Het uitvoeren van corrigerende of preventieve maatregelen is een fundamenteel onderdeel van continue verbetering. CAPA management wordt daarom in vele fabrieken gehanteerd om (terugkomende) problemen te voorkomen. Hoe en wanneer je CAPA in kunt zetten om jouw productieomgeving te optimaliseren, lees je in deze blog.
Wat is CAPA?
CAPA is een term die veel terugkomt in productieomgevingen. Maar wat is CAPA nu eigenlijk? CAPA staat voor Corrective And Preventive Action. Of in het Nederlands: Correctieve En Preventieve Actie. CAPA wordt gebruikt bij kwaliteitsmanagement om problemen en afwijkingen in het productieproces te identificeren, corrigeren en voorkomen. Correctieve acties worden genomen om directe problemen aan te pakken die zijn ontstaan (Corrective Action), terwijl preventieve acties worden ondernomen om potentiële problemen in de toekomst te voorkomen (Preventive Action). CAPA management omvat niet alleen het vaststellen van afwijkingen en problemen, maar ook het analyseren van de onderliggende oorzaken en het implementeren van corrective and preventive actions. Ook het monitoren van het effect van deze acties en het documenteren van alle stappen is een belangrijk deel van het CAPA proces, om continue verbetering te kunnen realiseren.
Wanneer maak je gebruik van corrective and preventive actions?
Op het moment dat er fouten of afwijkingen zichtbaar worden in het eindproduct kan er een corrective action of een preventive action worden uitgevoerd. Het doel hiervan is om directe problemen aan te pakken die zijn opgetreden en er voor te zorgen dat deze problemen zich in de toekomst niet zullen herhalen. Door fouten of afwijkingen op die manier te elimineren, kun je de cultuur van continu verbeteren binnen de organisatie een extra boost geven. Je zet CAPA dus in als je processen blijvend wil verbeteren, om zo efficiëntie te verhogen, kwaliteit te optimaliseren en kosten te verlagen.
Wat zijn de voordelen van CAPA?
Zet je CAPA management goed in? Dan ben je actief bezig met continue verbetering binnen de organisatie. Een aantal voordelen die hiermee gepaard gaan, zijn:
- Het CAPA systeem helpt bij het creëren van rapportages en managementinformatie, op een efficiënte, overzichtelijke en snelle manier. Deze rapportages kunnen vervolgens weer perfect worden ingezet als uitgangspunt tijdens audits of beslismomenten.
- Je voldoet met het CAPA systeem eenvoudiger aan onder andere ISO-normen.
- De werkomgeving wordt flexibel en gecontroleerd, dankzij de zelf in te richten CAPA workflows. Denk bijvoorbeeld aan checklists en formulieren die zijn afgestemd op de organisatie.
- De efficiëntie van operationele processen en kwaliteitsprocessen wordt verhoogt, door het CAPA management te laten integreren met andere systemen. Denk aan de ERP systemen waarvan gebruik wordt gemaakt binnen de organisatie.
- Het risico op terugkerende problemen en afwijkingen wordt verkleind, dankzij de geïmplementeerde CAPA oplossingen, die herhaling van eenzelfde probleem dienen te voorkomen.
- Door CAPA vanuit het principe van continue verbetering in te zetten, is de CAPA cyclus gesloten en zullen vergeten of incomplete gegevens dus niet vaak meer voor komen.
Wat komt er allemaal kijken bij CAPA management?
CAPA management bestaat uit onder andere rapportages, analyses van de hoofdoorzaak, actieplannen en bewakingsmomenten. Om dit allemaal correct bij te kunnen houden is een systematische aanpak vereist. Alleen met volledige informatie en nauwkeurige analyses kunnen er duurzame oplossingen worden bedacht en geïmplementeerd. De gehele werkwijze dient dus zo ingericht te zijn, dat CAPA management altijd en overal aanwezig is. Dit houdt in dat medewerkers, management en andere betrokkenen een effectief CAPA systeem na zullen moeten streven, om daadwerkelijk resultaat te behalen.
Hoe zet je CAPA in bij jouw onderneming?
Om het gehele proces rondom corrective actions en preventive actions te ondersteunen, heb je software nodig die het CAPA systeem centraal en inzichtelijk maakt voor alle betrokkenen. Het EZ-GO platform is een voorbeeld van zo’n systeem, waar afwijkingen, klachten, registraties en natuurlijk oplossingen op één digitale plek kunnen worden bijgehouden. EZ-GO volgt alle stappen van de PDCA-cyclus, die als tool kan worden ingezet voor een succesvol CAPA systeem. Je identificeert immers het probleem en maakt een plan voor een corrigerende of preventieve actie (Plan). Hierna voer je deze actie(s) uit en verzamel je gegevens over de prestaties (Do). Na het evalueren van de effectiviteit van de actie (Check), kun je de actie standaardiseren bij tevredenheid of de PDCA cyclus opnieuw starten als er nog meer verbetering nodig is (Act).
Voorbeeld CAPA management
Stel je voor dat een productiebedrijf regelmatig klachten ontvangt van klanten over een bepaald product dat ze produceren. Na een grondige analyse ontdekken ze dat de klachten te wijten zijn aan één specifiek onderdeel, dat niet voldoet aan de kwaliteitsnormen. Om dit probleem aan te pakken, maakt het bedrijf gebruik van een CAPA-proces. Dit begint met het identificeren van de afwijking (het defecte onderdeel). Vervolgens worden er analyses uitgevoerd om tot de kernoorzaak van het probleem te komen. Dit kan bijvoorbeeld een probleem met betrekking tot de leverancier zijn of een fase van het productieproces dat niet goed verloopt. Hierna zal er een actie worden bedacht om de oorzaak te elimineren. Een voorbeeld van een corrigerende actie kan zijn om de onderdeelspecificaties te verbeteren. Een preventieve actie kan de vorm aannemen van het aanscherpen van kwaliteitscontroles bij ontvangst van de materialen. Na het uitvoeren van de acties wordt er gecontroleerd of het onderdeel dat voor klachten zorgde, nu wel aan de normen voldoet.
Door dit CAPA-proces toe te passen, verbetert het bedrijf de productkwaliteit, vermindert het de klachten en versterkt het de klanttevredenheid. Nemen de klachten na het proces niet af? Dan zet je een nieuwe CAPA cyclus in gang om nieuwe oorzaken en acties vast te stellen.
Vragen over CAPA?
Wil je meer weten over het implementeren van het CAPA systeem binnen jouw organisatie? Of ben je benieuwd naar de manier waarop het EZ-GO platform ondersteuning kan bieden in het gehele CAPA proces? De specialisten van EZ Factory kunnen jou alles vertellen over het centraliseren en digitaliseren van alle stappen omtrent corrective and preventive actions.