In een werkomgeving waar operators, managers en engineers samen werken aan het optimaliseren van processen en het waarborgen van veiligheid, is het enorm belangrijk dat iedereen de eigen verantwoordelijkheden kent. Is dit niet het geval? Dan blijven er taken liggen, ontstaat er vertraging in besluitvorming en kunnen misverstanden leiden tot fouten en stilstanden. Helderheid scheppen in de rollen en verantwoordelijkheden is daarom noodzakelijk. De RACI matrix is een krachtig hulpmiddel dat hierbij kan helpen. Hoe de RACI matrix wordt toegepast en hoe een basis RACI model eruitziet, ontdek je in deze blog.
Waar staat de RACI matrix voor?
In één oogopslag zien wie welke rol heeft binnen een project of proces? Dan is de RACI matrix het perfecte hulpmiddel. Maar waar staat RACI voor? Het RACI model bevat vier typen rollen: Responsible, Accountable, Consulted en Informed – afgekort ‘RACI’. Deze rollen kunnen worden toegekend aan werknemers of functies, bij een specifieke taak of activiteit die moet worden uitgevoerd. Het RACI model wordt ook wel de rollen en functies matrix of de rollen en verantwoordelijkheden matrix genoemd, naar de letterlijke functie van de matrix. Door de vier rollen van de RACI matrix op een overzichtelijke manier te koppelen aan verschillende taken, ontstaat er een duidelijk beeld van wie wat doet en wie welke eindverantwoordelijkheid draagt. We gaan nog even wat dieper in op iedere rol uit de RACI matrix.
Responsible
Iemand die de rol ‘Responsible’ krijgt, is verantwoordelijk voor het daadwerkelijk uitvoeren van de taak. Dit dient gedaan te worden volgens de afgesproken normen en deadlines. Vaak zien we in de praktijk dat de Responsible werknemers in een productieomgeving operators, technici of andere specialisten zijn. Het gaat in deze rol dus met name om het uitvoeren van de activiteiten. Een belangrijk kenmerk van deze rol uit de RACI matrix, is dat er meerdere mensen Responsible kunnen zijn voor één taak. Denk bijvoorbeeld aan een onderhoudsactie waarbij meerdere monteurs samenwerken.
Accountable
De persoon die de uiteindelijke beslissing neemt en erop toeziet dat een taak correct en volledig wordt uitgevoerd is de eindverantwoordelijke. Oftewel; de ‘Accountable’ werknemer. In tegenstelling tot de Responsible rol, kan er altijd maar één iemand de rol van Accountable op zich nemen. Dit om verwarring te voorkomen. Dit kan bijvoorbeeld een teamleider, productiemanager of projectleider zijn. De Accountable voert het werk niet zelf uit, maar bewaakt wel de voortgang, de kwaliteit en het eindresultaat. Door een goed onderscheid te maken tussen Responsible en Accountable rollen, wordt frustratie voorkomen en blijven er geen taken liggen.
Consulted
Mensen die expertise of advies leveren bij de uitvoering van een taak, wordt de rol van ‘Consulted’ toegekend. Bij Consulted werknemers wordt veel advies ingewonnen, voordat er beslissingen worden genomen of acties op een bepaalde manier worden uitgevoerd. In de praktijk kan dit bijvoorbeeld een kwaliteitsmedewerker, veiligheidscoördinator of engineer zijn. Zij geven waardevolle input om te zorgen dat het werk veilig, efficiënt en volgens de juiste standaarden wordt uitgevoerd. Het is voor deze rol binnen de RACI matrix wel van groot belang dat het advies tijdig wordt ingewonnen, zodat er geen fouten in het proces ontstaan die voorkomen hadden kunnen worden.
Informed
Als iemand niet daadwerkelijk een directe invloed heeft op de uitvoering of besluitvorming, maar wel op de hoogte gehouden moet worden van de voortgang van een taak, wordt de rol van ‘Informed’ toegekend. In een fabriek kunnen dit bijvoorbeeld operators in de volgende ploeg, planners of de afdeling logistiek zijn. Zij hoeven niet te adviseren of beslissen, maar moeten wel weten wanneer een proceswijziging is doorgevoerd of een taak is afgerond. Door deze mensen goed te informeren, voorkom je misverstanden of vertragingen in de productielijn.
Wat zijn de voordelen van het RACI model?
Een overzichtelijke rollen en functies matrix toepassen biedt veel voordelen voor zowel de kleinere teams als de grotere organisaties. Maak je geen gebruik van zo’n verantwoordelijkheden matrix, dan kan dit leiden tot onduidelijkheid, fouten, frustratie en vertraging. Dit terwijl je met het invoeren van een simpel RACI model kunt profiteren van:
- Helderheid en structuur – Iedereen weet wat zijn of haar rol is.
- Betere samenwerking – Teams begrijpen hoe ze elkaar aanvullen.
- Minder dubbel werk – Verantwoordelijkheden overlappen niet onnodig.
- Snellere besluitvorming – Het is duidelijk wie besluiten mag en kan nemen.
- Hogere betrokkenheid – Medewerkers weten wat er van hen verwacht wordt.
- Betere communicatie – De juiste mensen worden geraadpleegd of geïnformeerd.
Hoe stel je een RACI tabel op?
Een RACI tabel opstellen is makkelijker dat het misschien klinkt. Het belangrijkste is dat je alle betrokken taken en rollen helder in kaart brengt en vervolgens in overleg bepaalt wie welke rol krijgt. Het is wel aan te raden om dit proces te laten begeleiden door iemand die overzicht heeft over het geheel, zoals een projectmanager. Samen volg je vervolgens de volgende vijf stappen om de RACI tabel in te vullen:
Stap 1: Maak een lijst van alle taken of activiteiten binnen een project of proces.
Stap 2: Noteer alle betrokken functies of personen bovenaan de matrix.
Stap 3: Vul per taak in wie Responsible, Accountable, Consulted en Informed is.
Stap 4: Bespreek de matrix met het team en pas aan waar nodig.
Stap 5: Gebruik de matrix als flexibel document. Voer updates door bij veranderingen in het proces of team.
RACI matrix template
Om ervoor te zorgen dat de RACI matrix er altijd hetzelfde uitziet, kun je een RACI matrix template gebruiken. Een standaard RACI matrix template zorgt er tevens voor dat het invullen van de tabel een stuk efficiënter verloopt. Gebruik in de productieomgeving bijvoorbeeld het volgende template:
| Activiteit | Operator | Teamleider | Engineer | Veiligheidscoördinator | Manager |
|---|---|---|---|---|---|
| Installatie voorbereiden | |||||
| Machine testen | |||||
| Veiligheidscheck uitvoeren | |||||
| Training operators | |||||
| Officiële oplevering |
Je kunt er ook voor kiezen om binnen kleine teams de functienamen te vervangen door de persoonsnamen. Vervolgens ga je per activiteit invullen welke rol hiervoor verantwoordelijk is. Zo kan de operator bijvoorbeeld vanuit de rol van Responsible verantwoordelijk zijn voor de installatievoorbereiding.
Voorbeeld van een RACI matrix
Stel dat je binnen je fabriek een project start om een nieuwe machine in gebruik te nemen. Een RACI matrix voorbeeld kan er dan als volgt uitzien:
| Activiteit | Operator | Teamleider | Engineer | Veiligheidscoördinator | Manager |
|---|---|---|---|---|---|
| Installatie voorbereiden | I | A | R | C | I |
| Machine testen | R | A | C | C | I |
| Veiligheidscheck uitvoeren | I | C | R | A | I |
| Training operators | R | A | C | I | I |
| Officiële oplevering | I | C | C | I | A |
Vragen over de RACI matrix? Neem contact met ons op!
Wil je graag meer weten over hoe je de verantwoordelijkheden matrix in kunt zetten binnen jouw fabriek of team? Of ben je benieuwd hoe EZ Factory kan helpen bij het creëren van overzicht, verantwoordelijkheid en efficiëntie op de werkvloer? Maak dan kennis met EZ-GO en neem contact met ons op!