De producent van hoogwaardige binnendeuren start met EZ-GO om kennis te borgen in werkinstructies. Als snel ontdekken ze ook het gemak van checklijsten en taken. De ‘rode duimpjes’ zijn bovendien nuttige input voor elk productieoverleg.
Svedex is in Nederland de enige deurenfabrikant die een compleet assortiment afgelakte stijldeuren produceert. Klanten kunnen maten tot op de millimeter doorgeven. Het familiebedrijf bestaat sinds 1954 en er werken zo’n 300 mensen. Op de productielocatie in Varsseveld start Diala Daoud in 2022 als QHSE-manager.
Een van haar eerste constateringen: er is behoefte aan meer procesbeheersing en aan een betere manier om documentatie vast te leggen. Zeker omdat er veel ervaren krachten bij Svedex werken, die binnen enkele jaren met pensioen zullen gaan. Die kennis moest geborgd worden. ‘Ik had ervaring met EZ-GO bij mijn vorige werkgever en wist: dit zou hier ook werken,’ aldus Daoud.
Zoals in veel bedrijven, waren er wel werkinstructies, maar vooral geschreven, op papier en lastig vindbaar. ‘Ik ben vooral enthousiast over EZ-GO omdat het een heel visueel systeem is,’ vertelt Daoud. ‘Dat past bij onze Lean-manier van werken. De foto’s en filmpjes maken elke werkinstructie eenduidig en makkelijk te begrijpen. Bovendien kan iedereen ze via de tablet makkelijk raadplegen.’
Bij het eerste bezoek van EZ Factory werd al snel duidelijk dat er nog een belangrijke component zit in het platform: checklijsten en taken. ‘We hebben de drie functies tegelijk opgepakt,’ vertelt Daoud.
'De data wordt gebruikt om het proces te verbeteren'
Process Engineer Robert Wolsheimer leidt het implementatieproject. In het projectteam zit ook teamleider Ruben Golstein. Wolsheimer vertelt: ‘We zijn meteen begonnen met implementatie in de praktijk, samen met een customer success consultant van EZ Factory. Hij raadde ons aan om met een beperkte scope te beginnen: één machine, en daarvan een aantal taken, checklijsten en werkinstructies. Daar hebben we de operatie nauw bij betrokken. Ruben weet precies waar de kennis zit in zijn team, en zijn collega deed dat voor de andere ploeg. Zo bouwden we stap voor stap elke checklist, taak en werkinstructie op.’
De taken zijn de terugkerende regelmatige handelingen zoals ieder uur kijken wat de wals aan lak opbrengt. De waarde wordt ingevuld, een eventuele afwijking gemeld, en waar nodig opgelost. De checklijsten gebruikt Svedex voor onregelmatige handelingen, zoals het wisselen van een schuurband of het omzetten van een machine. Waar nodig, is een achterliggende werkinstructie te raadplegen. Teamleider Golstein: ‘De operators vonden het in het begin soms lastig om op deze manier te werken, zeker de meer ervaren krachten. Het invullen van een cijfer op een papiertje lijkt net wat sneller te gaan dan in een app. Maar inmiddels zijn ze eraan gewend en het levert zowel meer data als tijdswinst op.’
Een van de grote voordelen van EZ-GO is dat er veel meer informatie makkelijk voorhanden is. Daoud: ‘Het was belangrijk om dat ook goed aan de collega’s uit te leggen. “Waarom moet dat nou weer in een app?” Nou, onder andere omdat de data die je noteert dan ook echt gebruikt wordt om het proces te verbeteren.’
‘Het is bijvoorbeeld input voor het wekelijkse kwaliteitsoverleg. Als een bepaalde afwijking of storing vaak voorkomt, kunnen we structurele maatregelen nemen. Bijvoorbeeld: elke vijf tot zes weken zien we dat een bepaalde frees breekt. Dan gaan we die pro-actief net wat eerder vervangen. Die taak zetten we in EZ-GO. Bij vragen van klanten is ook makkelijk terug te vinden wat er gebeurde tijdens de productie van die specifieke deuren; alle meetgegevens zijn beschikbaar.’
Golstein vult aan: ‘Ook voor productie is het waardevol. Elke ochtend hebben we een productieoverleg, de EZ-GO data staat daar ook op de agenda. Met name de ‘rode duimpjes’: wat gebeurde daar en hoe is dat een volgende keer te voorkomen?’
De initiële implementatie is afgerond, alle basisprocessen zitten in het systeem. Maar, zegt Golstein: ‘Het is nooit ‘af’. Als er processen veranderen, moeten we dat ook in EZ-GO aanpassen. En bij veel werkinstructies willen we nog meer details toevoegen, subprocessen, bijzonderheden.’ Dat gebeurt niet meer in de projectgroep. Wolsheimer: ‘Inmiddels zijn we meer vertrouwd met EZ-GO en is er ook meer bezetting. De ploegleiders kunnen zelf de nodige aanpassingen en toevoegingen doen. Het systeem maakt dat ook makkelijk.’