Case study Refresco: efficiencyslag met EZ-GO

Het bedrijf floreert en groeit hard. Dat gebeurt enerzijds door toenemende vraag van klanten maar ook door het overnemen van andere spelers. Het standaardiseren van processen wordt daarom steeds belangrijker.

Sandor: ‘Operational excellence staat bij ons hoog in het vaandel maar toch liepen enkele processen niet lekker. Het ombouwen van de lijnen, wat wij vaak moeten doen omdat we veel verschillende producten maken, kostte bijvoorbeeld veel tijd. We doen geregeld assessments om onze prestaties te meten. Bij zo’n assessment bleek dat veel standaarden niet compleet of verouderd waren, dat verschillende fabrieken anders werken, dat het daarom lastig is om mensen uit te wisselen en dat de training van nieuwe mensen niet gestandaardiseerd was. Omdat we zo hard groeien, is dat natuurlijk een belangrijk punt.

Daarnaast willen we toe naar een paperless factory en willen we meer datagedreven werken conform industry 4.0. Het waren allemaal redenen om te zoeken naar een digitale oplossing om al deze verbeterpunten in een keer aan te pakken. Daarmee maken we onze processen toekomstbestendig en schaalbaar.’

Refresco doet gedegen onderzoek in de markt en bekijkt via een soort tenderprocedure verschillende oplossingen. EZ-GO blijkt het beste te passen bij de behoeften van het bedrijf. Sandor: ‘EZ-GO stelt ons in staat om te werken conform eenduidige standaarden en om best practices vast te leggen. Dat kan digitaal, met veel beeld en is erg gebruiksvriendelijk. Dat helpt om de productiviteit te verbeteren en om mensen goed in te werken. Doordoor kunnen we ze sneller en beter inzetten.

Met de data die we uit het platform halen, kunnen we onze prestaties monitoren en verbeteren. Daarnaast heeft EZ-GO handige extra features, zoals tagging en een data-api. Tot slot is het een systeem dat we op onze verschillende locaties kunnen inzetten. Dat maakt het mogelijk om verder op te schalen.’

De implementatie start in Nederland. Op elke fabriek wordt per afdeling een ‘superuser’ aangesteld. Dit zijn enthousiaste medewerkers met een digitale mindset, die verstand hebben van systemen én de inhoud. De superusers inventariseren wat er goed gaat en wat beter kan en vertalen dat, samen met andere gebruikers, naar werkinstructies, checklijsten en andere onderdelen in EZ-GO.

Yorick is management trainee en heeft deze rol op de locatie Bodegraven. ‘Ik deed al een aantal verbetertrajecten en kon die kennis vertalen naar de app. Voor de productieprocessen hebben we eerst gekeken naar de best practices. Die beste manier van werken is vertaald in werkinstructies en checklijsten. Daar zijn mensen vervolgens ook in opgeleid. We gebruiken in Bodegraven inmiddels nagenoeg alle functionaliteiten van EZ-GO, voor alle afdelingen. Dus taken, checklijsten, werkinstructies, audits, en de skills matrix. Dat doen we binnen productie, logistiek, de QESH afdeling en de technische dienst (momenteel in de opstartfase).’

Sandor vult aan: ‘Op elke locatie is zo’n superuser die dat coördineert. Met die superusers is geregeld overleg, om te zorgen dat de standaardisatie ook over de locaties heen uniform is.’

Een belangrijk extra voordeel van de EZ-GO app is dat de checklijsten real time worden ingevuld en afgetekend door de operator. Kleisterlee: ‘Iedereen weet dus zeker dat de checks zijn gedaan, door twee operators, vóórdat het intensieve productieproces start. Als iemand een afwijking constateert, wordt die direct verholpen, maar ook vastgelegd. Zo ontstaat er input voor structurele verbeteringen, bijvoorbeeld als een bepaalde afwijking vaker voorkomt. De individuele checks leggen we allemaal vast met een foto, een datum en time stamp. Auditors kunnen die raadplegen. Zo geeft het ook aan klanten extra zekerheid.’

Het valt Yorick op dat de app snel is geaccepteerd. ‘EZ-GO is gebruiksvriendelijk en heeft de kracht van de eenvoud. Soms waren gebruikers in het begin een beetje sceptisch, maar naarmate mensen eraan wennen worden ze steeds enthousiaster. Ze kunnen werkinstructies ter plekke oproepen, in plaats van ze te moeten zoeken op een pc. Ook is het fijn dat het papierwerk verdwijnt; alles is nu digitaal bij elkaar op één plek. Dat is makkelijker en kost minder tijd.’

Inmiddels werkt Refresco in Nederland al ruim twee jaar met EZ-GO en de resultaten zijn indrukwekkend, bevestigt Sandor: ‘We zien minder storingen, een hogere Overall Equipment Effectiveness (OEE) en betere inzetbaarheid van mensen. De productie op de verschillende locaties is daardoor aanzienlijk verhoogd. Als ik alleen Maarheeze neem, dan is de business case daar voldoende om een heel jaar de license fee van EZ-GO te betalen voor de hele Benelux. En dat is maar één locatie. Nu dat allemaal goed loopt willen we EZ-GO meer inzetten voor continuous improvement. Inmiddels zijn we ook begonnen om het platform op onze internationale locaties te implementeren.’