Eén van de bekendste methodieken binnen Lean is de PDCA cyclus. Het is dan ook een waardevolle techniek om procesconfirmatie te ondersteunen. Waar PDCA voor staat, wat de connectie is met continu verbeteren en hoe het jouw processen kan verbeteren? Dat lees je in deze blog, waarin we je alles vertellen wat jij moet weten over het PDCA model.
Wat is de PDCA cyclus?
De afkorting PDCA staat voor Plan, Do, Check, Act. In de PDCA cyclus worden deze actiepunten in de volgorde van vermelding opgevolgd, om problemen op de werkvloer op te lossen. Ook is de PDCA cyclus een bekend hulpmiddel om in te zetten bij kwaliteitsmanagement en continu verbeteren. De PDCA cyclus vormt daarmee een belangrijke methode binnen het concept van Lean Management. Ook bij ISO-certificeringen wordt de PDCA cyclus vaak als basis gebruikt. De PDCA cyclus is ontwikkeld door de heer William Edwards Deming. Sommigen zullen het PDCA model daarom ook wel kennen als de Deming cirkel. Naast Deming cirkel is ook ‘kwaliteitscirkel’ een term die we in de praktijk vaak tegenkomen, om de cyclus van Plan, Do, Check, Act te benoemen. De PDCA cyclus staat nauw in verbinding met het proces van inspireren, mobiliseren, waarderen en reflecteren.
Waarom een PDCA cyclus?
De PDCA cyclus is breed inzetbaar. Zo kun je op een structurele manier doelen en KPI’s verbeteren. Daarnaast kun je het PDCA model zowel voor een kortdurend project als voor een langdurend project toepassen, afhankelijk van de complexiteit van het probleem. Zowel voor dagelijkse issues als voor grootschalige problemen kun je dus PDCA hanteren om verbeteringen door te voeren. Een PDCA cyclus voorkomt dat je per ongeluk stappen overslaat in het proces van verbetering en zorgt er op die manier voor dat er altijd tijdig aan een oplossing of het aanpakken van een verbeterpunt wordt gewerkt. Een continu leer- en verbeterproces wordt dus in gang gezet, door de data-analyses, de KPI’s en de reflectie een leidende rol te geven.
De fases van de PDCA cyclus
Zoals op de afbeelding te zien is, is de PDCA cyclus opgedeeld in vier vakken. Deze vier vakken staan ieder voor een specifieke fase in de PDCA cyclus: Plan, Do, Check en Act. Hieronder bespreken we de actiepunten die bij iedere fase horen en wat het doel van deze actiepunten precies is.
Fase 1: Plan
In deze eerste fase van de PDCA cyclus wordt er een plan van aanpak opgesteld voor een specifiek probleem. De huidige situatie wordt in kaart gebracht, de oorzaken worden bepaald en mogelijke maatregelen worden uitgewerkt. Belangrijk bij de Plan-fase is dat er zo nauwkeurig mogelijk gewerkt wordt. Dit betekent dat er omschreven wordt wat er bereikt dient te worden en vooral ook hoe dit te doen. Deze doelstellingen en plannen worden, met behulp van de KPI’s en de normen van het bedrijf, gespecificeerd. Aan het einde van deze PDCA fase, dient iedere betrokkene het ‘waarom’ achter de doelen en de plannen helder voor ogen te hebben. Alleen zo voelt iedereen zich verantwoordelijk en wordt het behalen van het doel realistisch.
Fase 2: Do
Nu de plannen gemaakt zijn, is het in de tweede fase van de PDCA cyclus tijd voor de uitvoering van deze plannen in een gecontroleerde testomgeving. In de Do-fase worden de plannen in werking gezet en de opvolgende gebeurtenissen tot in de puntjes geregistreerd. Dit kan het beste worden gedaan middels dashboards en data-analyse systemen, om menselijke fouten zo ver mogelijk te beperken. Aan het eind van de Do-fase, bestaat er meer inzicht in de implementatie en de uitwerking van de plannen. Houd er wel rekening mee dat er gezorgd moet worden voor voldoende capaciteit. Stel daarom zeker dat je de juiste mensen op de juiste plek kunt plaatsen voor de uitvoering van de plannen in gang wordt gezet. Oftewel: voldoende personeel en voldoende kwaliteit.
Fase 3: Check
In fase drie van de PDCA draait het allemaal om een uitvoerige controle. Tijd dus, om de geplande resultaten naast de daadwerkelijk behaalde resultaten te leggen. Hierbij wordt er in het bijzonder gelet op het behalen van de KPI’s die aan de doelstelling zijn gekoppeld. De Check-fase toont op die manier of de uitvoering van de plannen nog in lijn ligt met de doelstellingen. Verschillen worden geëvalueerd en oorzaken worden vastgesteld. Zo wordt aan het eind van deze PDCA fase bepaald wat de nieuwe manier van werken zal gaan worden.
Fase 4: Act
De laatste PDCA fase is de Act-fase. In deze fase wordt er gewerkt aan aanpassing en bijsturing, om het geplande resultaat alsnog te behalen of de behaalde resultaten voort te kunnen zetten in de toekomst. Hiervoor kunnen KPI’s en normen worden bijgesteld en kan het nodig zijn om werkwijzen her en der aan te passen. De reflectie op de inhoud van het project én op het verloop van de PDCA vindt plaats, terwijl de PDCA cyclus dus weer opnieuw begint. Op die manier is de cyclus een onderdeel van continu verbeteren. Door de lat steeds hoger te leggen, worden medewerkers meegenomen in de denkwijze die nodig is voor succesvol continu verbeteren.
PDCA cyclus voorbeeld
Een populair thema in de productieomgeving is het reduceren van energiekosten. Logisch, want met de prijzen die hier tegenwoordig mee gepaard gaan, is het een grote kostenpost voor de productielijn. Als PDCA cyclus voorbeeld gebruiken we daarom ook dit thema. Met de hieronder geschetste situatie, geven we je een beter beeld van de toepassing van het PDCA model.
Stel: Je wilt het huidige energieverbruik van de productielijn aanpakken en met 10% terugbrengen. Dan ziet jouw PDCA cyclus er bijvoorbeeld als volgt uit:
Plan: Je bestudeert nauwkeurig het huidige energieverbruik, waardoor deze ontstaat en de kosten die hierbij horen. Vervolgens stel je SMART-doelstellingen op en maak je plannen om deze doelstellingen zo goed en snel mogelijk te kunnen bereiken. Je controleert maandelijks het energieverbruik en de kosten. Middels een tijdlijn en eventueel een tabel of grafiek maak je de gewenste daling van het energieverbruik inzichtelijk.
Do: Je implementeert de verbeteringen die je hebt bedacht om jouw SMART-doel te bereiken.
Check: Bij nadering van de gestelde deadline, controleer je de resultaten. Je komt erachter dat de energiekosten flink gedaald zijn, maar dat de doelstelling van 10% ten opzichte van het oude verbruik nog niet is behaald.
Act: Bovenop de al uitgevoerde plannen, ga je extra maatregelen nemen, die ervoor zorgen dat de 10% reducering van de energiekosten alsnog gerealiseerd kan worden. Bijvoorbeeld door flexibeler om te gaan met lichtvoering of specifieke machines uit de productielijn.
Na het doorlopen van al deze fases begint het uitvoeren van de PDCA opnieuw, totdat je jouw doelstellingen hebt bereikt. Hierna kun je de lat weer een stukje hoger leggen om voor nóg meer resultaat te gaan.
Wat is het verschil tussen de PDCA cyclus en de Deming cirkel?
Hierover kunnen we voor eens en voor altijd duidelijk zijn. Er bestaat namelijk geen verschil tussen de PDCA cyclus en de Deming cirkel (of kwaliteitscyclus). Alle termen worden in de praktijk door elkaar gebruikt en dit hoeft zeker niet tot problemen te leiden. In alle gevallen wordt er verwezen naar een concept waarin continu verbeteren, procesoptimalisatie en data-analyse centraal staat. Een concept dat wordt weergegeven in de vorm van een cirkel of een wiel. Met PDCA cyclus en Deming cirkel wordt dus exact hetzelfde bedoeld. Wel is wereldwijd de term PDCA cycle het meest bekend.
Wanneer is een PDCA cyclus afgerond?
Zoals benoemd is de PDCA cyclus vaak een vast onderdeel van het proces van continu verbeteren. Het woord ‘continu’ geeft het antwoord op deze vraag dus al enigszins weer. Een PDCA cyclus is eigenlijk nooit afgerond. Wel kun je meerdere problemen analyseren met de PDCA cyclus en dus regelmatig een nieuwe cyclus opstarten om het productieproces tot in de puntjes te optimaliseren. Ook voor kleine, dagelijkse problemen kun je PDCA inzetten.
Benieuwd hoe je de processen van jouw onderneming kunt verbeteren?
EZ-GO ondersteunt met digitale tools de dagelijkse PDCA-cyclus van fabrieken. Met EZ-GO kun je taken plannen (Plan), deze correct uitvoeren en de resultaten registreren (Do), tijdens audits meten of de taken hebben bijgedragen aan het doel (Check) en door middel van verbeterinitiatieven bijsturen vanuit de bevindingen (Act). Vrijblijvend geïnformeerd worden over de manier waarop EZ-GO kan ondersteunen bij het verbeteren van jouw processen? We nemen je graag mee in de wereld van EZ-GO!