Al jaren zoekt Aviko Rixona naar een gebruiksvriendelijk en eenvoudig systeem om werkinstructies, checklijsten en audits te digitaliseren. ‘Papier is echt niet meer van deze tijd,’ aldus productiemanager Jimi Aarts. EZ-GO blijkt de oplossing. De eerste lijn is in mei 2021 volledig operationeel, een jaar later zullen alle fabrieks- en verpakkingslijnen gedigitaliseerd zijn. Samen met operator Michael van Keulen en performance coördinator Stef Heerkens vertelt Jimi hoe ze dit aanpakken.
Aviko Rixona produceert aardappelvlokken en -granulaat voor onder andere de snackindustrie. Het bedrijf zocht al langere tijd naar een vervanging voor hun papieren werkinstructies en checklijsten, vertelt productiemanager Jimi Aarts (per 1 juli 2021 plant manager): ‘We werkten met een dertig pagina’s tellend document waarin de schoonmaak- en inspectietaken waren vastgelegd. De checks tekenden de operators af op papieren lijsten. Het was omslachtig, onduidelijk en niet meer van deze tijd. Toch duurde het lang voordat we een goede digitale oplossing hadden gevonden. De ene aanbieder maakte het te simpel, de ander te complex. EZ-GO biedt de gebruiksvriendelijke, flexibele oplossing die we nodig hebben.’
Bij de implementatie kiest de Limburgse fabriek voor een fabriekslijn waarop alle functionaliteiten goed kunnen worden uitgetest. Operator Michael is onderdeel van het projectteam. Hij licht de keuze toe: ‘Op lijn 6 produceren we aardappelvlokken, het is een echte proceslijn. Bovendien staan hier veel nieuwe en jonge operators, de lijn bevindt zich in één ruimte en het proces is overzichtelijk. Ideaal dus om mee te starten.’
Stef Heerkens trekt de kar als projectleider en vormt een team met Michael, teamleider Suat en quality controller Marie-José. Zij worden voor deze eerste implementatie vrij gemaakt, zodat ze volledig op de implementatie kunnen focussen. Martijn Brussen en Robert Bouwman begeleiden vanuit EZ Factory de voorbereidingen op locatie.
De invoering van de app blijkt een logisch moment om het oude materiaal te herzien, vertelt Stef: ‘Met het papieren boekwerk als uitgangspunt hebben we alle taken, procedures en checklijsten bijgewerkt en we hebben overal nieuwe foto’s van gemaakt.’ Michael vult aan: ‘We hebben taken ook opgeknipt in stukken: waar je vroeger bijvoorbeeld één taak met verschillende handelingen had, staat deze nu stap-voor-stap in EZ-GO. We hebben bovendien instructiefilmpjes gemaakt, die zijn heel handig omdat de operator daarmee in een oogopslag precies ziet wat er moet gebeuren.’ Jimi lacht: ‘In theorie kan ik met behulp van EZ-GO nu de lijn bedienen. Zonder gekheid: nieuwe mensen kunnen dankzij EZ-GO meteen aan de slag. Vooral de jongere medewerkers vinden het fijn, maar ook oudere collega’s zijn er al helemaal aan gewend. We hebben een enquête gedaan onder de operators op lijn 6. Zij gaven de app een 4,5 op 5 en ze waren vooral blij met het gebruiksgemak.’
“EZ-GO is eenvoudiger, overzichtelijker, leuker om mee te werken en het verbetert de productiviteit doordat de werkplek beter op orde is en acties snel en effectief worden opgevolgd.”
Na een goede voorbereiding is het invoeren van het materiaal in de app relatief weinig werk. Stef plant er een week voor in met het projectteam. ‘De eerste dag viel het wel wat tegen, onder andere omdat foto’s toch niet zo goed waren als we dachten. Om 12 uur hadden we er pas drie taken in zitten. Maar toen kwamen we op stoom en ging het steeds sneller. Op vrijdag zat alles erin, zoals gepland.’
In mei 2021 evalueert het team de werking van de app op lijn 6 positief en is de kans heel groot dat Aviko Rixona EZ-GO definitief zal uitrollen. ‘In de zomer van 2022 willen we alle lijnen, zowel bij processing als op de vulafdeling erin hebben zitten,’ vertelt Stef. ‘De meeste tijd gaat zitten in het updaten van de procedures en checklijsten. Wanneer je dat goed voorbereidt, kost het invoeren in EZ-GO relatief weinig tijd. De teamleiders en operators gaan de implementatie zelf doen, naast hun normale werk. Ik begeleid dat en parallel daaraan begin ik met de implementatie in onze andere Nederlandse fabriek.’
De rapportagemogelijkheden heeft Aviko Rixona nog niet allemaal gebruikt, al is men dat wel van plan. Jimi: ‘De app leent zich ervoor om makkelijk rapportages te draaien en daarmee kunnen we EZ-GO ook meer gaan inzetten als verbetertool. Nu richten we ons nog vooral op het dagelijkse werk. Toch zie je ook daardoor al verbeteringen.’ Michael beaamt dat: ‘Vroeger kwam je vaak op je werkplek en ging je eerst de boel opruimen. Nu houdt iedereen zich goed aan de instructies en is het veel vaker zo dat de locatie op orde is, alles op zijn plek ligt en schoon is. Dat is fijn werken.’
De operators maken veel gebruik van de mogelijkheid om acties via de app aan te maken. Ze vinden het handig dat je zelf een foto kunt toevoegen, dat je steeds kunt zien wat de status is en dat het mogelijk is om een actie af te vinken wanneer hij is uitgevoerd. Wanneer een melding voor de technische dienst bestemd is, geeft de teamleider dit door via het bestaande systeem voor afwijkingen. Zo wordt gebruik gemaakt van de mogelijkheden van beide systemen, die elkaar niet kunnen vervangen maar wel aanvullen. In de toekomst zou men deze graag aan elkaar koppelen. In de eerste maanden zijn veertig acties ingevoerd en 80% hiervan is opgevolgd.
Er zijn bij Aviko Rixona tot nu toe twee audits in EZ-GO gezet, de GMP (Good Manufacturing Practice) en de glasaudit. Beide worden eens per vijf weken via de app uitgevoerd, wat een stuk gebruiksvriendelijker is dan voorheen. Ook de informatievoorziening bij externe audits wordt gemakkelijker, verklaart Stef. ‘Externe auditors hebben natuurlijk hun eigen checklijsten, maar voor ons is het nu heel makkelijk om aan de hand van de app te aan te tonen dat we bepaalde dingen op orde hebben. Je laat bijvoorbeeld met een druk op de knop zien hoe de dagelijkse inspectie en schoonmaak verloopt. Ook historische informatie is gemakkelijk op te vragen.’
Michael, Stef en Jimi zijn het erover eens: EZ-GO is eenvoudiger, overzichtelijker, leuker om mee te werken en het verbetert de productiviteit doordat de werkplek beter op orde is en acties snel en effectief worden opgevolgd. Ook het lopen van de interne audits is sneller en gemakkelijker geworden. Maar er zijn meer redenen om het platform in te zetten, besluit Jimi: ‘Voor de nieuwe generatie operators is het een randvoorwaarde dat je gebruikmaakt van de digitale middelen die ze ook in hun dagelijks leven gewend zijn. Voor onszelf is er nog een andere belangrijke reden. We investeren flink in onze fabriek en er komen binnenkort veel nieuwe machines bij. Dat betekent dat we die gaan opstarten, inregelen en testen. Dat we bevindingen willen vastleggen, instructies moeten maken en mensen gaan trainen. Daarbij gaat EZ-GO ons enorm helpen.’