Het begon met de wens om papierloos te werken, maar de implementatie van EZ-GO leverde nog veel meer op. De werkwijzen zijn gestandaardiseerd, de data is input voor continu verbeteren en de digitale skills matrix vormt bij Pally Biscuits de basis voor opleiding, examens en in de toekomst voor personeelsplanning.
EZ-GO Journey Pally Biscuits
Digitale skills matrix voor opleidingen, examens en planning
Demo Aanvraag
In de 5 jaar dat Manager Continu Verbeteren Isabelle Rozema bij Pally Biscuits werkt, is het bedrijf flink gegroeid: ‘Een jaar voor mijn komst was het bedrijf overgegaan van 3 ploegen naar volcontinu met 5 ploegen. Er zijn nog nieuwe machines en lijnen bij gekomen, dit jaar verbouwen we de kantoren en wordt de fabriek op de huidige locatie uitgebreid.’ In 2023 startte het bedrijf met EZ-GO, vertelt Rozema: ‘Onze Operationeel Manager van toen suggereerde dit en wij zeiden volmondig ja. We wilden graag het papier de deur uit en zagen ook mogelijkheden om meer gestandaardiseerd te gaan werken. Het bracht ons nog veel meer.’
'EZ-GO leverde ons meer op dan we dachten'
Pia Ingles Rodriguez was op dat moment operator en kreeg de leiding over het maken van de content. Zij vertelt: ‘Het was niet alleen het omzetten van procedures in de app. We hebben ook veel standaarden neergezet en verbeterd. Ik heb met operators gepraat om hun input te krijgen en zette dan de optimale werkwijze op een rij. Die besprak ik weer met een ervaren collega. Vervolgens maakte ik de content: foto’s, video’s, checklists en takenlijsten. Doordat ik daar fulltime mee bezig was, konden we snel stappen maken.’
Nieuwe operators werken vanaf dag 1 op het werk met EZ-GO en vinden dat ook prettig. Teamleider Joep den Adel: ‘Het is handig bij het inwerken en nieuwe operators kunnen goed zelfstandig aan de slag met de werkinstructies. Ervaren operators doen hun taken al jaren op dezelfde manier. Dan is het lastig om dat volgens de instructie in de tablet te moeten doen. Ik kan me dat goed voorstellen. We denken dan toch: ik weet wel hoe het moet. Totdat je een keer iets vergeet omdat je de checklist niet hebt gebruikt. Of dat er iets misloopt omdat je het niet op de standaard manier hebt gedaan. Zo’n moment van ‘oh ja’. Inmiddels ziet iedereen de waarde van werken met EZ-GO. Het is efficiënter, veiliger, de kwaliteit wordt beter en je beperkt re-work omdat je fouten voorkomt.’
'Je denkt: ik weet wel hoe het moet, tot je een keer iets vergeet'
Rozema: ‘Ook vanuit continu verbeteren heeft EZ-GO veel toegevoegde waarde. Ten eerste de heel directe informatie, bij een moeizame opstart bijvoorbeeld. We kunnen dan nakijken wat er gedaan en gecheckt is en wat er gedaan had moeten worden. Zo zien operators zelf ook dat iets voorkomen had kunnen worden door alle checks te doen. Het is een goede manier om daarover in gesprek te blijven. Daarnaast geven operators soms aan dat een procedure niet optimaal is, dan passen we dat samen aan en zo creëren we een nieuwe, betere standaard. Via de API kunnen we de data uit EZ-GO koppelen met data uit onze andere systemen. Daarmee volgen we de uitvoering van onze processen. De dashboards zijn nog in ontwikkeling.’
EZ-GO is niet alleen handig bij inwerken, maar ook om overzicht te krijgen over de capaciteiten van het operatorbestand. Den Adel: ‘Voor verschillende lijnen en werkzaamheden heb je verschillende vaardigheden nodig. Als we iemand opleiden voor een bepaald onderdeel, doen we dat onder andere met behulp van de TWI-methode. Daarbij gebruiken we EZ-GO. De examens zijn ook gestandaardiseerd in EZ-GO en worden afgenomen door onze vakmannen. Dat leggen we allemaal vast via de digital skills matrix. Zo weten we altijd wie we waar in kunnen zetten. Dat helpt bij de planning van de capaciteit.’
Bij het implementeren van EZ-GO was het heel goed dat Ingles Rodriguez fulltime aan de content kon werken. Zij vertelt: ‘Veel standaarden waren nog niet op orde, dus daar ging veel tijd in zitten. Daarnaast hebben we extra aandacht besteed aan foto’s en video’s; die moeten heel simpel en duidelijk zijn. Nu zit nagenoeg alles in EZ-GO, maar het werk ontwikkelt zich voortdurend. Er komen nieuwe machines bij, nieuwe recepten en we verbeteren nog steeds bepaalde procedures. Ik ga binnenkort ergens anders werken, maar gelukkig is EZ-GO gebruiksvriendelijk en kan iedereen content maken. Ik heb een document voor mijn collega’s gemaakt over hoe je dat kunt doen. Bijvoorbeeld over het gebruik van kleuren en soorten pijlen, zodat het er altijd ongeveer hetzelfde uitziet. Ook dat is belangrijk voor de duidelijkheid.’
Rozema vult aan: ‘Pia heeft het, samen met haar collega’s, heel goed opgezet. Daarom is het nu een kwestie van onderhouden. Ook blijven we benadrukken dat iedereen het EZ-GO platform moet gebruiken. Want EZ-GO is een goede en gebruiksvriendelijke tool, maar het gebruik ervan is nog altijd mensenwerk.’
'Iedereen kan content maken in EZ-GO'