Het is belangrijker dan ooit om ervoor te zorgen dat medewerkers zich continu blijven ontwikkelen. Alleen op die manier kun je de krappe arbeidsmarkt als organisatie de baas blijven. Maar hoe zorg je ervoor dat de ontwikkeling die je creëert niet vrijblijvend of versnipperd raakt? Het antwoord is: Een competentiehandboek. Met een competentiehandboek geef je makkelijker richting aan groei en ondersteun je zowel de medewerker als de leidinggevende bij de doelgerichte ontwikkeling. We leggen je uit wat een competentiehandboek is, hoe je vaardigheden effectief blijft ontwikkelen en welke do’s en don’ts er bestaan omtrent competenties ontwikkelen.
Wat is een competentiehandboek en waarom heb je het nodig?
Een competentiehandboek is een gestructureerd document waarin de belangrijkste competenties en vaardigheden binnen een organisatie zijn vastgelegd. In een competentiehandboek wordt beschreven wat medewerkers moeten kunnen en weten om hun functie goed uit te voeren én door te kunnen groeien naar andere functies binnen de organisatie. Dit kunnen vakinhoudelijke competenties zijn, maar ook gedragsindicatoren die bij een specifiek functieniveau horen. Het proces van competenties ontwikkelen vastleggen in een handboek is zo belangrijk, omdat ontwikkeling al gauw heel abstract wordt zonder duidelijke kaders. Medewerkers weten dan niet precies wat er van hen verwacht wordt en managers sturen vooral op gevoel. Een competentiehandboek daarentegen, zorgt voor structuur en transparantie. Tevens creëer je een sterke basis voor performance management, loopbaanplannen en personeelsplanning. Een goed handboek voor competenties ontwikkelen bevat over het algemeen:
- Een overzicht van kerncompetenties van de organisatie
- Functiespecifieke competenties en vaardigheden
- Concrete gedragsvoorbeelden per competentie
- Niveaubeschrijvingen (bijvoorbeeld junior, medior, senior)
- Relatie met leren, ontwikkelen en beoordelen
Hoe kan je vaardigheden ontwikkelen?
Competenties ontwikkelen is meer dan ‘even een training volgen’. Je gaat pas effectief een competentie ontwikkelen vanuit een combinatie van leren, toepassen en reflecteren. Om deze combinatie te waarborgen, wordt vaak het 70-20-10 model ingezet. Oftewel; 70% leren op de werkvloer, 20% door feedback en coaching en 10% via formele opleidingen. Overige praktische manieren voor het ontwikkelen van competenties zijn:
- Learning on the job: Nieuwe taken oppakken, meelopen met collega’s of deelnemen aan projecten buiten de eigen comfortzone.
- Coaching en mentoring: Leren van ervaren collega’s door gerichte feedback en begeleiding.
- Trainingen en e-learning: Gericht inzetten op specifieke competenties, gekoppeld aan concrete leerdoelen.
- Reflectie en evaluatie: Regelmatig stilstaan bij wat goed gaat en wat beter kan, bijvoorbeeld via voortgangsgesprekken.
Ongeacht welke methoden je gebruikt, is het altijd essentieel om vaardigheden te koppelen aan duidelijke doelen. Door zowel de methodiek als het doel concreet te maken, wordt de kans op succesvolle toepassing van de vaardigheden in de praktijk vergroot.
Competentiegids of competentieboek: Wat werkt het beste?
De termen competentiegids en competentieboek worden vaak door elkaar gebruikt, maar er zijn wel degelijk verschillen. Een competentiegids is bijvoorbeeld vaak wat compacter opgesteld en bedoeld als richtinggevend document, waarbij een competentieoverzicht met korte toelichtingen wordt geschetst. Het wordt daarom met name ingezet als referentie. Een competentieboek daarentegen gaat een stap verder. Zo bevat een competentieboek niveaubeschrijvingen, gedragsindicatoren en vaak een directe koppeling met HR-processen. Hierdoor kan het competentiehandboek worden gebruikt bij beoordelingen, ontwikkelingen en doorgroei. Of je beter voor een competentiegids of competentieboek kunt kiezen, hangt af van jouw organisatie. Kleine organisaties en startups kiezen bijvoorbeeld vaak voor een gids, vanwege de eenvoud en flexibiliteit. Maar middelgrote en grote organisaties kunnen toch echt meer baat hebben bij een uitgebreid competentiehandboek dat consistentie en schaalbaarheid biedt.
Hoe helpt software bij het ontwikkelen van competenties?
Moderne leerplatformen maken ontwikkeling een stuk inzichtelijker en dynamischer dan de statische documenten die ‘vroeger’ de competentiehandboeken vormden. Een competentie ontwikkelen met de juiste software, maakt het mogelijk om de competentie te koppelen aan een doel, feedback en leeractiviteiten. Zo krijgen medewerkers meer verantwoordelijkheid over hun eigen groei en kunnen managers eenvoudig actuele data over de ontwikkeling inzien. Software voor het ontwikkelen van competenties kan onder andere:
- Competenties en vaardigheden centraal vastleggen
- Ontwikkelplannen digitaal in kaart brengen
- Inzicht geven in skill gaps binnen het team
- Verbinding creëren tussen leren en beoordelen
- Continu leren stimuleren met behulp van reminders en dashboards
Veelgemaakte fouten bij competentieontwikkeling en hoe je ze voorkomt
Competentieontwikkelingen gaat niet altijd zonder vallen en opstaan. In de praktijk zien we een aantal valkuilen die vaak over het hoofd worden gezien. Zo worden er nogal eens te algemene competenties gebruikt, zonder concrete uitleg die te vertalen is naar gedrag. Maar ook een gebrek aan opvolging van ontwikkelafspraken komt nog veel voor. Zonde, want dit is eenvoudig op te lossen door vaste momenten voor voortgang en bijsturing in te plannen. Verder mist er soms aansluiting op de praktijk. Leerdoelen staan dan los van het dagelijkse werk en worden daardoor snel vergeten. Door het leren te koppelen aan echte situaties wordt het leerproces beter verwerkt op de werkvloer. Als laatste wordt er nog te vaak gewerkt met een top-down benadering. Dit terwijl ontwikkeling echt beter werkt wanneer medewerkers zelf betrokken zijn bij het formuleren van de doelen. Door al deze valkuilen te herkennen en te voorkomen, vergroot je de impact van het competentiebeleid enorm.
Vragen over de rol van EZ-GO bij competenties? Neem contact met ons op!
Wil je aan de slag met een competentiehandboek of zoek je een slimme manier om competenties digitaal te ondersteunen? EZ-GO helpt organisaties bij het inzichtelijk maken, ontwikkelen en borgen van vaardigheden en competenties. Neem gerust contact met ons op om te bespreken hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen bij competentieontwikkeling. We duiken graag in de mogelijkheden voor jouw organisatie.