Veel procedures op de werkvloer worden uitgevoerd door meerdere mensen en kennen verschillende fasen. Dan is het onhandig om een checklist te hebben die in één keer moet worden ingevuld en afgetekend. Daarom ontwikkelden we samen met klanten de multi-user checklist. Die kan in fasen worden ingevuld, door meerdere mensen. De checklist kan tussentijds worden opgeslagen en afgetekend, en later door een ander worden opgepakt. In de log is precies te zien wie welke onderdelen heeft afgetekend, en wanneer. Net als bij de traditionele checklist is het ook mogelijk opmerkingen of beeld toe te voegen.
Werk met meer mensen aan een multi-user checklist
Voor procedures met een langere doorlooptijd, waar je met meerdere mensen aan werkt, is de multi-user checklist ideaal. Het werkt efficiënter, is overzichtelijk en biedt extra mogelijkheden om veiligheid te waarborgen.
Waarom een multi-user checklist
Zo werken multi-user of transferable checklists
Werking
Een gebruiker opent de mulit-user checklist en start met invullen. Hij of zij tekent de punten af, en voegt waar nodig opmerkingen of foto’s toe. Daarna bewaart deze persoon de checklist, waarna een collega hem oppakt voor verder gebruik. We noemen het daarom ook wel een overdraagbare checklist. Er kunnen zo veel mensen aan werken als gewenst. Een checklist kan over meerdere dagen ingevuld worden, bijvoorbeeld bij onderhoud dat een week duurt en verschillende fasen kent. Alle punten worden individueel afgetekend en krijgen een time stamp, waardoor altijd terug te zien is wat er is gebeurd. De checklijst blijft toegankelijk totdat hij wordt afgerond.
Toepassingen
De multi-user checklist is tot stand gekomen met input van klanten. Die gebruiken deze checklist bijvoorbeeld voor langere onderhoudstops. Ook voor een ploegenoverdracht is de multi-user checklist handig. Belangrijke opmerkingen worden zo efficiënt gecommuniceerd aan de volgende ploeg, die ze verder kan oppakken. Wanneer er voor verschillende lijnen gelijksoortige checks nodig zijn, kun je een multi-user checklist voor de verschillende lijnen maken. Die deel je op naar de verschillende lijnen, waar collega’s samen in kunnen werken. Tot slot is het heel handig bij lock out tag out procedures. Bijvoorbeeld in chemie of food, waar een proces afgesloten moet zijn voordat de volgende stap veilig genomen kan worden. Dat vergt samenwerking tussen mensen die vaak niet op dezelfde plek zijn (bij de machine/in de controlekamer bijvoorbeeld). Daar biedt de multi-user checklist uitkomst, omdat collega’s real-time zien of een stap is uitgevoerd en zeker weten dat ze de volgende actie veilig kunnen uitvoeren.
De multi-user checklist in praktijk
Het opzetten van een multi-user checklist gaat op dezelfde manier als een ‘gewone’ checklist. De toepassingen zijn verschillend per soort industrie. Bovenstaande voorbeelden kennen we vooral uit de procesindustrie en massaproductie. Maar ook in maatwerktrajecten biedt de multi-user checklist voordelen. Voor een assemblageproces kun je bijvoorbeeld een checklist maken die in fasen is opgedeeld, per station. Gebruikers leggen tussentijds de checks vast, ondertekenen de desbetreffende fase en dragen dan over aan het volgende station.
Digitale mogelijkheden optimaal benut
Een multi-user checklist maakt optimaal gebruik van de technische mogelijkheden die digitale checklijsten hebben. Ze maken het mogelijk om een procedure op te delen in meerdere fasen, en zorgen ervoor dat meerdere mensen vanuit hun eigen rol en expertise aan de checklijst bijdragen. Alle informatie ligt overzichtelijk vast, wat extra mogelijkheden biedt voor analyses en rapportages.
De multi-user checklist is vanaf eind 2024 standaard beschikbaar in het EZ-GO platform. Wil je meer weten over de mogelijkheden en toepassingen van deze overdraagbare checklist? Neem dan contact op of vraag om een DEMO.