Tijdsverlies, fouten of onveilige situaties zijn absoluut niet gewenst in de werkplaats. Een betrouwbare manier om structuur aan te brengen en dit soort situaties te vermijden, is de 5S methode. In deze blog leggen we uit wat de 5S methode is, vertellen we hoe je de methode toepast binnen jouw organisatie en geven we herkenbare 5S voorbeelden.
Wat is de 5S methode en waar komt het vandaan?
Laten we beginnen bij het begin: Wat is 5S? 5S verwijst naar vijf Japanse woorden die allemaal met de letter ‘S’ beginnen. We hebben het dan over de woorden:
- Seiri (Scheiden)
- Seiton (Schikken)
- Seiso (Schoonmaken)
- Seiketsu (Standaardiseren)
- Shitsuke (Standhouden)
Het idee achter de 5S methode is eenvoudig, maar levert grootse resultaten. De focus ligt op het bereiken van een georganiseerde, schone en goed gestructureerde werkomgeving. Door met de 5S methode werkplaats en hulpmiddelen op orde te krijgen, wordt een hogere productiviteit, meer veiligheid en een vermindering van fouten gerealiseerd. 5S is dus een complete, systematische aanpak om werkplekken efficiënt, overzichtelijk en blijvend te organiseren op een manier die niet alleen de fysieke omgeving verandert, maar ook de manier van denken en werken binnen het team.
De juiste volgorde van 5S stap voor stap uitgelegd
De kracht van de 5S methode zit in de vaste opeenvolging van de vijf stappen. Elke stap uit de 5S methode bouwt voort op de vorige stap en samen vormen ze een continu verbeterproces. Je kunt dan ook heel goed de 5S methode lean toepassen binnen de organisatie. Hieronder lichten we alle stappen van de methodiek toe.
Scheiden: Wat hoort wel en niet op de werkvloer?
De eerste stap van de 5S methode draait om onderscheid maken tussen wat nodig is en wat niet. Alles wat geen directe functie heeft in het dagelijkse werk, hoort niet op de werkvloer. Denk aan kapotte gereedschappen, oude documenten, overbodige materialen of ongebruikte onderdelen. Door overbodige items te verwijderen ontstaat er ruimte, overzicht en veiligheid. Dit doordat er minder zoekwerk en obstakels overblijven. Met 5S de werkplaats opruimen en organiseren begint dus meteen bij de eerste stap.
Schikken: Orde creëren met logische indeling
Is alles wat overbodig is verwijderd van de werkplaats? Dan is het tijd om orde te scheppen in de benodigde tools. Alles krijgt een vaste plek, waarbij er een logische indeling wordt gemaakt op basis van hoe vaak een tool gebruikt wordt en de volgorde van gebruik in het werkproces. Gereedschap dat dagelijks nodig is, moet bijvoorbeeld altijd binnen handbereik zijn, terwijl reserveonderdelen prima wat verderop opgeborgen kunnen worden. Door visuele hulpmiddelen in te zetten in deze fase van 5S lean, kun je direct zien waar iets hoort. Hierbij kun je denken aan kleurcodes of labels.
Schoonmaken: Een nette en veilige werkplaats
Een schone werkplaats is automatisch ook een veiligere en productievere werkplaats. Tijdens de derde stap van de 5S methode wordt er daarom grondig schoongemaakt. Van machines tot vloeren en van werkplaatsen tot opslagruimtes. Het schoonmaken maakt het ook direct mogelijk om afwijkingen of eventuele slijtage vroegtijdig te ontdekken. Bijvoorbeeld lekkages, loszittende onderdelen of beschadigingen die het proces later kunnen schaden of vertragen. In de 5S methode zit dus ook een stukje preventief onderhoud en inspectie verwerkt.
Standaardiseren: Afspraken en visuele hulpmiddelen
Na het uitvoeren van de eerste drie stappen van de 5S methode lean vooruit denken, gebeurt bij de vierde stap. Hier is het namelijk tijd voor het borgen in standaarden. Duidelijke werkafspraken, checklists, schema’s of visuele instructies moeten ervoor zorgen dat iedereen op dezelfde manier werkt en weet wat er van ze verwacht wordt. Ook hier kunnen kleurmarkeringen, borden en digitale dashboards van enorme visuele hulp zijn. Door processen te standaardiseren, worden afwijkingen sneller zichtbaar en kunnen verbeteringen met structuur worden voortgezet.
Standhouden: 5S als nieuwe werkcultuur
De laatste stap is vaak de moeilijkste: Het volhouden van de 5S methode. Hier draait alles om discipline en continu verbeteren. Medewerkers moeten betrokken blijven en het belang van 5S blijven zien. Regelmatige audits, trainingen en verbeterbijeenkomsten helpen hierbij. Zit 5S eenmaal in de dagelijkse routine, dan is het geen project meer. Het wordt dé manier van werken.
Voordelen van 5S: Meer overzicht, minder verspilling
Een investering doen die zich snel terugverdient? Dan zit je goed met de 5S methode in jouw werkplaats. Implementeer je 5S goed, dat levert dit namelijk verschillende meetbare voordelen op. Deze voordelen gelden zowel voor medewerkers als voor de organisatie zelf. Wat dacht je bijvoorbeeld van:
- Minder verspilling van tijd en middelen door kortere zoektijden en efficiënter gebruik van de ruimte.
- Hogere veiligheid dankzij een opgeruimde en overzichtelijke werkvloer.
- Betere productkwaliteit, omdat fouten en defecten eerder worden opgemerkt.
- Meer betrokkenheid van medewerkers die trots zijn op de staat van hun werkplek.
- Lagere kosten door minder storingen, schades en voorraadoverschotten.
5S implementeren: Voorbeelden uit de werkplaats
De echte kracht van de 5S methode ga je in de praktijk ervaren. Om je alvast een eerste indruk te geven van de winst die te behalen is met 5S, geven we een tweetal 5S methode voorbeelden die vast en zeker herkenbaar zijn.
- In een productielijn zijn er een groot aantal tools nodig om het proces te kunnen volbrengen. De benodigde gereedschappen liggen verspreid over de gehele werkplaats en operators besteden dagelijks minuten aan het zoeken naar de juiste tools. Na het toepassen van S1 en S2 (scheiden en schikken), werden er vaste opbergplekken gemaakt die visueel werden gemarkeerd. Het resultaat? Minder fouten, meer rust en bovenal; behoorlijke tijdsbesparing.
- Stel je nu eens voor dat een fabriek ervoor koos om 5S te koppelen aan digitale checklists (bijvoorbeeld via het EZ-GO platform). Operators die eerder schoonmaakrondes en veiligheidschecks alleen op aanvraag uitvoerden… Nu worden deze digitaal en standaard uitgevoerd, worden meldingen meteen online gemaakt en foto’s ter bewijs toegevoegd. Hierdoor zijn alle medewerkers nu beter betrokken en werkt iedereen aan een sterk systeem van continue verbetering.
Veelgemaakte fouten bij het toepassen van 5S
Hoewel de 5S methode eenvoudig uit te voeren lijkt te zijn, bestaan er toch valkuilen die het succes kunnen blokkeren. Zo wordt de methode toepassen in de praktijk nog vaak als eenmalig project gezien, in plaats van als continu proces. Maar ook een gebrek aan betrokkenheid vanuit medewerkers en/of leidinggevenden is nog regelmatig een struikelblok. Daarnaast is een gebrek aan opvolging of controle een veelgemaakte fout. En dat is zonde, want zonder audits en feedback verlies je al snel de kracht van 5S. Begin daarom klein, zorg voor een goede opvolging en breid daarna uit naar complexere werkgebieden. Of; maak er een wedstrijd van tussen verschillende productielijnen. Competitie motiveert en levert tevens werkplezier op, zodat er mooie en gezamenlijke ideeën zullen ontstaan voor 5S. En bovenal: Vergeet niet te vieren! Succesvolle verbeteringen zichtbaar maken en vieren helpt bij de motivatie om 5S te blijven toepassen.
Tips om 5S blijvend succesvol te houden met EZ-GO platform
Het borgen van 5S vraagt om continu inzicht, communicatie en opvolging. Hier biedt EZ-GO uitkomst. Met digitale checklists, visuele dashboards en real-time rapportages kun je de voortgang monitoren en afwijkingen direct opvolgen. Onze favoriete tips om de 5S methode duurzaam in te zetten?
- Digitaliseer 5S controles met EZ-GO om overzicht te houden zonder papieren formulieren.
- Gebruik foto’s en meldingen om verbeterpunten visueel te maken en direct te delen.
- Plan periodieke 5S audits en laat EZ-GO automatisch herinneringen sturen.
- Stimuleer verantwoordelijkheden door teams hun eigen werkplek te laten beoordelen.
- Rapporteer resultaten zichtbaar, zodat verbeteringen gevierd kunnen worden.
Vragen over 5S binnen jouw fabriek? Neem contact met ons op!
In jouw fabriek ook de volgende stap richting efficiëntie en werkmotivatie zetten? Of ben je simpelweg benieuwd hoe EZ-GO jouw 5S programma kan ondersteunen? Neem dan gerust contact op met onze experts. Samen bekijken we hoe we jouw werkvloer efficiënter en veiliger kunnen maken.