Wie is er niet bekend mee? ISO certificaten zie je tegenwoordig overal terug. En dat is niet zonder reden! Het levert veel op voor de organisatie, maar ook voor betrokken leveranciers, opdrachtgevers, klanten én werknemers. Welke voordelen dit zijn, wat de belangrijkste ISO certificaten zijn om te behalen en wat hier allemaal bij komt kijken, leggen we je uit in deze blog.
Wat is een ISO certificering?
Een ISO certificaat kun je als bedrijf behalen, wanneer je voldoet aan de gestelde ISO normen. Deze ISO normen worden opgesteld door internationale specialisten en omschrijven precies aan welke punten je dient te voldoen om als ‘betrouwbaar’ bedrijf te kunnen worden beschouwd. Een ISO certificering draagt dus ook zeker bij aan een goede positionering. Om het gehele bedrijfsproces te laten voldoen aan de gestelde ISO normen, wordt er veelal gebruikgemaakt van een ISO kwaliteitssysteem. Elementen als de PDCA-cyclus dienen ervoor te zorgen dat er tijdens iedere stap in het proces wordt voldaan aan de normen. Het behalen van een ISO certificaat toont daardoor aan dat je goed op weg bent binnen de wereld van continu verbeteren en het creëren van procesconfirmatie.
Wat zijn de voordelen van een ISO certificaat?
Een ISO certificaat zal jouw bedrijfsvoering op verschillende manieren optimaliseren. Zo toon je aan betrouwbaar te zijn en dat je daadwerkelijk doet wat je claimt te doen. Maar ook voldoe je met een ISO certificaat aan de eisen die vanuit de opdrachtgever(s) gesteld worden. Verder profiteer je met het behalen van een ISO certificaat van de volgende voordelen:
- Er zullen kostenbesparingen ontstaan als gevolg van een efficiënter proces.
- Door een ISO kwaliteitssysteem te implementeren, zullen (potentiële) problemen sneller ontdekt en voorkomen worden.
- Het bedrijfsimago krijgt een flinke boost dankzij de ISO certificering. Dit kan tot een flink concurrentievoordeel leiden.
- Processen worden inzichtelijker voor de gehele organisatie. De betrokkenheid van het personeel zal hierdoor groeien en informatie voor audits is snel op te halen.
- Het volgen van het ISO kwaliteitssysteem leidt tot procesconfirmatie, met als gevolg een stabiele kwaliteit en verbeterde klanttevredenheid.
Wat zijn de meest voorkomende ISO certificeringen?
Er bestaan enorm veel soorten ISO certificeringen en dat aantal is de laatste jaren alleen nog maar gestegen. Voor fabrieken bestaat er een viertal ISO certificaten waar je niet meer onderuit kunt. Deze ISO certificeringen hebben te maken met kwaliteit, milieu, Arbo en informatiebeveiliging. We leggen je uit waar deze ISO certificeringen voor staan en waarom ze zo belangrijk zijn voor jouw organisatie.
ISO 9001 – Kwaliteit
Wil je jouw opdrachtgevers en klanten overtuigen van het feit dat jij kwaliteit levert? Dan is het behalen van de ISO 9001 certificering een absolute must. De ISO 9001 certificering is binnen praktisch iedere sector bekend en wordt wereldwijd gezien als dé norm waaraan je dient te voldoen op het gebied van kwaliteit en kwaliteitsmanagement. Werken volgens ISO 9001 kwaliteitsmanagement levert daarnaast een verhoogde klanttevredenheid, omzetgroei en kostenbesparingen vanuit efficiëntie op.
ISO 14001 – Milieu
Een ISO 14001 certificering is gericht op de nationale milieuwetgeving en houdt sterk verband met duurzaam produceren. Voor vele opdrachtgevers en klanten is het belangrijk dat een bedrijf voldoet aan de ISO 14001 certificering, zeker als het gaat om aanbestedingen. Het structureel verbeteren van het interne milieubeleid helpt jouw bedrijf bij het besparen op kosten die gepaard gaan met bijvoorbeeld energie of afvalverwerking.
ISO 45001 – Arbo
Mensen die thuis zijn in de ISO certificeringen, zullen de ISO 45001 certificering wellicht nog kennen als de OHSAS 18001. Dit houdt in dat ISO 45001 staat voor de nieuwe internationale normen met betrekking tot Arbo: veilig en gezond werken. Een ISO 45001 certificaat is daarmee een aantrekkelijk pluspunt voor zowel opdrachtgevers als werknemers. Het beperken van risico’s op de werkvloer leidt weer tot minder verzuim, waardoor je kosten bespaart.
ISO 27001 – Informatiebeveiliging
In een wereld waar ontzettend veel persoonsgegevens en andere gevoelige informatie online worden bewaard, is het van groot belang dat deze informatie goed wordt beveiligd. De ISO 27001 certificering laat jou als bedrijf aantonen dat je deze informatiebeveiliging volgens de strenge normen op orde hebt. Het risico op dataleks of hacks wordt hiermee behoorlijk beperkt. Daarnaast wordt het eenvoudiger om te voldoen aan onder andere de AVG, als je werkt volgens de ISO 27001.
Wat doe je tijdens een ISO certificering?
Om ervoor te zorgen dat je slaagt voor het ISO certificaat, begin je met het opstellen van een eigen ISO kwaliteitssysteem. Door dit kwaliteitssysteem als rode draad door te voeren in de bedrijfsprocessen en regelmatig interne audits uit te voeren, kun je waar nodig snel aanpassingen doen. Hierdoor optimaliseer je de processen continu, tot op het niveau dat je een ISO certificering kunt behalen. Ben je van mening dat dit niveau is bereikt? Dan kun je een ISO certificaat aanvragen bij een externe partij die ISO beoordelingen uitvoert. Is deze externe specialist ook van mening dat de organisatie voldoet aan alle ISO normen die gekoppeld zijn aan het ISO certificaat dat je hebt aangevraagd? Dan zul je jouw ISO certificering ontvangen en kun je bij jouw opdrachtgevers en leveranciers duidelijk maken dat je een ISO gecertificeerd bedrijf bent.
Hoe lang duurt een ISO certificering?
Een ISO certificering behaal je niet in een dag. Afhankelijk van hoe groot en complex de organisatie is, kan het proces drie tot twaalf maanden in beslag nemen. Ook de specifieke ISO normen waar je aan wilt voldoen en de mate van voorbereiding die je vooraf al getroffen hebt, hebben invloed op de duur van de ISO certificering. Het opzetten en verbeteren van processen, documentatie en systemen optimaliseren tijdens de voorbereidingsfase, kan bijvoorbeeld al gauw zes maanden in beslag nemen. Hoe meer verbeteringen er nog moeten worden doorgevoerd, des te langer zal het duren voor het ISO certificaat kan worden aangevraagd.
Wat als je de ISO certificering niet haalt?
Komt de externe specialist tijdens de audit tekortkomingen tegen? Dan kunnen deze als kleine afwijkingen of als grote afwijkingen worden geregistreerd. De kleine afwijkingen kunnen veelal in een periode van bijvoorbeeld drie maanden worden hersteld, maar de grote afwijkingen leiden er veelal toe dat het verzoek voor het ISO certificaat wordt afgewezen. Je voldoet dan namelijk niet aan de gestelde ISO normen, met een mogelijke impact op de reputatie, klantrelaties en samenwerkingen van de organisatie als gevolg. Dit wil je natuurlijk niet. Tijd dus om opnieuw aan de slag te gaan met het ISO kwaliteitssysteem en de inzichten die uit de audit naar voren zijn gekomen te gebruiken voor een nieuw actieplan. Heb je alle knelpunten aangepakt, dan kun je natuurlijk opnieuw een audit aanvragen om jouw ISO certificaat alsnog te behalen. Mocht je niet in één keer slagen voor de ISO certificering, dan is dit dus niet meteen een eindpunt.
Hoe lang is een ISO certificaat geldig?
Vanaf het moment dat je het ISO certificaat hebt behaald, is deze drie jaar geldig. Binnen deze drie jaar wordt er met regelmaat een controleaudit uitgevoerd door de externe beoordelaar, ook wel toezichtaudit genoemd. Dit kan eens per jaar of meerdere keren per jaar zijn. Op die manier wordt er vastgesteld of je nog steeds voldoet aan de normen en het certificaat dus nog verdient. Als de eerste drie jaar voorbij zijn, wordt er een uitgebreider onderzoek uitgevoerd. Worden er geen bijzonderheden vastgesteld tijdens deze audit, dan wordt het ISO certificaat weer met drie jaar verlengd. Bij grote tekortkomingen die niet tijdig worden opgelost, kan het certificaat echter ook worden ingetrokken. Blijf dus werken aan het ISO kwaliteitssysteem om dit te voorkomen.
Wat kost een ISO certificering?
Er bestaan geen vaste ISO certificering kosten. De kosten van een ISO certificering kunnen sterk variëren, omdat deze afhankelijk zijn van de grootte en complexiteit van de organisatie, de te behalen ISO certificering en de mate van voorbereiding die nog getroffen moet worden. Hierdoor kunnen de ISO kosten gemiddeld oplopen van €5.000 tot €25.000. Hiervan wordt ongeveer €3.000 tot €10.000 besteed aan de audit zelf (inclusief de tussentijdse toezichtaudits). Daar komen natuurlijk de kosten van de voorbereiding bij. Hoe meer ondersteuning, externe consultants en systeemwijzigingen er nodig zijn, des te hoger zullen de kosten zijn. Je kunt hierbij rekening houden met kosten variërend van €2.000 tot €15.000. Natuurlijk kan er nieuwe software nodig zijn of extra tijdsinvestering van medewerkers. Neem dit dus ook mee in het kostenplaatje.
Hoe EZ-GO kan helpen bij een ISO certificering
Het EZ-GO platform is dé standaard voor jouw standaarden. De checklists en formulieren zijn de basis voor standaardisatie, documentatie en risicobeoordeling. Maar ook het takenmanagement binnen EZ-GO helpt bij het efficiënt opvolgen, afronden en vastleggen van acties om (weer) aan de ISO normen te kunnen voldoen. Het geautomatiseerde en inzichtelijke systeem dat je met EZ-GO voor de hele organisatie creëert, maakt audits een stuk minder stressvol en het continue verbeteren makkelijker, zodat er een goede basis wordt gelegd voor onder andere het kunnen behalen van ISO certificaten.