Confiserie Napoleon groeit en professionaliseert en wil daarom werkinstructies en standaarden digitaliseren. ‘EZ GO kwam als geroepen’. Het bedrijf zag vooral voordelen in de directe en visuele communicatie tussen ploegen en dagbezetting. Daarnaast zou het toetsen van BRC-normen, het opleiden van medewerkers en het doen van audits eenvoudiger en effectiever worden. Vervolgens bleek nog een aantal onverwachte voordelen, onder andere bij productontwikkeling.
Confiserie Napoleon is een begrip: iedereen kent de snoepjes, of het nu gaat om de ronde citroenkogels of de ANTA flu keelpastilles. Het bedrijf bestaat al sinds 1912 en maakte zo’n tien jaar geleden een flinke professionaliseringsslag met het vastleggen van standaarden en werkafspraken. Op papier, wel te verstaan. Sindsdien was daaraan weinig veranderd. Wat wel veranderde, is de situatie: het bedrijf ziet nieuwe groeikansen en het personeelsbestand ontwikkelt zich. Ervaren werknemers gaan met pensioen, nieuwe treden aan en het personeelsbestand breidt uit door de groei.
Wim Rutten is als bedrijfsleider Breskens verantwoordelijk voor de professionaliseringsslag. ‘EZ-GO kwam als geroepen, want het slaat meerdere vliegen in een klap. Het digitaliseren van checklijsten en werkinstructies zorgt ervoor dat taken altijd op dezelfde wijze worden uitgevoerd, dat preventieve checks consequent gedaan worden en dat dit ook goed geregistreerd wordt. Daarnaast zagen wij dat EZ-GO ons zou helpen om de communicatie te faciliteren tussen de mensen in de ploegendiensten en ‘de dag’: de productiemanager, technische dienst en procestechnoloog bijvoorbeeld. Via EZ-GO kan ‘de dag’ bijvoorbeeld een afwijking constateren, aan een ploeg doorgeven wat voor actie nodig is en die ploeg kan via EZ-GO het resultaat terug communiceren. Andersom werkt het natuurlijk ook zo. Dankzij de foto- en videomogelijkheid is het melden, toewijzen en afhandelen van zulke acties heel eenvoudig en duidelijk. Omdat ze in een digitaal systeem staan, zijn we ook niet meer afhankelijk van mondelinge, persoonlijke overdracht van zulke zaken. Daardoor worden problemen sneller opgelost en kunnen we vaker storingen of stilstand voorkomen.’
“De werkinstructies met foto’s en video’s zijn duidelijk, ondubbelzinnig en zeer geschikt om nieuwe mensen mee te trainen.”
Dat waren niet de enige redenen om voor de papierloze oplossing van EZ-GO te kiezen. Die maakt het bijvoorbeeld ook makkelijker om vast te leggen dat je aan bepaalde standaarden voldoet. Procestechnoloog Thijs Moorthamer licht toe: ‘Het is voor ons belangrijk om te voldoen aan de BRC-normen en daarvoor moet je aantonen dat bepaalde zaken gedaan zijn. Dat kan natuurlijk op papier, maar via dit systeem is het veel gemakkelijker en sneller. Verder zijn een aantal van onze producten halal-gecertificeerd. Daartoe zijn onze schoonmaakmethoden goedgekeurd door een halal-toetsingsorganisatie. Omdat de werkinstructies (eenpuntslessen) vastliggen in EZ-GO, kan deze toetsingsorganisatie op voorhand vaststellen dat ons productieproces halal is.’
Het bedrijf heeft een zeer loyaal personeelsbestand met een enorme ervaring en kennis. Een aantal van hen gaat de komende jaren met pensioen. Hoe draag je die enorme kennis effectief over? Wim Rutten: ‘Ook daarvoor is EZ-GO ideaal. De werkinstructies met foto’s en video’s zijn duidelijk, ondubbelzinnig en zeer geschikt om nieuwe mensen mee te trainen. We maken nu in EZ-GO ook taken aan voor de leidinggevenden waarmee ze kunnen toetsen welke vaardigheden de werknemers hebben en wat ze nog moeten leren.’
Thijs Moorthamer is als projectleider verantwoordelijk voor de implementatie van EZ-GO. Hoe hebben ze dat aangepakt? ‘We zijn gestart met een klein team: ikzelf (toen nog kwaliteitsmedewerker), onze productiecoördinator Patrick Datthijn en een kwaliteitsmedewerker. Die combinatie van kwaliteit en productie werkt heel goed. Je let op andere dingen en iemand als Patrick brengt ook nog eens dertig jaar productie-ervaring mee. Eerst hebben we een aantal functionaliteiten getest om het systeem te leren kennen. Vervolgens hebben we de checklijsten, taken en audits voor de schoonmaakactiviteiten van één productielijn aangemaakt. We hebben die tijd ook gebruikt om de reacties te peilen van de operators. Die zijn voornamelijk praktisch opgeleid, en we vroegen ons af of zo’n digitale tool bij hen wel aan zou slaan. Ze bleken heel positief, omdat het zo gemakkelijk te gebruiken is.’
De implementatie bij Confiserie Napoleon kun je ruwweg verdelen in twee fasen, vertelt de betrokken productiecoördinator Patrick Datthijn: ‘We hebben eerst de inhoud geactualiseerd. Veel van de werkinstructies waren in jaren niet bijgewerkt, dus die hebben we allemaal getoetst en aangepast. Ook hebben we nieuw foto- en videomateriaal gemaakt. Toen alles gereed stond, konden we het materiaal voor die eerste productielijn er in één dag inzetten.’ Deze methode bleek heel effectief en is ook door de andere afdelingen gebruikt om EZ-GO te implementeren. ‘De werkinstructies en eenpuntlessen voor alle vijf productielijnen en alle vier de inpaklijnen zitten er nu in,’ vertelt Thijs Moorthamer.
De volgende grote stap is het implementeren van de audits. Het kost nu nog veel tijd om de audits te lopen, te registreren en op te volgen. Thijs Moorthamer verwacht hier de grootste efficiencywinst. ‘Ook hier zullen we in twee fasen werken: eerst de audit herzien en logischer indelen, bijvoorbeeld door meer onderscheid te maken in 5S-achtige taken en grotere zaken die minder frequent geaudit hoeven te worden. Daarnaast verwacht ik veel tijdswinst doordat je audits in EZ-GO direct digitaal vastlegt en de acties realtime kunt toewijzen. Niet meer overtypen en foto’s uploaden en acties mailen. Dat gaat een groot verschil maken.’
Wim Rutten is als projectsponsor tevreden: ‘We zijn nu zes maanden bezig en alle lijnen zitten erin. We zien dat de opvolging van acties sneller en beter verloopt en dat heeft bovendien de communicatie tussen productie en de technische dienst verbeterd. Je ziet ook een verschil in de productieomgeving zelf: materialen zijn op orde, gereedschap ligt op zijn plek. Naast de interne communicatie is de communicatie met onze wekelijkse externe schoonmaakdienst ook aanzienlijk verbeterd: er is nu een vaste takenlijst die zij kunnen afvinken en als er feedback is kunnen we die over en weer heel makkelijk en duidelijk geven. We kunnen nog niet meten of er minder storingen zijn, maar ik weet zeker dat dat op wat langere termijn zal blijken. Verder ben ik heel blij dat we de kennis van de ervaren medewerkers hebben geborgd en dat we nieuwe medewerkers snel kunnen opleiden.’
EZ-GO leverde ook nog een aantal onverwachte voordelen op, die toch heel belangrijk blijken voor de snoepfabrikant Confiserie Napoleon. Die extra voordelen komen vooral door de vanzelfsprekende aanwezigheid van de iPad als centraal punt van informatie. Patrick Datthijn vertelt: ‘Binnen het bedrijf worden er geregeld algemene mededelingen per e-mail rondgestuurd. Sommige operators zitten niet zo vaak op de e-mail, dus die misten soms belangrijke informatie. De nieuwsmails staan nu op de iPad waar ook EZ-GO op staat. En wat blijkt: operators gebruiken de iPad geregeld om de mededelingen te checken.’ Thijs ervaart als procestechnoloog nog een extra voordeel: ‘Als er bijvoorbeeld ’s nachts procesafwijkingen zijn, maken de operators daar filmpjes en foto’s van die ik de volgende dag kan bekijken. Daarmee kan ik een goede oorzakenanalyse maken en het proces verder verbeteren.’ Tot slot vertelt Wim Rutten hoe productontwikkeling profiteert van de nieuwe werkwijze: ‘Als we een proces ontwikkelen voor een nieuw product, doen we daarvoor testruns van vierentwintig uur. Dan kunnen we bijvoorbeeld zien wanneer een product gaat verkleuren en het dus nodig is om het proces aan te passen. Iemand kan natuurlijk niet een heel etmaal daarbij aanwezig zijn. In zo’n testrun maken we nu ieder uur een foto, of filmpjes, die de nodige informatie geven en waarmee we het proces heel nauwkeurig kunnen inrichten.’
Kortom, de implementatie van EZ-GO verliep voorspoedig, operators zijn blij met het gebruiksvriendelijke systeem, het uitvoeren en vastleggen van taken en checks gebeurt consequent en de communicatie is verbeterd. De gewenste professionalisering heeft een flinke boost gehad en Confiserie Napoleon is klaar voor de verwachte groei. Wat het nieuwe product wordt? Dat blijft nog even geheim …