In ieder bedrijf wordt er gewerkt met workflows. Een workflow kan een behoorlijke invloed hebben op de optimalisatie van bedrijfsprocessen. Om het onderste uit de kan te halen, pas je workflow management toe. Wat een workflow is, hoe workflow management eruit ziet en met welke workflow management software je het beste kunt werken? Dat lees je in deze blog.
Wat is workflow management?
Bij workflow management ga je systematisch te werk, om bedrijfsprocessen te organiseren, optimaliseren en automatiseren. Het doel van workflow management, is het bereiken van een verbeterde efficiëntie en productiviteit in deze processen. Workflow management omvat het in kaart brengen van de verschillende taken, de verschillende rollen met bijbehorende verantwoordelijkheden en het opzetten van de stappenplannen. Dit leidt tot een soepele overgang tussen de taken. Workflow management werkt op die manier dus ook toe naar procesconfirmatie. Om workflows te kunnen managen, is een workflow management system nodig. Hierin worden veelal tools geboden, die helpen met het volgen van de voortgang, het toewijzen van taken en het creëren van integratie met andere systemen. Met de juiste software, kun je met workflow management de klanten sneller helpen en de medewerkers efficiënter laten werken.
Wat zijn workflows?
In een workflow zijn alle stappen opgenomen die gezet moeten worden om een bedrijfsproces correct uit te voeren. Deze stappen zijn gekoppeld aan regels, een bepaalde volgorde, een specifiek tijdsbestek en natuurlijk verantwoordelijke uitvoerende medewerkers. Al deze informatie wordt verwerkt in een workflow. Dit betekent dan ook, dat een workflow er voor iedere organisatie anders uit kan zien. Waar de ene organisatie streeft naar een uitgebreide en nauwkeurige workflow, wil de andere organisatie liever toewerken naar een zo kort mogelijke workflow. Workflows zijn gelukkig volledig in te richten naar eigen wensen en behoeften. Je kunt een workflow automatiseren of juist handmatig door een specialist laten opstellen. Een workflow voorbeeld kan bijvoorbeeld bestaan uit het melden van een issue, het beoordelen van een issue, het doorgeven van een issue aan de verantwoordelijke partij voor het bedenken van een oplossing en het uit laten voeren van de oplossing door een specialist. Bij iedere stap in deze workflow zijn verantwoordelijken betrokken, die specifiek één of twee taken uit dienen te voeren.
Hoe werkt workflow-management?
Met workflow management wordt de informatie die door de organisatie beweegt, beter gestructureerd en beheerst. Zo kan informatie efficiënt en veilig van de ene naar de andere afdeling worden overgedragen. Om dit te realiseren, moeten de bedrijfsprocessen in kaart worden gebracht en worden geautomatiseerd. Hiervoor worden taken en stappen binnen een proces vastgelegd en geordend. Vervolgens wordt er gekeken naar rollen en verantwoordelijkheden, die stuk voor stuk worden toegewezen aan medewerkers. Met behulp van workflow management software worden de stappen dan geautomatiseerd. Deze softwaretools houden de voortgang bij, wijzen taken toe aan de juiste personen en versturen meldingen wanneer nodig (zoals bij afwijkingen of tijdsuitloop).
Voordelen van workflow management
Het toepassen van workflow management heeft voordelen voor zowel de medewerkers als de managers. Zo is het voor de medewerkers een stuk overzichtelijker werken, dankzij een helder takenoverzicht. Zij kunnen efficiënter te werk gaan en gemakkelijker prioriteiten stellen. Ook krijgen de medewerkers met digitaal workflow management reminders voor deadlines en meldingen voor het uitvoeren van taken. Dit zorgt ervoor dat er geen belangrijke zaken meer vergeten worden en dat er meer structuur ontstaat in de planning en de uitvoering. Op deze manier brengt workflow management de medewerkers meer rust en duidelijkheid. Maar, tevens voor managers is het toepassen van workflow management voordelig. Zij kunnen medewerkers met een gerust hart meer verantwoordelijkheden toekennen, zodat de medewerkers in hogere mate betrokken worden bij de bedrijfsprocessen en de managers zelf kunnen focussen op de echte managementtaken. Door de workflow management software af te stemmen op de behoeften van de organisatie, bespaar je tijd en voorkom je inefficiënte processen en onnodige fouten.
Wat doet een workflow management systeem?
Een workflow management system kan worden gezien als centraal verzamelpunt voor alle workflows. Het gebruik van een workflow management systeem vraagt wel om gedigitaliseerde en geautomatiseerde workflows, zodat alle data eenvoudig samengebracht kan worden. Met een workflow management systeem heb je altijd toegang tot relevante informatie en de laatste wijzigingen. Het gevolg is dat alle informatie altijd bij de juiste persoon terecht komt, de processen efficiënter kunnen worden ingericht én uitgevoerd en dat de takenverdeling voor iedereen helder is. Workflows worden dus gestroomlijnd, terwijl taken ook nog eens consistenter worden uitgevoerd.
Stroomlijn jouw workflows met EZ-GO
Met EZ-GO kun je workflows eenvoudig stroomlijnen, door processen te digitaliseren en automatiseren. De workflow management software maakt het gemakkelijk om taken en werkinstructies aan te maken en deze toe te wijzen aan specifieke medewerkers. Het maken van duidelijke checklists en handleidingen in EZ-GO, bevordert de consistentie en kwaliteit van de bedrijfsprocessen. Dankzij de real-time monitoring en overzichtelijke rapportages, heb je direct inzicht in de voortgang en prestaties van de workflows. Door automatische meldingen en herinneringen te sturen, worden deadlines gehaald en taken tijdig opgepakt. Met EZ-GO stroomlijn je dus jouw workflows en verhoog je de productiviteit. Met eigen ogen alle mogelijkheden van het digitale platform bekijken? Vraag dan een EZ-GO demo aan!