het ‘verschil proces en procedure’ ontstaat.
Een procedure zit namelijk één niveau dieper. Waar een proces vooral aangeeft welke stappen er nodig zijn, omschrijft een procedure juist hoe deze stappen in grote lijnen uitgevoerd moeten worden. Hierbij kunnen bijvoorbeeld verantwoordelijkheden betrokken zijn, maar ook criteria en standaarden voor de uit te voeren stappen. Over het algemeen dienen procedures voor een consistente en veilige uitvoering te zorgen. Oftewel:
Een proces = een overzicht van activiteiten, in hoofdlijnen toegelicht.
Een procedure = Een beschrijving van de manier waarop deze stappen moeten worden uitgevoerd.
Hoe onderscheid je een proces van een werkinstructie?
Naast processen en procedures bestaan er ook nog werkinstructies. Die gaan nóg een niveau dieper dan procedures en vertellen tot in detail hoe een handeling uitgevoerd moet worden. Ter ondersteuning kunnen werkinstructies stappenplannen, foto’s, video’s of checklists bevatten. De werkinstructies zijn met name belangrijk voor de medewerkers die dagelijks verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van procedures. Het verschil tussen procedure en werkinstructie schuilt dus in de mate van details en (visuele) ondersteuning voor de uitvoering. Je zou het verschil tussen proces en procedure, opvolgend met het verschil tussen procedure en werkinstructie dus als volgt weer kunnen geven:
Proces 🡪 Procedure 🡪 Werkinstructie
Wat is het verschil tussen procedures en processen in de praktijk?
In theorie lijkt het verschil tussen proces en procedure vrij eenvoudig. Om deze duidelijkheid door te trekken naar de praktijk, geven we drie praktijkvoorbeelden waarin het verschil ‘proces en procedure / procedure en werkinstructie’ goed naar voren komt.
Voorbeeld 1: Productielijn opstarten
Proces: De productielijn voorbereiden, opstarten, produceren, controleren en stilleggen.
Procedure: De volgorde waarin de lijn wordt opgestart, welke veiligheidschecks uitgevoerd moeten worden en welke rol verantwoordelijkheid draagt.
Werkinstructies: Concrete handelingen, zoals ‘Controleer of sensor X schoon is’, ‘Draai ventiel Y open tot stand 3’, of ‘Bevestig onderdeel Z volgens foto’.
Voorbeeld 2: Kwaliteitscontrole
Proces: Periodiek controleren van productkwaliteit.
Procedure: Beschrijving van welke parameters gecontroleerd moeten worden en hoe vaak dat gebeurt.
Werkinstructies: Exacte uitleg van het meetinstrument, de juiste instellingen en hoe de resultaten geregistreerd moeten worden in het systeem.
Voorbeeld 3: Onderhoudswerkzaamheden
Proces: Preventief en correctief onderhoud.
Procedure: Wie voert het onderhoud uit, binnen welke tijdsintervallen wordt er gewerkt en welke veiligheidsregels gelden er?
Werkinstructies: Omvatten welke onderdelen gesmeerd moeten worden, hoe een filter vervangen wordt en welke koppelwaarden toegepast moeten worden.
In deze voorbeelden zie je duidelijk dat processen richting geven, procedures structuur bieden en werkinstructies daadwerkelijke uitvoering mogelijk maken. Als één van deze niveaus ontbreekt, ontstaan er sneller fouten, verschillen in uitvoering of inefficiënte werksituaties.
Vragen over processen of instructies binnen jouw fabriek?
We hopen dat het verschil tussen proces en procedure of werkinstructie nu voor eens en voor altijd helder is. Het optimaliseren van processen, procedures en werkinstructies kan namelijk een enorme impact hebben op kwaliteit, veiligheid en efficiëntie. Maar het opstellen, beheren en digitaliseren ervan is een ook nog eens een vak apart. Heb je vragen over hoe je dit het beste organiseert in jouw fabriek of hoe je werkinstructies duidelijker en visueler maakt voor de operators? Neem gerust contact op met EZ Factory. We denken graag met je mee over praktische verbeteringen en slimme digitale oplossingen voor op de werkvloer.