Kwaliteit, in de breedste zin van het woord, meten binnen jouw bedrijf? Dan kun je wel eens gebaat zijn bij een kwaliteitsmanagementsysteem. We vertellen je daarom graag meer over de functie van een kwaliteitsmanagementsysteem, de beste manier om een kwaliteitssysteem opzetten te realiseren en het vinden van passende en kwalitatieve kwaliteitsmanagementsysteem software.
Wat is een kwaliteitsmanagementsysteem?
Een kwaliteitsmanagementsysteem (afgekort KMS), waarborgt het kwaliteitsmanagement binnen het bedrijf. Dankzij een goed kwaliteitssysteem kan de algehele kwaliteit van de processen, de bedrijfsvoering en de service worden verbeterd. Een kwaliteitsmanagementsysteem bestaat uit een gestructureerde aanpak, waarbinnen processen, procedures en verantwoordelijkheden worden gemonitord, om aan kwaliteitsdoelen en klantverwachtingen te kunnen voldoen. Kwaliteitsmanagement op deze manier beheren, helpt organisaties bij het leveren van producten die consistent op één lijn liggen met de eisen. Hierbij kun je denken aan eisen in de vorm van ISO 9001, waarin richtlijnen zijn opgenomen voor het implementeren van sterk kwaliteitsmanagement.
Waarom een kwaliteitsmanagement systeem gebruiken?
Het leveren van producten die consistent aan de klantverwachtingen en de wettelijke eisen voldoen, leidt tot een hogere klanttevredenheid. Tevens werk je dankzij een kwaliteitssysteem volgens normen als ISO 9001. Deze certificering laat het vertrouwen vanuit klanten en stakeholders groeien. Daarnaast versterkt het de bedrijfsreputatie en biedt het nieuwe marktkansen. Met gestructureerde processen en procedures, helpt een kwaliteitsmanagementsysteem bij het bereiken van meer efficiëntie, het verminderen van verspilling en het beperken van fouten. Ook verzamel je steeds meer data, dat prima kan worden gebruikt als basis van kwaliteitsanalyses. Vatten we dit in één term samen, dan zou het absoluut ‘continue verbetering’ zijn. Doorlopend focussen op het verhogen van de kwaliteit en het elimineren van verspillingen en fouten, verbetert bedrijfsprocessen beetje bij beetje. Een cultuur die een interessant concurrentievoordeel oplevert.
ISO 9001
Kwaliteitsmanagement en ISO 9001 zijn onlosmakelijk aan elkaar verbonden. De internationale norm voor kwaliteitsmanagementsystemen is met name binnen productieomgevingen een ware leidraad. ISO 9001 biedt een duidelijk kader voor het ontwikkelen van efficiënte kwaliteitsprocessen, waar continue verbetering, risicomanagement en klanttevredenheid belangrijke thema’s voor zijn. ISO 9001 vereist documentatie van procedures, regelmatige audits en prestatiemetingen. Door deze vereisten op te volgen, worden processen gestandaardiseerd, defecten en fouten verminderd en de productkwaliteit consistenter. Niet alleen voldoen productieomgevingen die ISO 9001 gecertificeerd zijn dus aan de internationale kwaliteitsnormen, ze verbeteren ook direct hun efficiëntie en winnen het vertrouwen van klanten. ISO 9001 is dan ook een vast onderdeel van bestaande kwaliteitsmanagementsystemen.
Wie is er verantwoordelijk voor kwaliteitsmanagement?
Kwaliteitsmanagement is de verantwoordelijkheid van iedereen die bijdraagt aan de organisatie en de bedrijfsprocessen. Toch ligt de uiteindelijke verantwoordelijkheid bij het topmanagement. Het ontwikkelen, implementeren en onderhouden van het kwaliteitsmanagementsysteem, is immers de taak van een manager of leidinggevende. Ook de doelen van het kwaliteitsmanagement en de visie worden door hen vastgesteld. Maar als het gaat om het op dagelijkse basis beheren van het kwaliteitssysteem en -management, dan ligt de verantwoordelijkheid toch echt bij de kwaliteitsmanager. Deze kwaliteitsmanager houdt zich dagelijks bezig met het uitvoeren van audits, het analyseren van prestaties en het begeleiden van verbeterpotentieel. Waar leidinggevenden en managers dus voornamelijk bezig zijn met het overkoepelende kwaliteitsmanagement en het taken management waarin de verantwoordelijkheden worden verdeeld, liggen de dagelijks uit te voeren controles en verbeteringen in handen van de kwaliteitsmanager.
Waar moet een kwaliteitsmanagementsysteem aan voldoen?
Een goed kwaliteitsmanagementsysteem mag het doel zeker niet voorbij schieten. Dit houdt in dat het kwaliteitssysteem de structuur en de kwaliteit moet verbeteren, zonder dat dit meer werk oplevert. Een kwaliteitsmanagementsysteem dient goed bij de organisatie te passen. Een goed kwaliteitssysteem kan dan ook voor ieder bedrijf iets anders betekenen. Wel is het voor alle organisaties belangrijk dat de gewenste informatie eenvoudig uit het systeem af te lezen is. Tevens is het van belang dat het systeem op één lijn ligt met internationale normen als ISO 9001 en voldoende processen en procedures omvat om kwaliteit te kunnen plannen, beheersen en verbeteren. Dit wordt onder andere haalbaar als het systeem documentatie eenvoudig maakt en flexibel genoeg is om zich aan te passen aan veranderingen in de markt, in de technologie en in de regelgeving. Om effectief te zijn, moet een KMS dus zeker aan een aantal criteria voldoen, maar kan het er ook voor iedere organisatie anders uitzien.
Hoe kan je een kwaliteitsmanagementsysteem opzetten?
Zoals we hierboven al even benoemden, is een kwaliteitsmanagementsysteem opzetten in de meeste gevallen maatwerk. Om tot een kwaliteitsmanagementsysteem te komen dat goed bij de organisatie past, begin je met het vaststellen van de kwaliteitsdoelstellingen. Hieraan koppel je vervolgens de processen en procedures die nodig zijn om deze doelstellingen te behalen en documenteer je alles volgens de ISO 9001 norm. Verantwoordelijkheden, checklists en formulieren, werkinstructies en kwaliteitsnormen zijn onderdelen van deze documentatie. Zorg ervoor dat medewerkers voldoende getraind zijn om hun taken uit te kunnen voeren en te documenteren, zodat er waardevolle feedback kan worden verzameld. Samen met deze feedback en de verzamelde gegevens vanuit de prestatiemetingen, kan de effectiviteit gecontroleerd worden en verbeteringen in gang worden gezet. Wil je al deze stappen voor het opzetten van een kwaliteitsmanagementsysteem en het inzichtelijk maken van de resultaten graag centraliseren? Vraag dan een EZ-GO demo aan en ervaar zelf hoe gemakkelijk kwaliteitsmanagement kan zijn.
Vragen over kwaliteitsmanagementsysteem software?
Vind jij het lastig om een keuze te maken voor kwaliteitsmanagementsysteem software die goed bij jouw organisatie past? Dat begrijpen we! Er zijn namelijk vele mogelijkheden, voor verschillende typen bedrijven. We kijken graag met je mee naar kwaliteitsmanagementsysteem software die aansluit bij de wensen en behoeften van de organisatie, zodat er enkel meer efficiëntie ontstaat en niet juist meer zorgen en verwarring. Met passende software verhoog jij ook de kwaliteit van jouw organisatie! Neem gerust contact met ons op als je vragen hebt of graag een eerste indruk van ons eigen EZ-GO platform wilt opdoen.