Als organisatie heb je altijd wel een aantal bedrijfsdoelen die je graag nog zou bereiken middels een helder plan. Een gap analyse helpt bij het opzetten van de beste strategie om deze bedrijfsdoelen te behalen. In deze blog geven we je daarom een gap analyse uitleg en een gap analyse stappenplan, waarmee jij uit de voeten kunt.
Wat is een gap analyse?
Bij een gap analyse leg je de huidige situatie naast de gewenste situatie. Dit kan betrekking hebben op een specifieke afdeling, een specifiek project of op de gehele organisatie. Door het vergelijken van de huidige situatie met de gewenste situatie krijg je een beter beeld bij de stappen die gezet moeten worden om het doel te behalen. Om dit inzicht te krijgen kun je drie vragen hanteren: ‘Waar staan we nu?’, ‘Waar willen we heen?’ en ‘Hoe komen we daar?’. Door deze vragen te beantwoorden krijg je direct ideeën voor mogelijke stappen die je kunt zetten om het bedrijf te verbeteren, processen efficiënter in te richten en de winst te verhogen. Een gap analyse maken helpt dus bij het verkrijgen van inzichten die je nodig hebt om beter naar het bedrijfsdoel te kunnen werken en is tegelijkertijd een goede basis voor het verbeterplan dat naar het doel moet gaan leiden.
Waarom maak je een gap analyse?
Het einddoel voor je zien is niet zo moeilijk. Een gap analyse voorbeeld kan bijvoorbeeld zijn dat de productiemedewerkers graag betere kwaliteit willen produceren dan enkel de kwaliteitsnorm waaraan voldaan dient te worden. Wat stukken moeilijker is, is het opstellen van een passende en realistische strategie die de organisatie daadwerkelijk naar dit einddoel gaat brengen. Vaak is het namelijk lastig om door de bomen het bos nog te zien als het gaat om verbeteropties. De gap analyse brengt op zo’n moment orde in de chaos door een aantal duidelijke vragen te stellen. Simpele vragen die toch uitdagen om een uitgebreid onderzoek te voeren naar de huidige positie van de organisatie of het project en het ideaalbeeld van de organisatie of het project. Met de beantwoorde vragen kun je verder werken aan een strategie op basis van feiten en niet op basis van veronderstellingen of gewaagde gokken, om zo het potentieel volledig te benutten.
Gap analyse model
Om inzicht te krijgen in het ‘gat’ dat is voortgekomen uit de gap analyse, zijn er een aantal tools die je in kunt zetten om tot een passende verbeterstrategie te komen. Eén van de populairste tools is de SWOT-analyse, waarbij je de sterkten, zwakten, kansen en bedreigingen van de organisatie nauwkeurig uitzoekt en tegenover elkaar zet in een tabel. Hieruit vloeit een flinke portie inzicht waarmee duidelijk wordt welke bedreigingen er bestaan en hoe er een concurrentievoordeel behaald kan worden door kansen te combineren met sterkten.
Een andere tool die vaak ter aanvulling op de gap analyse wordt gebruikt, is het visgraatdiagram/Ishikawa diagram. Met name als er naast een verbeterpotentieel ook sprake is van een duidelijk aanwezig probleem, helpt het visgraatdiagram bij het onderzoeken van mogelijke oorzaken en oplossingen. Dit type cause and effect diagram, geeft je inzicht in de root cause van een probleem. Voor het identificeren van focuspunten die bijdragen aan – en impact hebben op – het doel of het probleem, is dit dus de ideale tool. In dit geval is dit doel of probleem het opvullen van jouw ‘gap’.
Hoe maak je een gap analyse in 3 stappen?
Wil je zelf een gap analyse maken om gerichter naar jouw bedrijfsdoel toe te kunnen werken? Gebruik dan onderstaand gap analyse model, bestaande uit drie heldere en eenvoudige stappen. Dit gap analyse stappenplan is eenvoudig en toch effectief.
1. Breng de huidige situatie duidelijk in kaart
Door de huidige situatie te analyseren wordt het duidelijk wat het startpunt is van waaruit je naar het bedrijfsdoel moet werken. Stel hierbij de eerste vraag van de gap analyse: ‘Waar staan we nu?’. Neem in het beantwoorden van de vraag alle aspecten mee die bij het verbeterplan betrokken zijn. Denk bijvoorbeeld aan de financiën, de medewerkers, de producten en de klanten. Afhankelijk van het project of de organisatie komen er vele aspecten bij kijken die invloed hebben op de huidige situatie.
2. Definieer de ‘bestemming’
Bepaal waar je uiteindelijk naartoe wilt werken. Wat is de ideale situatie in de toekomst en welk totaalplaatje heb jij voor ogen? Het kan enorm helpen om bij deze stap gebruik te maken van SMART doelen, zodat je meerdere levels van het doel uitdiept. Wanneer moet het doel bereikt zijn? Hoe meten we de voortgang? En is het doel relevant genoeg ten opzichte van de bijkomende investeringen?
3. Stel vast waar je tekort komt en stel een plan op
Na het uitvoeren van stap één en twee zal duidelijk worden waar precies het gat zit tussen de huidige prestaties en het potentieel dat je wilt bereiken. Als je dit voor ogen hebt is het tijd om naar oplossingen te zoeken die het gat kunnen overbruggen. Kies voor de meest efficiënte oplossing en communiceer deze oplossing richting het team om feedback te ontvangen. Samen met het team kan er een verbeterplan worden opgesteld om de oplossing te implementeren in de organisatie. Enkel met een heldere strategie en realistische doelstellingen zul je het team kunnen overtuigen. Stel daarom een uitgebreid actieplan op en laat zien welke taken door welke medewerker uitgevoerd kunnen worden om gezamenlijk het doel te behalen.