Waarom meerdere keren naar een probleem kijken, als je het ook in één keer goed kunt doen? Vanuit dit principe brengt Total Quality Management een flinke dosis efficiëntie en tijdsbesparing in de organisatie. De TQM betekenis en de voordelen die TQM management met zich meebrengt, lees je in deze blog.
Wat is kwaliteitsmanagement?
Bij het woord ‘kwaliteit’ denken we vaak aan de kwaliteit van eindproducten of -diensten. Bij kwaliteitsmanagement echter, draait het om veel meer dan dat. Kwaliteitsmanagement, ook wel Total Quality Management of TQM genoemd, is ingericht op de kwaliteit van het gehele proces. Deze proceskwaliteit dient continu verbeterd te worden, door hogere kwaliteit te kunnen leveren tegen lagere kosten. Quality Management is een managementconcept dat voortborduurt op andere methodieken, zoals de lerende organisatie en TPM. Kwaliteitsmanagement onderscheidt zich van deze andere methodieken, door te werken vanuit het principe ‘in één keer alles goed doen’. Door continu processen direct zo goed mogelijk in te richten, kun je als organisatie veel tijd besparen, door overbodige correcties en implementaties te voorkomen. Als TQM leidt tot de beste kwaliteit, zul je bijvoorbeeld minder tijd hoeven te investeren in serviceverleningen als garantiereparaties.
De belangrijkste pijlers van TQM
Total Quality Management implementeren in een organisatie kan pas als er goed wordt gekeken naar alle TQM pijlers. De belangrijkste TQM pijlers zijn:
1. Klantgerichtheid
Kwaliteit stopt niet met het behalen van een specifieke kwaliteitsnorm, gesteld door de organisatie zelf. De klant bepaalt uiteindelijk of de organisatie voldoet aan de door hem of haar gestelde kwaliteitscriteria. Je hoeft dus niet de hoogste kwaliteit te leveren, maar wel te voldoen aan de verwachtte kwaliteitseisen van de klant. En dit allemaal, niet te vergeten, tegen de laagste kosten.
2. Focus op processen
Zoals al eerder benoemd, gaat TQM verder dan productkwaliteit. De kwaliteit van het volledige proces staat centraal. Stuur daarom op processen; zowel primair, als ondersteunend en bestuurlijk. De samenkomst van alle processen creëert de uiteindelijke kwaliteit van de organisatie.
3. Betrokken medewerkers
Zonder medewerkers geen rechtstreekse input en continue verbetering. Betrokken medewerkers helpen bij de ontwikkeling van de processen en hebben daarmee grote invloed op de kwaliteit.
4. Besluitvorming en leiderschap
We noemen het niet voor niks Total Quality Management. Het management vervult een belangrijke rol bij TQM. Naast woorden, zullen er ook echt daden nodig zijn om de rest van de organisatie mee te nemen in het principe van kwaliteitsmanagement. Beslissingen doorvoeren op basis van (door data ondersteunde) feiten en niet op basis van emoties, is hierbij van groot belang.
5. Integratie
Bij kwaliteitsmanagement wordt ervan uitgegaan dat alle bedrijfsprocessen onderling invloed op elkaar hebben. Het integreren van alle bedrijfsprocessen is dus de enige manier om de kwaliteit te doen laten stijgen. TQM modellen, zoals een eigen kwaliteitssysteem of ISO 9000, kunnen hier helpen bij creëren van inzicht en grip.
6. De eerste keer goed
Het proces dient op zo’n manier te worden georganiseerd, dat het resultaat in één keer aan de normen voldoet. Zo worden corrigerende acties in het proces of voor de klant voorkomen. De kostprijs zal hierdoor verlagen, omdat correcties vaak onnodige en relatief hoge kosten met zich meebrengen.
7. Communicatie
Hanteer je een TQM model, dan dienen alle betrokkenen wel op de hoogte te zijn van updates. Communicatie is dus de sleutel tot succes. Het is van belang dat de communicatie in lijn ligt met de missie, visie en doelstellingen.
8. Continu verbeteren
De kwaliteit van een organisatie betert enkel wanneer er een continue informatiestroom bestaat binnen het bedrijf. Welke acties hebben plaatsgevonden? En hebben deze geleid tot het gewenste resultaat? De PDCA-methode kan helpen bij het creëren van een helder overzicht.
De voordelen van TQM
Total Quality Management correct implementeren in de organisatie, is ontzettend waardevol. We hebben veel voordelen van TQM al besproken in deze blog, maar zetten ze toch nog even voor je op een rijtje:
- Binnen de organisatie ontstaat een cultuur van betrokkenheid en optimale prestaties.
- Er wordt systematisch gewerkt aan het principe van continu verbeteren.
- De kwaliteit wordt hoger, consistenter en sluit aan bij de wensen van de klant. De klanttevredenheid stijgt.
- Kosten die gepaard gaan met correcties worden verminderd, omdat de verhoogde kwaliteit tot minder benodigde correcties leidt.
- Optimaal kwaliteitsmanagement staat gelijk aan optimaal tijdsmanagement.
Hoe verbeter je bedrijfsprocessen middels TQM?
De woorden ‘integratie’ en ‘communicatie’ zijn al een aantal keren gevallen. Om bedrijfsprocessen middels TQM te kunnen verbeteren, zal er allereerst gekeken moeten worden naar de wijze waarop intern verbeterpotentieel wordt ontdekt en gecommuniceerd. Hoe kunnen betrokkenen zo snel mogelijk op de hoogte worden gesteld en hoe wordt de bijbehorende data verzameld? Een online platform als EZ-GO is een goede fundering, die de gehele organisatie ondersteunt bij het verzamelen van data en het creëren van een overzichtelijk verbeterpotentieel. Operators en teamleden van het management krijgen op die manier korte onderlinge lijntjes, zodat er snel geschakeld kan worden. Ook benieuwd naar de mogelijkheden van EZ-GO om jouw kwaliteitsmanagement een boost te geven? We vertellen je graag meer!