De Pareto analyse is één van de belangrijkste analyses om uit te voeren als je procesoptimalisatie nastreeft. Veel fabrieken zijn dan ook bekend met de term. Maar, wat is een Pareto analyse nou eigenlijk? En hoe kun je deze zelf uitvoeren? In deze blog helpen we je op weg!
Wat is de Pareto analyse?
De Pareto analysis, bedacht door Vilfredo Pareto en later verder uitgewerkt door Joseph M. Juran, gaat dieper in op het verband tussen oorzaken en problemen. De Pareto analyse betekenis is dan ook het beste te omschrijven als een analyse om beter naar de oorzaken van problemen te kijken, waarbij er wordt uitgegaan van de 80/20 regel. Deze 80/20 regel omvat het principe dat 80% van de problemen te herleiden zijn naar 20% van de belangrijke oorzaken. Doordat je met de Pareto analyse werkt vanuit de gedachte dat een paar belangrijke oorzaken tot een grote meerderheid van de problemen kunnen zorgen, kun je ook eenvoudiger een groot deel van de problemen wegnemen, door een klein deel van de oorzaken aan te pakken.
Waarom gebruik je de 80/20 regel?
De 80/20 regel die voortkomt uit de Pareto analysis, wordt veelal gebruikt om beter prioriteiten te kunnen stellen en efficiënter te werken, als het gaat om procesverbetering en procesconfirmatie. Door je te richten op de 20% van de oorzaken die de grootste problemen veroorzaken, kun je namelijk met de minste inspanning de grootste impact bereiken op het gebied van verbetering. De voordelen van de 80/20 regel zijn dus terug te brengen naar efficiëntie, tijdsbesparing en focus – aspecten die allemaal met elkaar te maken hebben. Door eerst de belangrijkste taken aan te pakken, maximaliseer je namelijk de resultaten. Vervolgens vermijd je verspilling van tijd en eventuele middelen, door niet overbodig veel te investeren in minder belangrijke oorzaken. Daarnaast breng je meer effectieve focus aan in het proces, omdat je strategisch kunt handelen naar aanleiding van de factoren die het belangrijkst blijken te zijn voor het doorvoeren van snelle verbeteringen. Het Pareto principe kan dus om verschillende redenen worden ingezet, maar zal altijd meer efficiëntie, tijdsbesparing en focus voor de organisatie opleveren.
Hoe maak je een Pareto analyse?
Om dieper in het Pareto principe te duiken en alles uit de Pareto analyse te halen, zijn er een aantal vaste stappen die je volgt tijdens het proces. Deze vier stappen zorgen ervoor dat je de Pareto analyse in de praktijk optimaal inzet. Een Pareto analyse maken doe je dus ook eenvoudig zelf, indien je onderstaande basisstappen volgt.
Stap 1: Identificeer de problemen
Verzamel zoveel mogelijk input die potentiële problemen weergeven. Dit kun je doen door middel van interviews, rapportages en eigen waarnemingen of waarnemingen van medewerkers. Door al deze problemen op een rijtje te zetten, kun je een eerste groepering maken van het type probleem en de oorzaken ervan. Neem dus direct een oorzaak-gevolg theorie op in deze stap, om een compleet beeld te krijgen.
Stap 2: Bepaal de volgorde van urgentie
Met behulp van een Pareto chart organiseer je alle problemen en oorzaken, op zo’n manier dat de belangrijkste oorzaak van het grootste probleem op plek één komt te staan. Door de Pareto chart (staafdiagram) kun je snel en gemakkelijk zien welke oorzaak van welk probleem dit dient te zijn. Sorteer de staven in het diagram van hoog naar laag, om een prioritering te realiseren.
Stap 3: Geef elk probleem een score
Als je middels de Pareto chart alle problemen hebt vastgesteld en de oorzaken hebt geprioriteerd, kun je ieder probleem een score geven. Doe dit op zo’n manier dat problemen die zwaar wegen met betrekking tot het succes van het bedrijf, de hoogste score krijgen. Kijk bijvoorbeeld naar de impact die een probleem specifiek heeft op de winstgevendheid of op de klanttevredenheid. Het probleem dat hier de grootste impact op heeft, zal de hoogste score in de Pareto chart krijgen.
Stap 4: Groepeer problemen en tel de scores op
Voeg alle oorzaken die tot hetzelfde probleem leiden samen in een groep. Tel vervolgens de score van de verschillende ontstane groepen op, om te ontdekken welke groep de hoogste score – en dus de hoogste prioriteit – heeft. Hier zal namelijk de meeste winst te behalen zijn, als het draait om procesoptimalisatie.
Voorbeeld van een Pareto analyse
Lijkt een Pareto analyse maken voor jouw organisatie ook een goed idee, maar heb je nog geen helder beeld van hoe zo’n analyse er in de praktijk uit kan zien? Dan kun je inspiratie opdoen met het volgende Pareto analyse voorbeeld:
In een fabriek waar metalen onderdelen worden geproduceerd, begint het op te vallen dat er regelmatig productiefouten optreden die extra tijd en kosten met zich meebrengen. Deze fouten komen naar voren tijdens audits, maar zijn ook door klanten opgemerkt. Het management start een onderzoek volgens het Pareto principe, om te achterhalen wat de oorzaken van deze fouten zijn. De Pareto analyse toont aan dat 80% van de fouten inderdaad afkomstig is van slechts 20% van de oorzaken. Na het verzamelen van alle gegevens in een Pareto chart, blijken er een aantal meest voorkomende oorzaken te zijn:
- Onjuiste kalibratie van machines (45% van de fouten)
- Onvoldoende getraind personeel (25% van de fouten)
- Slechte kwaliteit van grondstoffen (15% van de fouten)
- Verkeerd onderhoud van apparatuur (10% van de fouten)
- Andere oorzaken (5% van de fouten)
De onjuiste kalibratie van machines leidt het vaakst tot het probleem, opvolgend door onvoldoende getraind personeel. Door zich te concentreren op het verbeteren van de machinekalibratie en het trainen van personeel, kan de fabriek het grootste deel van de problemen nu dus aanpakken en zo de productkwaliteit verbeteren en standaardiseren. Hierdoor zal er een efficiënter productieproces ontstaan, terwijl de kosten als gevolg van defecten en fouten worden verminderd.
Hulp nodig bij het optimaliseren van jouw bedrijfsprocessen?
Wil jij altijd toegang hebben tot de juiste data en input voor een Pareto analyse, om jouw bedrijfsprocessen te optimaliseren? Met EZ-GO kunnen werknemers snel gegevens invoeren over productieproblemen of inefficiënties. Deze data wordt vervolgens automatisch geanalyseerd, waardoor een Pareto analyse eenvoudig kan worden uitgevoerd. Zo kunnen de belangrijkste oorzaken van problemen worden geïdentificeerd en prioriteiten worden gesteld voor verbeteracties. Daarnaast biedt EZ-GO een gebruiksvriendelijke interface voor het standaardiseren van werkinstructies, het uitvoeren van audits en het monitoren van prestaties, waardoor bedrijven continue procesverbeteringen kunnen realiseren. We vertellen je graag meer over ons EZ-GO platform tijdens een vrijblijvend gesprek!