In een productieomgeving is het van groot belang dat alle taken correct worden uitgevoerd, zodat verspillingen, onveiligheden en kwaliteitsverschillen worden voorkomen. Om dit na te streven worden er werkinstructies gebruikt. Om het productieproces continue te kunnen verbeteren, dienen dit effectieve werkinstructies te zijn. Waar werkinstructies voor gebruikt kunnen worden, hoe je goede werkinstructies opstelt en welk stappenplan je hiervoor kunt volgen? Dat lees je in deze blog.
Wat zijn werkinstructies?
Je kunt werkinstructies zien als duidelijke en stapsgewijze beschrijvingen. Deze beschrijvingen leggen uit hoe een specifieke taak moet worden uitgevoerd. Hierbij kun je denken aan veiligheidsmaatregelen die getroffen moeten worden voordat de taak wordt uitgevoerd, maar bijvoorbeeld ook aan de volgorde van de uit te voeren stappen en de correcte manier om een bepaalde taak af te ronden. Vaak bevatten werkinstructies dan ook informatie over benodigde materialen, gereedschappen, veiligheidsmaatregelen en controlepunten. Veelal is een werkinstructie maken niet het eindpunt. Werkinstructies vormen vaak een onderdeel van een groter kwaliteitssysteem. Afhankelijk van het type werkinstructie, kun je kiezen voor schriftelijke, digitale of visuele beschrijvingen.
Wanneer gebruik je werkinstructies?
Werkinstructies zijn onmisbaar in iedere productieomgeving. Ze worden gebruikt om de consistentie, de kwaliteit en de veiligheid op de werkvloer voor alle partijen te waarborgen. Een werkinstructie maken, doe je om ervoor te zorgen dat medewerkers de juiste informatie bij de hand hebben om taken correct en efficiënt uit te voeren. Vooral bij complexe taken of taken die een hoger risico met zich meebrengen zijn werkinstructies essentieel. Het aanreiken van werkinstructies kan op verschillende momenten. Bijvoorbeeld bij het inwerken van een nieuwe medewerker of bij een verandering in een productieproces. Maar je kunt er ook voor kiezen om werkinstructies, eventueel met visuele toelichting, altijd en overal ter beschikking te stellen op de werkvloer.
Waar moeten goede werkinstructies aan voldoen?
Goede werkinstructies moeten duidelijk, beknopt en begrijpelijk zijn voor de mensen die ze op dienen te volgen. Ze beschrijven de taak stap voor stap en in een logische volgorde. Daarnaast gebruik je eenvoudige taal en kun je de instructies eventueel aanvullen met afbeeldingen of symbolen die de instructies duidelijker maken. Door de instructies af te stemmen op het kennis- en ervaringsniveau van de medewerkers, kan er geen verwarring ontstaan. Goede werkinstructies laten geen ruimte voor eigen interpretatie. Het is daarom belangrijk dat ze specifiek, meetbaar en actueel zijn. Vinden er veranderingen in processen plaats? Dan is de kans groot dat ook de werkinstructies aangepast moeten worden. Verder dienen veiligheids- en kwaliteitsaspecten nadrukkelijk vermeld te worden in alle instructies. Vergeet niet dat goede werkinstructies makkelijk toegankelijk zijn voor medewerkers en altijd snel geraadpleegd kunnen worden.
Worden er wettelijke eisen gesteld aan werkinstructies?
Een werkinstructie maken gaat verder dan enkel de taak omschrijven. Vooral op het gebied van arbeidsveiligheid en gezondheid kunnen er wettelijke eisen zijn verbonden aan de werkinstructies. Volgens de Arbowet moeten werkgevers dan ook zorgen voor veilige en gezonde werkomstandigheden. Werkinstructies zijn hiervoor een onmisbaar hulpmiddel. Voor sommige werkzaamheden, zoals het werken met gevaarlijke stoffen, machines of in risicovolle omgevingen, zijn specifieke instructies zelfs verplicht. Hoewel de wet geen vaste vorm voorschrijft, moeten werkinstructies voldoen aan de algemene zorgplicht van de werkgever en kunnen ze bij audits of ongevallen worden opgevraagd door de inspectie.
Stappenplan voor het schrijven van een werkinstructie
Een werkinstructie voorbeeld is lastig aan te reiken. Iedere productieomgeving werkt immers met eigen processen, eigen taken en eigen instructies. Wel is het altijd goed om een stappenplan te volgen, zodat je tot een complete en effectieve werkinstructie komt.
Bepaal het doel van de instructie
Voordat je begint met schrijven, is het belangrijk om het doel van de werkinstructie helder te hebben. Wat moet de medewerker na het volgen van de instructie kunnen doen? Gaat het om het aanleren van een nieuwe taak, het verbeteren van kwaliteit of het verhogen van de veiligheid? Door hierop in te zoomen, ontstaat er automatisch al meer inhoud van de instructie. Denk hierbij ook aan wie de gebruiker is: Ervaren medewerkers hebben andere informatie nodig dan nieuwe krachten.
Stel de werkinstructie op
Begin met het opschrijven van de stappen in een logische volgorde. Gebruik korte, duidelijke zinnen en vermijd vakjargon waar mogelijk. Geef aan welke materialen, middelen of voorbereidingen er nodig zijn. Vermeld ook eventuele veiligheidsvoorschriften of controlepunten. Schrijf de instructies als zijnde ‘acties’. Creëer een fijn overzicht door de stappen te nummeren en laat eventueel een collega meelezen bij het schrijven van de werkinstructies, om onduidelijkheden er meteen uit te kunnen halen.
Maak een visueel hulpmiddel
Een visueel hulpmiddel, zoals een foto, pictogram, schema of korte video, versterkt het begrip van de werkinstructie. Niet iedereen leert even goed via tekst alleen, dus visuele ondersteuning helpt om informatie sneller en beter te verwerken. Beelden maken complexe handelingen overzichtelijker en zorgen ervoor dat medewerkers minder snel fouten maken. Zorg ervoor dat de visuals eenvoudig, herkenbaar en direct toepasbaar zijn. Gebruik bijvoorbeeld kleuren, pijlen of nummers om bepaalde stappen herkenbaarder te maken.
Test de werkinstructie
Laat iemand die de taak nog niet (goed) kent de instructie volgen en observeer hoe dit verloopt. Let op onduidelijkheden, overgeslagen stappen of mogelijke fouten. Vraag de tester vervolgens om feedback. Welke beschrijvingen waren al helder en waar ontstonden nog twijfels over? Naar aanleiding van deze uitkomsten kun je de werkinstructies aanpassen en verbeteren waar nodig. Zo weet je zeker dat de instructies in de praktijk meteen goed uitpakken en dat onnodige fouten en vertragingen voorkomen worden.
Implementeer de werkinstructie
Na het testen en aanpassen kun je de werkinstructie implementeren. Informeer de medewerkers over de nieuwe of gewijzigde instructie en zorg ervoor dat ze weten waar ze deze kunnen vinden. Geef eventueel een korte toelichting of training, vooral als de taak of werkwijze nieuw is. Plaats de instructie op een toegankelijke plek, zoals een digitaal systeem of fysiek op de werkplek. Een goede implementatie en communicatie is het halve werk!
Monitor de werkinstructie en vraag om feedback
Door actief naar ervaringen te luisteren, kun je de instructies verbeteren en up-to-date houden. Dit bevordert niet alleen de kwaliteit van het werk, maar ook de betrokkenheid van medewerkers. Je brengt de werkinstructies dus echt tot leven op de werkvloer, door vragen te stellen. Werken de instructies in de praktijk? En zijn er specifieke stappen overbodig of juist tekort in de instructies?
Maak en digitaliseer werkinstructies met EZ-GO
We hebben het een aantal keren benoemd: De beschikbaarheid, digitalisering en overzichtelijkheid van de werkinstructies zijn het allerbelangrijkste. Met EZ-GO geven we jou een werkinstructie voorbeeld voor jouw productieomgeving. We kunnen je met een demo laten zien hoe de werkinstructies altijd en overal in de organisatie online beschikbaar zijn voor alle betrokken medewerkers. Ook de mogelijkheid om visuals toe te voegen aan jouw werkinstructies lichten we graag toe. Ook digitale werkinstructies maken voor jouw organisatie? Neem dan contact op.