Eén van de krachtigste hulpmiddelen die gebruikt kan worden voor het toepassen van Lean Six Sigma, is een Project Charter. In dit artikel leggen we uit wat een Project Charter precies is, hoe je een Project Charter lean toepast en helpen we je op weg met een Project Charter template én een Project Charter voorbeeld. Zo kun je na het lezen van deze blog direct van start met een sterke basis voor jouw Lean Six Sigma project.
Wat is een Project Charter in Lean Six Sigma?
Met een Project Charter Lean Six Sigma ondersteunen, ziet er als volgt uit: Met een kort maar krachtig projectdocument worden aanleiding, probleem, doelstelling, scope en rollen vastgelegd. Vanuit deze basis kan ieder Lean Six Sigma project worden aangevlogen. Eigenlijk kun je een Project Charter zien als een projectovereenkomst tussen alle stakeholders. Het legt vast waarom het project is opgezet, wat er moet worden bereikt en hoe de organisatie het succes gaat meten. Binnen Lean Six Sigma wordt veelal gebruikgemaakt van de DMAIC methode. In de eerste fase van deze methode (de Define fase) wordt een Project Charter meestal al meteen opgesteld. Hierdoor gaat iedereen het project in met dezelfde verwachtingen en wordt data verzameld met hetzelfde doel voor ogen. Zonder Project Charter lean willen werken is risicovol. Je mist dan namelijk de fundering om gezamenlijk gefocust te blijven tijdens het project.
Waarom een Project Charter cruciaal is voor lean projecten
Lean projecten die starten zonder duidelijke richting lopen dus vaak vast. Teams werken langs elkaar heen, doelstellingen blijven te breed of er worden oplossingen bedacht zonder dat het echte probleem duidelijk is. Zeker in productieomgevingen waar meerdere afdelingen en processen bestaan, kan snel ruis ontstaan. Projecten waar wél een goed geschreven Project Charter voor beschikbaar is, creëren hiermee een voorsprong voor zichzelf met de volgende voordelen:
- Focus vanuit de teams. Iedereen weet aan welk knelpunt er gewerkt wordt.
- Meer draagvlak. Stakeholders begrijpen de urgentie van het project en het verwachte resultaat.
- Snellere besluitvorming. Rollen en verantwoordelijkheden zijn vanaf dag één helder.
- Meetbaar succes. KPI’s en duidelijke succesfactoren leiden de teams naar resultaten.
De 5 onderdelen van een sterke Lean Six Sigma Project Charter
Als je streeft naar overzicht, doelgerichtheid en meetbaarheid, zijn er vijf onderdelen die niet mogen ontbreken aan jouw Project Charter. Hieronder bespreken we deze vijf bouwstenen om een Project Charter Lean Six Sigma correct uit te kunnen werken.
Probleemstelling: Wat is het echte knelpunt?
De probleemstelling beschrijft wat er misgaat en waarom dat een probleem is voor de organisatie. Het draait hier nog niet om oplossingen, maar om een feitelijke, meetbare beschrijving van de huidige situatie. Een goede probleemomschrijving bevat data (zoals percentages, hoeveelheden of financiële impact) en is objectief geformuleerd. Hierdoor wordt duidelijk waarom dit project prioriteit dient te krijgen.
Doelstelling: Waar wil je precies naartoe werken?
De doelstelling geeft weer wat het project concreet moet opleveren. In een Lean Six Sigma Project Charter is dit altijd SMART-geformuleerd: Specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. De doelstelling vormt de basis voor de evaluatie aan het einde van het project. Door doelstelling en resultaat naast elkaar te leggen kan er besloten worden of het project wel of niet geslaagd is.
Scope: Wat valt wel en niet binnen het project?
In de scope definieer je de grenzen van het project. Welke processen, lijnen, teams en producten vallen er onder het project en welke kunnen worden uitgesloten? Dit onderdeel voorkomt dat een project gaandeweg steeds groter wordt. Zeker in fabrieksomgevingen waar processen sterk met elkaar verbonden zijn, helpt een duidelijke scope om focus te behouden.
Team en rollen: Wie doet wat in het project?
Vervolgens vraagt een Lean Six Sigma Project Charter om vast te leggen wie er betrokken zijn bij het project. Ook de rolverdeling is hier belangrijk. Hierbij kun je denken aan rollen als projectleider, data-analist, productiemedewerkers of operators. Door de rollen vooraf te verdelen, worden onduidelijkheden en discussies in een later stadium voorkomen.
Kritieke succesfactoren en KPI’s: Hoe meet je impact?
In een Project Charter voor Lean Six Sigma trajecten wordt vooraf bepaald hoe de voortgang en het succes gemeten zullen worden. Vaak worden hiervoor KPI’s vastgesteld, zoals de cyclustijd, de OEE of het aantal klachten per batch. Naast KPI’s kun je kritieke succesfactoren opnemen, zoals betrokkenheid van operators, beschikbaarheid van data of medewerking van onderhoud.
Project Charter template
Op zoek naar een eenvoudig Project Charter template voor jouw Lean Six Sigma project? Dan kun je onderstaand template gebruiken als basisopzet en vervolgens uitbreiden waar nodig.
Project Charter template
- Projectnaam:
- Achtergrond / Probleemstelling:
- Doelstelling (SMART):
- Scope – Inclusies:
- Scope – Exclusies:
- Projectteam en rollen:
- Sponsor:
- Projectleider (Green/Black Belt):
- Proceseigenaar:
- Teamleden:
- Kritieke succesfactoren:
- KPI’s:
- Deadlines / Mijlpalen:
Voor het invullen van bovenstaande template, geven we je nog een aantal tips mee:
- Gebruik zoveel mogelijk procesdata in de probleemstelling.
- Houd de scope klein. Begin bijvoorbeeld bij één lijn of één productfamilie.
- Betrek operators bij het formuleren van het probleem. Zij zien immers dagelijks wat er misgaat.
- Stem de KPI’s af op dashboards die er al zijn, om tijd te besparen.
- Zorg ervoor dat de doelstelling aansluit op de prioriteiten van het bedrijf. Denk aan veiligheid, kwaliteit of efficiëntie.
Project Charter voorbeeld
Onderstaand Project Charter voorbeeld laat zien hoe een ingevuld document eruit kan zien voor een fabriek die te maken heeft met te lange omsteltijden.
Projectnaam:
Verkorting omsteltijd op verpakkingslijn B.
Probleemstelling:
De omsteltijd op verpakkingslijn B bedraagt momenteel gemiddeld 52 minuten per wissel, terwijl de norm 35 minuten is. Hierdoor vallen dagelijks 1 à 2 geplande productieruns uit, wat leidt tot een lagere output en extra overuren. De langere omsteltijden veroorzaken daarnaast meer stress bij operators en verstoringen in de planning.
Doelstelling:
Gemiddelde omsteltijd op verpakkingslijn B terugbrengen van 52 naar 35 minuten vóór 1 november.
Scope – Inclusies:
- Verpakkingslijn B
- Alle verpakkingsformaten van productgroep Z
- Activiteiten: afbouw, schoonmaak, omstel, opstart
Scope – Exclusies:
- Onderhoudswerkzaamheden buiten de omstelmomenten
- Procesoptimalisaties aan upstream-installaties
Projectteam en rollen:
- Sponsor: Productiemanager
- Projectleider: Black Belt
- Proceseigenaar: Teamleider Verpakking
- Teamleden: 3 operators van lijn B, onderhoudsmonteur, planner
Kritieke succesfactoren:
- Consistente aanwezigheid van operators tijdens SMED observaties
- Toegang tot historische omsteltijd-data
- Bereidheid van planning om testmomenten in te plannen
KPI’s:
- Gemiddelde omsteltijd
- Beschikbare productietijd per shift
- Aantal verstoringen tijdens opstart
Deadlines / Mijlpalen:
- Define fase afgerond op 15 augustus
- Analyse gereed op 15 september
- Improve-maatregelen geïmplementeerd op 15 oktober
Veelgemaakte fouten in een Project Charter
Ook al lijkt een Project Charter Lean Six Sigma traject eenvoudig, er worden vaak fouten gemaakt die later veel tijd kosten. De meest voorkomende valkuilen zijn:
- Vage of subjectieve probleemomschrijving → Gebruik altijd data en feiten om het probleem te onderbouwen.
- Doelstelling die niet meetbaar is. → Formuleer altijd SMART.
- Te brede scope. → Houd projecten klein om snelheid te behouden en resultaten te behalen.
- Onvoldoende betrokkenheid van operators. → Zij ervaren het probleem dagelijks; zonder hun input wordt het project minder effectief.
- Geen duidelijke rollen. → Onzekerheid over verantwoordelijkheden leidt tot vertragingen en frustratie.
Door deze valkuilen te vermijden, vergroot je de kans dat een project binnen de gestelde deadline en met een goed resultaat wordt afgerond.
Vragen over een Project Charter? Neem contact met ons op!
De resultaten van jouw Lean Six Sigma projecten duurzaam doorvoeren in de organisatie? Schakel dan de hulp van ons EZ-GO platform in. Samen voeren we continue verbetering door in de standaardisatie van de processen. Neem gerust contact met ons op. Onze experts denken graag met je mee!