Vandaag de dag moeten productieorganisaties kunnen aantonen dat hun processen onder controle zijn. Audit procedures spelen hierin een centrale rol, maar blijken toch voor veel organisaties nog een struikelblok te zijn. Wat houden audit procedures precies in? Hoe verhouden ze zich tot audit assertions? En waarom zijn ze zo belangrijk binnen productieomgevingen? We bespreken alle belangrijke zaken omtrent audit procedures voor jouw organisatie in deze blog.
Wat zijn audit procedures en waarom zijn ze cruciaal?
Audit procedures zijn gestructureerde handelingen die worden uitgevoerd om vast te stellen of processen, systemen en gegevens betrouwbaar, correct en volledig zijn. Hierbij kun je denken aan activiteiten als het inspecteren van documentatie, het observeren van processen op de werkvloer, het interviewen van medewerkers, het testen van controles en het analyseren van data. Door deze audit procedures systematisch toe te passen, krijgt een organisatie enorm veel inzicht in hoe effectief de uitgevoerde methoden daadwerkelijk zijn. Zowel op papier als in de praktijk zijn audit procedures dus een stevige ‘check-up’, die de basis vormen van elke audit.
De noodzaak van audit procedures is meteen te koppelen aan een stukje bewijslegging. De audit procedures zorgen er namelijk voor dat er niet gewerkt wordt vanuit aannames of momentopnames, maar vanuit gegronde bewijzen. Zonder een goed opgezette audit kunnen kleine afwijkingen als snel onopgemerkt blijven en tot grote problemen in het productieproces leiden. Daarnaast dragen audit procedures bij aan transparantie en vertrouwen. Ze maken aantoonbaar dat processen beheerst worden en dat verbetermaatregelen daadwerkelijk effect hebben. Voor management, klanten, toezichthouders en certificerende instanties is dat van onschatbare waarde – en dus ook voor jou.
Audit assertions: De bouwstenen van betrouwbare controles
Om audit procedures goed te kunnen begrijpen, is het belangrijk om ook even stil te staan bij audit assertions. Dit zijn de verwachtingen of veronderstellingen die volgens een organisatie zouden moeten kloppen. Deze assertions kunnen betrekking hebben op onder andere processen, gegevens en rapportages. Van oorsprong komen de audit assertions uit de wereld van finance, maar bij productie- en kwaliteitsaudits zijn de assertions minstens net zo groot geworden. Auditors bepalen aan de hand van de audit assertions namelijk wat ze gaan controleren en waarom. Binnen een productieomgeving kan een audit assertion bijvoorbeeld zijn:
‘Alle kritische processtappen worden volgens vastgestelde werkinstructies uitgevoerd en geregistreerd’.
De bijbehorende audit procedures zijn er vervolgens op gericht om deze bewering te toetsen, bijvoorbeeld door observaties, steekproeven en documentcontroles uit te voeren. Audit assertions vormen daarmee de kern van een degelijke audit en kunnen vanuit verschillende oogpunten worden bekeken:
- Is hetgeen dat wordt beschreven daadwerkelijk aanwezig en/of uitgevoerd?
- Zijn alle relevante data opgenomen of ontbreekt er informatie?
- Zijn alle metingen, registraties en rapportages nauwkeurig en correct vastgelegd?
- Wordt er consequent aan alle interne en externe eisen voldaan?
- Worden controles en registraties uitgevoerd op het juiste moment?
Het doel van audit procedures in productie en kwaliteitsbewaking
In productieomgevingen gaan audit procedures verder dan alleen administratie controleren. Ook veiligheid, productkwaliteit en de flow van processen zijn hier enorm belangrijk. Een groot doel van audit procedures is dan ook het vroegtijdig identificeren van risico’s. Denk aan slijtage van machines, het niet naleven van schoonmaakprotocollen of het overslaan van kwaliteitscontroles onder tijdsdruk – allemaal zaken die in een later stadium voor grote problemen kunnen zorgen. Daarnaast spelen audit procedures een grote rol in kwaliteitsborging. Certificeringen als ISO 9001, ISO 22000 of IFS stellen strenge eisen aan procesbeheersing en documentatie. Hierbij helpen de audit procedures, om aan te kunnen tonen dat er aan deze eisen voldaan wordt. Vervolgens toetsen audit procedures of veiligheidsmaatregelen zijn vastgelegd én worden nageleefd op de werkvloer, om de veiligheid van organisatie en werknemers te waarborgen. Maar vergeet vooral niet dat de inzichten die audits opleveren richting geven aan verbeterprojecten, investeringen en trainingen van werknemers. Ze vormen dus ook echt een waardevolle bron van informatie voor managementbeslissingen.
Vragen over audit procedures en audit assertions?
Bij EZ Factory zien we dat organisaties die audit procedures slim integreren in hun dagelijkse processen, minder afhankelijk zijn van losse audits en de kwaliteit en uitvoering beter in de hand hebben. Digitalisering en standaardisatie spelen daarbij een steeds grotere rol. Vanuit de juiste basis assertions audit en procedure aansturen, hoeft namelijk helemaal geen tijdrovende klus te zijn. Wil je het audit proces ook effectiever inrichten voor jouw organisatie? Of wil je meer weten over het toepassen van het audit proces in de praktijk? Neem dan contact op met EZ Factory. We denken graag met je mee over slimme en praktische oplossingen die de ambities voor jouw organisatie mogelijk maken.