De term Continuous Improvement (CI) is weinig verhullend. Het inzichtelijk maken van verliezen en het standaardiseren van informatie, acties en controles – dat is waar CI bij helpt. Dankzij onder andere de PDCA-cyclus kan zelfs CI op zichzelf worden gestandaardiseerd. In de EZ-GO app zijn verschillende modules verwerkt die helpen bij het hanteren van deze cyclus. In deze blog leggen we je uit waarom wij Continuous Improvement zo belangrijk vinden.
Wat is Continuous Improvement (CI)?
Continuous Improvement betekent in het Nederlands letterlijk Continu Verbeteren. Een andere term die wordt gebruikt is het Japanse ‘Kaizen’. Dit betekent: veranderen om te verbeteren. En dat is precies waar het bij Continuous Improvement om draait. In de praktijk wordt Continuous Improvement vaak gezien als Lean. Maar, ondanks dat verbetermethodieken als Lean en Lean Six Sigma prima aansluiten bij CI, kunnen de twee termen niet als synoniemen worden beschouwd. Continuous Improvement is gericht op het doorbreken van de gedachtegang; ‘Alles draait nog zonder merkbare problemen, dus het productieproces verloopt al optimaal’. Bij CI is het doel juist om dieper in de productieprocessen te duiken, verbetersuggesties te verzamelen en ook daadwerkelijk te realiseren. Met CI wordt er dus geschakeld van een afwachtende instelling naar een proactieve instelling.
Waarom is continu verbeteren belangrijk?
Continu verbeteren daagt het volledige team op de werkvloer uit om op een proactieve manier samen te werken richting een bedrijfsvoering waarbij de focus ligt op het regelmatig en stapsgewijs vinden en tot stand brengen van verbeteringen. Dit leidt niet alleen tot een grotere betrokkenheid van de werknemers, maar ook tot meer werkplezier (mede dankzij deze betrokkenheid). Deze voordelen ontstaan onder andere doordat er niet harder, maar juist slimmer wordt gewerkt. Om dit resultaat te behalen is het belangrijk dat de werknemers het belang van continu verbeteren inzien en dat zij worden gemotiveerd om aan te sluiten bij de cultuur van Continuous Improvement.
Hoe kan je continu verbeteren?
Continuous Improvement begint bij de input van medewerkers en een duidelijk proces. Binnen dit proces kunnen we vervolgens drie onderdelen onderscheiden:
- Het inzichtelijk maken van verliezen en verzamelen van mogelijke verbeterpunten
Waar willen we als bedrijf naartoe werken, wat zijn onze grootste verliezen, welke activiteiten verhogen de klanttevredenheid en welke stappen dienen er (op een andere manier) gestandaardiseerd te worden om dit te realiseren? Die vragen staan centraal bij deze eerste fase van Continuous Improvement. Gebruik ook de input van werknemers om de vragen te beantwoorden. - Het uitvoeren van de daadwerkelijke verbetering(en)
In de tweede fase van Continuous Improvement gaat het over het realiseren van de verbetersuggesties. Bekijk goed welke werknemers van welke afdelingen er betrokken moeten worden bij het verbeterproces en zorg ervoor dat deze betrokken werknemers de waarde van de verbetering inzien. - Het monitoren en analyseren van resultaten
Het monitoren van de individuele en organisatorische verbeteringen die hebben plaatsgevonden, biedt mogelijkheden om te leren van de uitgevoerde verbetering voor de toekomstige verbetersuggesties. Bij een geslaagde uitvoering van de verbetersuggestie is het zaak om het opnieuw gestandaardiseerde proces direct te verwerken in de werkinstructies en de checklists, zodat iedere werknemer er direct van op de hoogte is en mee kan groeien in de optimalisatie.
Gedachtegoed van continue verbetering
Een langetermijnaanpak voor bedrijven om (productie)processen non-stop te verbeteren en zo de klantbehoefte tegemoet te komen, verspillingen te voorkomen en productie efficiënter en veiliger te maken. Zo omschrijven we het gedachtegoed van continue verbetering. Continu verbeteren heeft door de duidelijk aanwezige langetermijnaanpak invloed op de cultuur binnen een organisatie. Denk aan de motivatie van het personeel, het constant creëren van een hogere klantwaarde en het in gesprek blijven met de mensen op de werkvloer. De input van werknemers, communicatie en analyse zijn dan ook belangrijke aspecten binnen Continuous Improvement.
Aan de slag met CI
De productiewereld heeft te maken met razendsnelle technologische ontwikkelingen, een krappe arbeidsmarkt en een veranderende klantvraag. Om het nog maar niet te hebben over de schaarste van grondstoffen en de energietransitie waar veel bedrijven mee worstelen. Continu verbeteren vraagt daarom om een gestructureerde aanpak, waarbij er gewerkt wordt met de methode(s) die goed bij de processen van het bedrijf aansluit(en). Een cultuur van continu verbeteren creëren gaat niet van de ene op de andere dag en er komt veel papierwerk bij kijken. Het is verstandig om al dit papierwerk rondom de CI te digitaliseren. Door bijvoorbeeld verbeterpunten snel digitaal in te voeren op de EZ-GO app op het moment dat de werknemers deze tegenkomen, verzamel je op een efficiënte manier veel verbetersuggesties.
De verbeterde, gestandaardiseerde processen kunnen daarna eveneens worden doorgevoerd in de app, waardoor alle werknemers de processen per direct op de nieuwe manier uit kunnen voeren. Ook bij audits is dit een groot pluspunt: alle stappen, opgeloste knelpunten en uitgevoerde acties zijn namelijk digitaal vastgelegd.