4 manieren om performance management te verbeteren
Eerder dit jaar spraken we met de operationeel directeur van een levensmiddelenfabrikant die zich afvroeg of zij EZ-GO ook kon gebruiken om het performance management te verbeteren. ‘We weten wel dat we dat gestructureerd moeten aanpakken,’ zei ze. ‘Maar het komt er gewoon niet van. We weten dat onze processen beter kunnen, maar we hebben te weinig inzicht om er effectief mee aan de slag te gaan.’
Het is een herkenbaar beeld. In de meeste bedrijven zijn mensen elke dag hard aan het werk om samen de productie zo goed en probleemloos mogelijk te laten verlopen. Natuurlijk wil je weten wat daarvan de resultaten zijn en of het misschien efficiënter kan, maar vaak is iedereen al blij ‘als het weer gelukt is.’ Dat komt ook omdat het vaak lastig is om bepaalde parameters te verkrijgen en goed vast te leggen en dan moet je ook nog een zinvolle analyse maken. Gelukkig kan nieuwe techniek daarbij helpen.
1. Stuur op standaarden
De eerste tip die we deze operationeel directeur hebben gegeven is: stuur op standaarden in plaats van op eindresultaten. Dat is gemakkelijker en levert minstens zulke goede informatie op. Ga maar na: je werkt niet voor niets conform een bepaalde standaard, daar is over nagedacht. Zo lang je die standaard volgt, zouden de uitkomsten optimaal moeten zijn. Binnen EZ-GO zijn zulke standaarden geborgd in de werkinstructies, checklijsten, taken en audits.
Operators vinken af wat ze gedaan hebben, dus je weet ook real-time of er binnen de standaarden is gewerkt. Wanneer er afwijkingen zijn, is dat een reden om verder te kijken. Als een bepaalde schoonmaaktaak vaak wordt overgeslagen, kan dat betekenen dat die niet logisch is op dat moment. Of als uit een checklijst steeds dezelfde afwijking naar voren komt, kan dat reden zijn om het proces aan te passen. Zo verbeter je de performance direct.
2. Leg verantwoording af naar boven, stuur naar beneden
Performance control heeft in feite twee functies. De eerste hebben we hierboven beschreven: je kunt effectief bijsturen op basis van wat operators doen en vastleggen. De tweede functie is de rapportage aan het management boven je. Dat geeft het management inzicht, vertrouwen en betrokkenheid. Dat is extra belangrijk als blijkt dat er structurele aanpassingen of investeringen nodig zijn. Als een bepaalde machine keer op keer vastloopt, als een bepaald materiaal vaak problemen geeft, dan hoef jij niet lang bij het management te pleiten om een akkoord te krijgen om de nodige investeringen te doen. Ze zagen het zelf al. Wanneer je werkt met een digitaal tool zoals het EZ-GO platform, zijn zulke rapportages eenvoudig te genereren en te delen.
3. Voorkom én corrigeer
Het werken met een digitaal platform zoals EZ-GO heeft nog een belangrijk voordeel op het gebied van performance management. Als er actie nodig is, kunnen operators dat direct via het systeem regelen. Bijvoorbeeld als een storing vaak voorkomt en er is actie nodig van de technische dienst. Of als er verbeteringen mogelijk zijn in het schoonmaakproces. De operator kan een actie aanmaken in de EZ-GO app, met eventueel een foto of filmpje erbij, die actie toewijzen aan iemand, die rapporteert over de status en collega’s kunnen op het platform het verloop volgen. Zo worden problemen eenvoudig en effectief gesignaleerd, gemeld en opgelost.
4. Stuur bij op verschillende tijdshorizons
Een app zoals EZ-GO kan door verschillende mensen op verschillende manieren gebruikt worden, met een verschillende tijdshorizon. De standaarden zijn de basis, die liggen vast en worden nageleefd met werkinstructies, checklijsten, taken en audits. De teamleider kan per dag zien hoe de resultaten zijn, waar afwijkingen voorkomen en op basis daarvan bijsturen. De productieleider zal dat bijvoorbeeld op weekbasis meenemen in het werkoverleg. En de operationeel directeur waar wij mee spraken, krijgt de statistieken en resultaten op hoofdlijnen en kan op basis daarvan beslissingen nemen. Omdat de informatie digitaal vastligt, is het gemakkelijk om deze verschillende perspectieven te tonen, zodat ieder precies de informatie krijgt die voor hem of haar nuttig is. Daarmee ontstaat een uitstekende basis voor performance management.
Geregeld krijgen wij van klanten vragen over specifieke vragen. In onze reeks Factory Challenges made EZ laten we zien hoe je deze uitdagingen kunt aanpakken en welke rol het EZ-GO platform daarbij kan spelen. Hier lees je eerdere afleveringen, over digitale audits en over kennismanagement.
Benieuwd naar alle voordelen van het EZ-GO platform? Vraag hier vrijblijvend een demo aan.