In een wereld waar (digitale) ontwikkelingen de markt beheersen, kun je er niet meer omheen dat je her en der structureel aanpassingen door moet voeren binnen de organisatie. Digitale formulieren vormen slechts één van de ontwikkelingen die de laatste jaren speelt en waarvan we van harte aanbevelen om de trends te volgen. In deze blog vertellen we welke voordelen het maken van digitale formulieren met zich meebrengt en waar je op moet letten als je de online formulieren zelf wilt gaan maken.
Voordelen van digitale formulieren
Digitale formulieren maken levert op veel vlakken voordeel op. Je bespaart bijvoorbeeld enorm veel tijd bij het invullen van de formulieren, omdat alle informatie op één plek te vinden is. Maar je gaat van meer veranderingen profiteren wanneer je digitale formulieren omarmt. Een greep uit de voordelen die ontstaan door formulieren te digitaliseren:
- Door alle informatie op een centrale plek aan te bieden, verbeteren digitale formulieren de interne communicatie. Tevens worden processen direct meer gestroomlijnd, met snellere doorlooptijden als gevolg.
- Administratiefouten worden ontzettend beperkt. De centraal beschikbare informatie is namelijk altijd terug te vinden in de online omgeving én is altijd bijgewerkt.
- Door de juiste software te gebruiken voor jouw digitale formulieren, kun je ook eenvoudig online rapportages, grafieken en tabellen realiseren naar aanleiding van real-time data. Digitale formulieren maken gaat dus verder dan enkel een stappenplan of een simpele invullijst.
- Het verzamelen van data middels digitale formulieren kan een goede eerste stap richting ISO-certificering zijn. Je kunt namelijk beter aantonen dat jouw bedrijf continu bezig is met (het verbeteren van) kwaliteit en de processen.
- Formulieren digitaliseren leidt ertoe dat ook registratieprocessen digitaal kunnen worden opgepakt. Door dieper in het workflow management de duiken, kun je de digitalisering doortrekken in het gehele bedrijfsproces.
Hoe kan je formulieren digitaliseren?
Een online formulier maken, begint bij het kiezen van de juiste ondersteunende software. Je kunt bijvoorbeeld al snel een online formulier maken met behulp van programma’s als Google Forms of gespecialiseerde software als JotForm. Tevens bestaat er software waarin je zelf jouw digitale formulieren kunt ontwerpen en deze ook direct kunt gebruiken, om uiteindelijk dataverzameling en -analyses te ontvangen. EZ-GO is een voorbeeld van dit type software – maar daarover later meer. Wil je jouw formulieren ook digitaliseren? Kijk dan eerst goed naar de informatie die je graag wilt kunnen verwerken, welke velden hiervoor benodigd zijn en wat voor invulvelden dit dienen te zijn. Vervolgens kun je het online formulier uitwerken en gaan testen, om zeker te stellen dat deze gebruiksvriendelijk en foutloos werkt. Is alles goedgekeurd? Dan integreer je het digitale formulier binnen de organisatie en het bedrijfsproces. Het verzamelen en analyseren van data kan beginnen!
Waar moet een digitaal formulier aan voldoen?
Er zijn een aantal criteria waar je goed naar moet kijken, voordat je digitale formulieren gaat inzetten. Belangrijk is dat de formulieren gebruiksvriendelijk zijn, zodat alle medewerkers snel en eenvoudig gegevens kunnen invoeren. Maar ook real-time toegang en updates, om met actuele informatie te kunnen werken, is gewenst. Aanvullend mogen we het stukje beveiliging zeker niet vergeten. Een digitaal formulier en de bijbehorende software, hoort gevoelige gegevens naar behoren te beschermen. Als laatste werkt het vele malen prettiger als een digitaal formulier aanpasbaar is. Flexibiliteit is dus zeker een belangrijk thema als je digitale formulieren gaat handhaven. Zo kan het formulier meegroeien met de verbeterde bedrijfsprocessen.
Verschil digitale formulieren en papieren formulieren
Digitale formulieren bieden snelle, foutloze dataverzameling en real-time toegang, terwijl papieren formulieren handmatige verwerking vereisen en foutgevoelig zijn. Digitale formulieren integreren daarnaast gemakkelijk met databases en systemen voor automatische gegevensverwerking, terwijl papieren formulieren om een fysieke opslag en handmatige gegevensinvoer vragen. Ook zijn digitale formulieren natuurlijk milieuvriendelijk en kostenbesparend, doordat ze papierverbruik en opslagkosten elimineren. Een digitale opslag gaat meteen gepaard met meer optionele beveiligingsmaatregelen, die papieren formulieren simpelweg niet kunnen bevatten. De overstap van papieren formulieren naar digitale formulieren maakt dus een groots verschil voor iedereen in én om het bedrijf.
Optimaliseer jouw processen en maak digitale formulieren in EZ-GO
Met EZ-GO kunnen werknemers snel formulieren invullen via tablets of smartphones, waardoor gegevens real-time worden vastgelegd en direct beschikbaar zijn voor analyse. De checklists en formulieren die je als rode draad wilt laten toepassen in het proces, zijn altijd voor alle betrokkenen in te zien. Dit beperkt uitvaltijden en menselijke fouten. De software biedt tevens mogelijkheden voor geautomatiseerde validatie en meldingen, wat wederom fouten en vertragingen minimaliseert. Door alles digitaal in te vullen en op te volgen, wordt de efficiëntie van het proces verhoogd. Tegelijkertijd wordt de regelgeving beter nageleefd en hoef je minder papier te gebruiken, waardoor de eerdergenoemde voordelen ontstaan. Bovendien zorgt de gebruiksvriendelijke interface van EZ-GO ervoor dat werknemers zonder uitgebreide training aan de slag kunnen, wat de adoptie en het gebruiksgemak van het platform verhoogt.
In conclusie is formulieren digitaliseren noodzaak, om processen te optimaliseren, gegevens beter te kunnen beheren en efficiënter te werk te kunnen gaan. Ook gebruikmaken van de vele mogelijkheden die de digitale formulieren van EZ-GO bieden? Dan ben je van harte welkom voor een testronde!