Kwaliteit, doelstellingen en standaarden: stuk voor stuk onmisbaar voor een succesvolle fabriek. Audits helpen enorm bij het verkrijgen van inzicht in deze aspecten, zodat jij weet hoe jouw fabriek ervoor staat. Zowel voor interne vraagstukken als externe vraagstukken zijn de resultaten van een audit van groot belang. En dan rest er nog maar één vraag: Wat zijn audits nu eigenlijk?
Wat is een audit?
Een audit is heel simpel gezegd een controle in de vorm van een systematisch en onafhankelijk onderzoek. Een audit controle wordt uitgevoerd door een auditor, die bestudeert of het bedrijf wel voldoet aan gestelde criteria, standaarden en doelen. Om dit vast te kunnen stellen, wordt er bij audits onder andere gekeken naar checklists, de processen en hoe deze processen worden gevolgd door de medewerkers. Maar ook documenten en registraties zijn erg belangrijke informatie om voor te kunnen dragen tijdens audit controles. Op basis van alle informatie, volgt constatering en advies, wat wordt verwerkt in een auditrapport. Zo’n complete audit controle kan voor de gehele organisatie worden uitgevoerd, maar ook voor een specifieke afdeling of een specifiek proces. Veelal heeft de audit controle iets te maken met kwaliteit, veiligheid of milieu. Dit betekent dat er dus bijvoorbeeld ook speciale ISO audits bestaan.
Waarom zijn audits in een fabriek belangrijk?
Als fabriek zijnde, wil je graag aan kunnen tonen dat je voldoet aan de gestelde normen. Het objectieve bewijs dat wordt verzameld tijdens audits, kan bij positieve uitkomst leiden tot de benodigde certificaten en een bewezen groei. Ook is audits uitvoeren het beginsel van een stukje zekerheid dat je als fabriek aan derden kunt bieden, om te tonen dat je een betrouwbare partij bent om zaken mee te doen. Voor de organisatie zelf is het uitvoeren van audits zeker niet minder belangrijk. Deze audit controles helpen je namelijk om inefficiënties, risico’s en mogelijke problemen vroegtijdig te ontdekken en aan te pakken. Hierdoor dragen audits meteen bij een de continue verbetering binnen de fabriek, wordt de productiviteit verhoogd en de kosten en uitvaltijd verminderd. Reden te meer dus, om niet terug te deinzen voor audits, maar ze juist te omarmen en te zien als uitgelezen kans om jouw fabriek nog succesvoller te maken.
Welke soorten audits zijn er?
Omdat een audit vele doelen kan hebben voor verschillende onderdelen van de organisatie, behouden we graag het overzicht. We maken onderscheid tussen twee soorten audits: de interne audits en de externe audits. We leggen voor beide typen audits uit hoe deze in hun werk gaan en geven enkele voorbeelden.
Interne audit
Bij een interne audit controle vindt de uitvoering plaats door medewerkers die zelf bij de fabriek in dienst zijn. Het onderzoek wordt dus niet uitbesteed aan een externe partij. Een interne audit wordt veelal ingezet als management tool, die meer grip op operationele of strategische verbeterpunten dient te bieden. Daarnaast drukt een interne audit je als organisatie nog even goed met de neus op de feiten, als het gaat om het kostenplaatje en de kwaliteit. Dit geeft klanten en andere betrokkenen het idee dat je serieus bezig bent met continue verbetering. Voorbeelden van interne audits zijn een kwaliteitsaudit, een procesaudit, een veiligheidsaudit of een milieuaudit. Al deze soorten audits kunnen dus als interne audit worden aangevlogen.
Externe audit
Een externe audit daarentegen, wordt uitgevoerd door een externe organisatie. Hierbij kun je denken aan een instelling die certificaten uitdeelt of aan een klant, maar ook een partij die geïnteresseerd is in een bedrijfsovername kan een audit uit laten voeren. Bij een externe audit wordt in de meeste gevallen gefocust op de complete organisatie of op de processen die specifiek te maken hebben met de productie. Dit kan bijvoorbeeld heel goed een leveranciersaudit zijn. Maar ook een certificeringsaudit, een regelgevingsaudit en een klantenaudit zijn mogelijke externe audits. Waar je met een interne audit op zoek gaat naar mogelijke verbeteringen, dient een externe audit dus als kwaliteitsmanagement tool, waarmee je als fabriek aan kunt tonen dat je als betrouwbare partner hoge kwaliteit levert.
Hoe voer je een audit controle uit?
Wil je ook graag zelf audits uitvoeren? Dan helpen je op weg met het volgende stappenplan:
- Planning: Bepaal het doel, de scope en de criteria van de audit. Stel vervolgens een auditteam samen en maak een tijdschema, die je nauwkeurig op kunt volgen.
- Voorbereiding: Verzamel en bestudeer alle relevante documentatie. Dit omvat onder andere schrijven over de procedures, de normen en eerdere auditrapporten. Ontwikkel naar aanleiding van deze informatie een auditplan met gedetailleerde checklists. Zo weet je zeker dat je geen enkele stap uit het plan overslaat.
- Uitvoering: Begin met een openingsbijeenkomst om het doel en de aanpak te bespreken. Koppel mensen met specifieke vaardigheden aan de bijpassende taken, zodat de verantwoordelijkheden goed zijn verdeeld. Voer daarna de audit uit, door observaties, interviews en documentbeoordelingen te verzamelen. Leg dit bewijsmateriaal naast elkaar, om de naleving van normen te verifiëren.
- Analyse: Beoordeel de verzamelde gegevens, identificeer afwijkingen en stel risico’s vast. Analyseer de oorzaken en de impact van de bevindingen, zodat je deze kunt prioriteren.
- Rapportage: Stel een auditrapport op met bevindingen, conclusies en aanbevelingen. Bespreek dit rapport tijdens een afsluitende bijeenkomst met alle interne betrokkenen.
- Nazorg: Voer alle corrigerende maatregelen door en beoordeel de effectiviteit hiervan, om toekomstige verbeteringen te waarborgen. Zorg er dus voor dat het proces niet stopt na het doorvoeren van de maatregelen.
Zelf audits voorbereiden en uitvoeren met het EZ-GO platform
Het EZ-GO platform maakt het voorbereiden en uitvoeren van audits een stuk gemakkelijker. Door templates te hanteren die goed bij de normen en doelen van de audits passen, kun je ook checklists gebruiken die toewerken naar de doelstelling. Tijdens de audit kun je real-time gegevensverzameling raadplegen, om afwijkingen en verbeterpunten te ontdekken. Doordat bevindingen en aanbevelingen direct kunnen worden verwerkt in het auditrapport, kun je deze er later nog weer even bij pakken – extra handig als je samen met het team wilt overleggen over de beste corrigerende maatregelen. Alle informatie is dus voor, tijdens en na de audit op één platform terug te vinden. Benieuwd hoe dit er uit kan zien voor jouw fabriek? Een demo geeft je een realistisch beeld van de vele opties!