Wanneer er een verbeterproces wordt gestart binnen een organisatie, is het belangrijk dat dit proces niet alleen wordt uitgevoerd, maar ook wordt geëvalueerd en geborgd. Een praktische manier om dit op gestructureerde wijze aan te pakken, is met de A3 methode. De A3 lean methode helpt teams om problemen te analyseren, verbeteracties te plannen en resultaten vast te leggen.
Wat is de A3 methode?
De A3 methode is een techniek uit het lean management. A3 lean heeft haar naam te danken aan het papierformaat A3. Hierop wordt het rapport namelijk traditioneel opgesteld. Het doel van de A3 methode is complexe problemen op een overzichtelijke en gestructureerde manier analyseren en oplossen. De A3 lean methode bekijkt het probleem niet enkel vanuit de symptomen, maar zoomt ook dieper in op de oorzaken. Het document dat ontstaat dankzij de A3 methodiek dient als visueel overzicht met hierin alle relevante informatie – van probleemanalyse tot actieplan. De kracht van A3 lean zit in de eenvoud, het overzicht, de focus op de kern van het probleem en het draagvlak waarbij meerdere stakeholders input leveren. Doordat de A3 lean methode de PDCA-cyclus ondersteunt, draagt deze bij aan het continue verbeteren binnen een organisatie.
Hoe stel je een A3 rapport op?
A3 lean kan niet zonder rapport. Bij het A3 rapport draait het allemaal om structuur. Deze structuur bevat een aantal stappen en onderdelen, die we hieronder toelichten:
- Probleemomschrijving
Beschrijf duidelijk en concreet welk probleem er opgelost moet worden. Focus hierbij op feiten en vermijd vage omschrijvingen om lean A3 probleemloos toe te kunnen passen.
- Huidige situatie
Breng in kaart hoe de situatie er op dit moment uitziet. Gebruik data, metingen en observaties ter ondersteuning, zodat het probleem tastbaar wordt.
- Doelstelling
Stel meetbare doelen op die behaald dienen te worden met de oplossing. Dit kunnen bijvoorbeeld verbeterpercentages, tijdsreductie of kwaliteitsverhoging zijn.
- Oorzaakanalyse
Gebruik tools als de 5x Why method of een visgraatdiagram om tot de kern van het probleem te komen. Pas als je de oorzaak van het probleem hebt vastgesteld kun je verder met de A3 lean methode.
- Verbeteracties
Bedenk oplossingen die direct bijdragen aan het wegnemen van de oorzaken. Zorg ervoor dat de acties concreet worden gemaakt en dat het duidelijk wie verantwoordelijk is voor welke acties en wanneer deze uitgevoerd moeten worden.
- Implementatieplan
Stel een plan op waarin alle verbeteracties middels een tijdlijn worden uitgezet. Koppel hier ook meteen de verantwoordelijkheden per actie en persoon aan.
- Resultaten en evaluatie
Meet of de gestelde doelen bij stap 3 zijn behaald. Bespreek tevens wat er goed ging tijdens de implementatie en wat er nog verbeterd kan worden.
- Borging
Leg vast hoe de verbetering een blijvend onderdeel wordt van de werkprocessen, zodat er een duurzaam resultaat wordt nagestreefd. Gebruik hiervoor standaarden of checklists.
Voorbeeld van A3 problem solving
Om de toepassing van A3 problem solving beter te kunnen schetsen geven we je een voorbeeld van A3 lean in een productieomgeving.
Stel: Een fabriek merkt dat de uitval van producten in een verpakkingslijn hoger is dan normaal. Het probleem wordt met A3 problem solving aangepakt. Een lean A3 voorbeeld ziet er op papier dan als volgt uit:
- Probleemomschrijving: 12% van de verpakte producten blijkt beschadigd te zijn. Dit leidt tot klantklachten.
- Huidige situatie: Een uitgevoerde data analyse toont aan dat de meeste beschadigingen plaatsvinden bij de overgang naar de sealmachine.
- Doelstelling: Uitval reduceren van 12% naar <3%. Dit dient gerealiseerd te worden in een tijdsbestek van 3 maanden.
- Oorzaakanalyse: Uit de 5x Why blijkt dat de aanvoerband verkeerd staat afgesteld, waardoor producten scheef de machine in gaan.
- Verbeteracties: Monteurs stellen de band opnieuw af en operators krijgen een checklist voor dagelijks onderhoud.
- Implementatieplan: Directe afstelling + training operators binnen 2 weken.
- Resultaten: Na implementatie daalt de uitval naar 2,5%.
- Borging: De checklist wordt opgenomen in de dagelijkse start-up routine.
A3 lean template
Zelf een A3 lean voorbeeld uitwerken? Gebruik dan een A3 lean template. Zo’n A3 lean template in het Nederlands kan er als volgt uitzien:
| Onderdeel | Inhoud |
|---|---|
| Probleemomschrijving | … |
| Huidige situatie | … |
| Doelstelling | … |
| Oorzaakanalyse | … |
| Verbeteracties | … |
| Implementatieplan | … |
| Resultaten | … |
| Borging | … |
Natuurlijk kun je ook een eigen lean A3 template opstellen voor jouw organisatie.
A3 methode in de EZ-GO app
Het opstellen en bijhouden van een A3 rapport gebeurt vaak op papier of in losse documenten. Dat kan onoverzichtelijk zijn en maakt samenwerking lastig. Met de EZ-GO app wordt dit proces een stuk eenvoudiger. Zo kun je bijvoorbeeld digitale lean A3’s opstellen en delen met het team. Maar ook visueel overzicht behouden, zodat iedereen altijd snel ziet wat de status is helpt mee. Vervolgens kun je binnen EZ-GO acties en taken voor de A3 lean methode toewijzen aan teamleden en ook zichtbaar opvolgen. Als laatste is ook het borgen van resultaten beter te realiseren, door verbeteringen in digitale standaarden en checklists te integreren.
Vragen over de A3 methodiek? Neem contact op.
Wil je meer weten over de A3 lean methode of hoe deze in jouw organisatie toegepast kan worden? Of ben je benieuwd hoe de EZ-GO app kan helpen om verbeterprocessen te versnellen en te borgen? Neem gerust contact met ons op! Wij denken graag met je mee.