Digitalisering, krapte op de arbeidsmarkt en veranderende klantverwachtingen – allemaal aspecten waar je als organisatie tegenwoordig op in moet spelen. En dat wordt een stuk eenvoudiger als je gebruikt kunt maken van de juiste kennis en vaardigheden. Maar heb je deze wel in het team? Competentiemanagement geeft hier een antwoord op. In deze blog lees je onder andere wat competentiemanagement is, waarom het zo belangrijk is en welke kerncompetenties onmisbaar zijn.
Wat is competentiemanagement?
Competentiemanagement draait om drie dingen: Wat iemand weet, wat iemand kan én hoe iemand handelt in een bepaalde situatie. Er wordt op een dieper niveau gekeken naar het ontwikkelen en benutten van kennis, vaardigheden en gedragskenmerken. Maar ook inzicht in wat medewerkers nodig hebben om hun werk effectief uit te voeren en actief bij te kunnen dragen aan de doelen van de organisatie is een belangrijk onderdeel van competentiemanagement. Hiervoor worden competenties gekoppeld aan functies, rollen en strategische doelen. Op die manier wordt er in kaart gebracht waar medewerkers staan, waar nog potentie voor ontwikkeling ligt en welke stappen er nodig zijn om de prestaties daadwerkelijk te verbeteren. Competentiemanagement is daardoor niet alleen essentieel voor HR, maar ook voor strategie en dagelijkse uitvoering. Doordat competentiemanagement software steeds vaker wordt toegepast, leidt betrouwbare data tot een goed beeld van het aanwezige talent vs. het benodigde talent in de organisatie.
Waarom competentiemanagement belangrijk is
Zonder duidelijk inzicht in competenties is het lastig om strategische keuzes te maken op het gebied van personeel, ontwikkeling en inzetbaarheid. Competentiemanagement helpt organisaties om talent doelgericht te ontwikkelen. Maar ook voor medewerkers levert competentiemanagement veel voordelen op. Door hen inzicht te geven in de eigen sterke punten en ontwikkelgebieden, krijgen motivatie, verantwoordelijkheidsgevoel en betrokkenheid een boost. Dit terwijl managers gerichter kunnen coachen en kunnen sturen op prestaties per individu. Daar komt bij dat competentiemanagement ondersteunt bij processen voor werving en selectie, performance management, opleiding- en opvolgingsplanning. Door vooraf helder te hebben welke competenties nodig zijn, voorkom je mismatches en investeer je gerichter in ontwikkeling. Een aantal voordelen die een directe en positieve impact hebben op de duurzame inzetbaarheid.
Kerncompetenties die elke organisatie moet kennen
Hoewel elke organisatie unieke competenties heeft die passen bij haar strategie en cultuur, zijn er een aantal kerncompetenties die in vrijwel elke organisatie terugkomen. Een aantal van deze kerncompetenties zijn:
- Communicatieve vaardigheden – Onmisbaar voor effectieve samenwerking, klachtgerichtheid en het delen van kennis. Waar medewerkers helder communiceren ontstaan minder misverstanden en betere resultaten.
- Samenwerken – In organisaties waar verschillende disciplines samenkomen en er veel projectmatig gewerkt wordt, is samenwerking een absolute sleutel tot succes.
- Probleemoplossend vermogen – Denken vanuit oplossingen en het analytisch benaderen van situaties is cruciaal om uitdagingen niet de overhand te laten krijgen en kansen optimaal te benutten.
- Zelfstandigheid en verantwoordelijkheid – Medewerkers die verantwoordelijkheid nemen voor hun werk en ontwikkeling dragen direct bij aan betere prestaties.
- Digitale vaardigheden – We kunnen er niet meer omheen dat digitale competenties onmisbaar zijn in moderne organisaties. Niet alleen het werken met competentiemanagement software, maar ook de digitalisering van processen vraagt om zowel basis skills als specialistische digitale kennis.
Competentieprofiel: Definitie en praktijkvoorbeelden
Een competentieprofiel is een overzicht van de competenties die nodig zijn om een specifieke functie, rol of taak succesvol uit te voeren. Dit profiel beschrijft niet alleen welke competenties er aanwezig moeten zijn, maar in veel gevallen ook het gewenste niveau van deze competenties. Hierdoor ontstaat er een concreet beeld van de benodigde competenties en zijn deze ook daadwerkelijk te toetsen. Het opstellen van zo’n competentieprofiel begint bij het analyseren van de functie en de bijdrage ervan aan organisatiedoelen. Vervolgens worden de relevante competenties gekoppeld aan gedragsindicatoren, die in kaart brengen wat deze competentie in de praktijk betekent. Het toepassen van de competentieprofielen ziet er voor ieder doel anders uit. Zo helpen ze bij werving en selectie om objectief te beoordelen of kandidaten aansluiten bij de functie, terwijl ze in performance- en ontwikkelgesprekken de basis vormen voor feedback en ontwikkelafspraken. Een digitale skills matrix kan helpen bij deze toepassingen. Om je een beeld te geven van een competentieprofiel uit de praktijk, volgt hier een eenvoudig voorbeeld:
“Er moet een nieuwe teamleider worden aangesteld. Hiervoor zijn er een aantal competenties nodig om het profiel te vervullen: Leiderschap, coachend vermogen, besluitvaardigheid en communicatieve vaardigheden. Omdat het om een teamleider gaat die individueel de verantwoording draagt voor het aansturen van een team van 12 medewerkers, is het gewenst dat alle competenties tot op specialistisch niveau ontwikkeld zijn.”
De rol van een competentiemanager in moderne organisaties
Omdat het in kaart brengen van aanwezige en benodigde competenties in de organisatie een tijdrovende en doorlopende taak is, wordt deze taak steeds vaker uitbesteed aan een competentiemanager. Dit kan één persoon zijn, maar bij hele grote organisaties is er soms ook een team van competentiemanagers aangesteld of werkt deze manager samen met HR-specialisten. De competentiemanager zorgt ervoor dat competenties aansluiten bij de strategische doelen en vertaalt deze naar praktische toepassingen. Denk aan het opzetten van competentieprofielen, het ondersteunen van leidinggevenden bij gesprekken en het analyseren van competentiedata die wordt aangedragen. In organisaties waar wordt gewerkt met competentiemanagement software kan een deel van de taken worden verschoven naar slimme systemen. De impact hiervan is meteen zichtbaar. Beslissingen worden vaker gemaakt naar aanleiding van data en minder gebaseerd op aannames.
Vragen over competentiemanagement? Neem contact met ons op!
Dat competentiemanagement waarde oplevert voor organisaties is duidelijk. Maar de juiste aanpak is voor iedere organisatie anders. Een klein team vraagt bijvoorbeeld om een andere aanpak dan een werkomgeving met honderden medewerkers. Wil je weten hoe je competenties effectief in kaart brengt, ontwikkelt en inzet voor jouw organisatie in het bijzonder? Of ben je benieuwd hoe software van EZ Factory kan helpen om grip te krijgen op talent en prestaties? Neem gerust contact met ons op.