Managers en leidinggevenden zijn logischerwijs gefocust op het verbeteren van een bepaald productieproces. Deze verbetering realiseren terwijl je niet weet wat er speelt op de werkvloer is vrij lastig. Letterlijk en figuurlijk het proces induiken zorgt ervoor dat je als manager of leidinggevende een gefundeerde verbeterstrategie kunt handhaven. Een Gemba Walk biedt een gestructureerd stappenplan om de benodigde informatie van de werkvloer te halen.
Wat is een Gemba Walk?
Het woord Gemba komt uit Japan en kunnen we letterlijk vertalen naar ‘echte plek’. Als we spreken van productieprocessen is deze plek vaak de werkvloer waar de processen worden uitgevoerd. Een Gemba Walk is dus niks meer en niks minder dan het bezoeken van de werkvloer om de processen die je wilt verbeteren van dichtbij te onderzoeken en de uitvoerende werknemers die betrokken zijn bij het proces om input te vragen. De Gemba Walk is één van de bekendste toepassingen die terugkomt binnen het continu verbeteren en de Lean filosofie. Bij een Gemba Walk draait het vooral om observeren en begrijpen. Door jezelf in het productieproces te plaatsen kun je door goed kijken en luisteren al veel mogelijke verbeteringen spotten en analyseren. Door deze verbeterpunten direct voor te leggen aan de uitvoerende krachten op de werkvloer toon je respect en vertrouwen richting de werknemers en haal je waardevolle informatie op om de verbeterprocessen optimaal in te kunnen richten.
Go to the Gemba
Als je veel werkt volgens de Lean filosofie dan zal deze uitspraak je regelmatig om de oren vliegen. ‘Go to the Gemba’ is een gezegde dat in de verbetercultuur steeds vaker gebruikt wordt en veelal wordt uitgesproken om managers en leidinggevenden duidelijk te maken dat het tijd is om zelf de fabriek eens in te duiken. Go to the Gemba sluit daarmee perfect aan op de originele Gemba Walk betekenis. Stort jezelf in het proces, kijk goed om je heen en praat met werknemers. Alleen zo ontdek je écht waar de knelpunten zitten en op welke manier deze aangepakt kunnen worden om het proces verder te optimaliseren. Klinkt logisch, maar toch worden er in de praktijk nog vaak te weinig Gemba Walks gemaakt. In enkele gevallen vindt een Gemba Walk wel regelmatig plaats, maar ontbreekt het aan structuur. Om deze structuur te verwerken in jouw Gemba Walk geven we je hieronder ons favoriete stappenplan mee.
Gemba Walk checklist: een beter proces in 8 stappen
Lean Gemba kan ontzettend goed worden toegepast voor productieprocessen. Wil je alles uit jouw Gemba Walk halen? Gebruik dan een Gemba Walk checklist. Hieronder hebben we onze Gemba Walk checklist, bestaande uit acht duidelijke stappen, voor je uitgewerkt.
Stap 1: Maak een overzichtelijk stappenplan
Zorg ervoor dat je een overzichtelijk stappenplan bij de hand hebt, dat goed past bij het doel dat je voor ogen hebt. Je kunt bijvoorbeeld dit stappenplan gebruiken als het gaat om een doel voor een specifiek productieproces.
Stap 2: Kies een thema
Stel een thema vast waar je meer informatie over wilt verzamelen. Dit kan onder andere de doorlooptijd zijn, de kwaliteit of de veiligheid. Maar ook een thema als kosten of werkdruk kan uiteindelijk veel inzichten opleveren met betrekking tot verbeterpotentieel. Noteer ook direct een aantal vragen rondom het thema, die je graag wilt beantwoorden tijdens jouw Gemba Walk.
Stap 3: Introduceer de Gemba Walk
Maak de Gemba Walk kenbaar op de werkvloer. Als je als manager of leidinggevende normaal bijna niet op de werkvloer komt kan het voor de werknemers voelen als controle of als extra werkdruk wanneer je hier opeens wel aanwezig bent en over hun schouders meekijkt. Door uit te leggen wat het doel van de Gemba Walk is en wanneer deze plaats gaat vinden, behoud je de rust op de werkvloer en zijn de werknemers ook sneller geneigd om hun input betreft verbetering omtrent het thema te delen.
Stap 4: Focus op het proces
Leg de focus op het proces en niet op de werknemers. Lean Gemba Walks draaien om het verbeteren van processen en niet direct om het beoordelen van de werknemers op de werkvloer. Onthoud dus goed dat het doel allereerst is om afwijkingen te identificeren en later pas te analyseren.
Stap 5: Pas Open Problem Solving toe
Durf kleine obstakels en/of problemen direct te bespreken op een respectvolle manier. Door Open Problem Solving op de werkvloer te hanteren ontstaat er een zekere mate van transparantie en kunnen er meteen minimale veranderingen worden doorgevoerd. Open Problem Solving biedt ook de mogelijkheid om de vastgestelde procesverbeteringen rechtstreeks met je werknemers te bespreken waardoor zij zich gehoord, gezien en gewaardeerd voelen.
Stap 6: Verzamel zonder te analyseren
Trek niet te snel conclusies. Noteer alle opvallende punten die je tijdens de Gemba Walk waarneemt, maar neem de tijd om deze informatie later pas te analyseren. Pas als je alle informatie concreet hebt is het mogelijk om het geheel te overzien en op een efficiënte manier een oorzaakanalyse uit te voeren.
Stap 7: Vraag iemand om de Gemba Walk mee te lopen
Betrek anderen bij jouw Gemba Walk. Twee paar ogen zien altijd meer dan één. Zeker als dat tweede paar ogen minder bekend is met het productieproces en daardoor met frisse inzichten komt waar je zelf misschien wel nooit aan gedacht zou hebben. Vraag bijvoorbeeld een manager van een andere afdeling om mee te doen aan de Gemba Walk en om zijn of haar waarnemingen achteraf met jou te delen. Samen zet je een completer beeld neer van het productieproces dan wanneer je dit beeld alleen had moeten schetsen.
Stap 8: Koppel terug
Deel je bevindingen met het team. Verwaarloos je deze terugkoppeling, dan kan het team zich wederom gecontroleerd voelen of ondergewaardeerd. Door de verbeterpunten die je tijdens de Lean Gemba Walk hebt ontdekt te delen en uit te leggen waarom en hoe je denkt dat deze punten verbeterd moeten worden geef je het team ook de kans om zich hierop voor te bereiden en eventueel nog feedback in te brengen.
Lean Gemba toepassen op de werkvloer
Om Lean Gemba op de werkvloer goed toe te passen is het essentieel om de tijd te nemen om de observaties te bespreken en deze vervolgens te onderbouwen met data. Dit kan bijvoorbeeld data zijn die je hebt verzameld door het invullen van digitale checklists of het doorvoeren van een overzichtelijk taken management voor de uitvoerende werknemers van de productielijn. Ook kunnen de bevindingen natuurlijk overeenkomen met de uitkomsten van de audits die zijn gedaan. In dat geval is het duidelijk waar het verbeterpotentieel ligt en is het tijd voor actie. Al deze data kun je verzamelen en analyseren via een digitaal platform als de EZ-GO app, dat voor de gehele fabriek te gebruiken is. Tevens de informatie die naar voren komt tijdens de Gemba Walk kan hier worden vastgelegd. Als laatste – en we kunnen het niet vaak genoeg zeggen – is het zaak om het team te betrekken bij het verbeterproces; van de organisatie van de Gemba Walk tot aan het uitvoeren van de verbeterstrategieën. De werknemers zijn de absolute kenners van de werkvloer en kunnen dankzij hun ervaring met de productieprocessen veel waardevolle input leveren. Hoe meer interesse en respect jij toont betreft hun werkzaamheden, des te meer relevante informatie krijg je ook terug. Gratis en voor niks, met een simpel gesprek!
Benieuwd op welke manier jij de Gemba Walks het beste kunt toepassen binnen de organisatie en hoe de EZ-GO app hierbij kan helpen? Voel je vrij om contact met ons op te nemen!