Werkinstructies zijn een belangrijk onderdeel van een veilige, efficiënte en productieve werkomgeving. Vooral als ze up-to-date zijn en voor iedereen toegankelijk en begrijpelijk. Daarom werken steeds meer bedrijven met digitale werkinstructies. Hoe maak je die en waar moet je op letten?
Ken je ze nog, of heb je ze misschien nog? De werkinstructies in Word, Excel of PDF, vaak geprint en opgeborgen in mappen waar zelden iemand in kijkt? Dat kan beter. Digitale werkinstructies zijn voor iedereen makkelijk toegankelijk, altijd up-to-date en superduidelijk dankzij het gebruik van foto’s en video’s.
Wat zijn digitale werkinstructies?
Digitale werkinstructies zijn instructies voor steeds terugkerende taken in de fabriek, zoals onderhoud (autonomous maintenance) schoonmaaktaken, start-ups, change-overs, materiaalwissels en ploegenoverdrachten. Digitale werkinstructies hebben meestal de vorm van een stappenplan met foto’s of een video. Ze worden centraal gemaakt en onderhouden in een digitaal operatorsplatform zoals EZ GO. Gebruikers kunnen zelf de digitale werkinstructies maken. Via het platform zijn ze voor iedereen op de werkvloer beschikbaar, meestal op een tablet.
De voordelen van digitale werkinstructies
Het werken met een digitaal platform heeft grote voordelen. Het belangrijkste is dat de werkinstructies op één centraal punt vastliggen en aangepast kunnen worden. Als er iets verandert, is deze verandering direct voor iedereen zichtbaar en er blijven geen oude versies rondslingeren. Een ander belangrijk voordeel is dat ze visueel zijn en daarmee eenduidig en begrijpelijk voor iedereen. Bovendien zijn ze een waardevol instrument bij opleiding, ze borgen bestaande kennis en ze zijn een goede aanleiding om standard operating procedures te optimaliseren.
Het invoeren van digitale werkinstructies is helemaal niet zo moeilijk. Er zijn wel een paar dingen waar je op moet letten.
Tip 1: Gebruik de visuele mogelijkheden
Een digitaal platform biedt de ideale mogelijkheid om foto’s en filmpjes te gebruiken. Zulke visuele werkinstructies voor iedereen makkelijk te begrijpen. Ook voor operators die niet vloeiend zijn in Nederlands. De foto’s en video’s zijn bovendien eenduidig; waar mensen tekst nog wel een verschillend uitleggen, maken beelden in één keer duidelijk wat precies de bedoeling is en wat het resultaat en een handeling moet zijn.
Tip 2: Betrek medewerkers bij het maken van de digitale werkinstructies
Bij elke implementatie die wij begeleiden, betrekken we verschillende medewerkers. Bijvoorbeeld teamleiders, continuous improvement managers, kwaliteitsmanagers, operationeel managers en operators. Zo komt alle nodige kennis bij elkaar en kom je samen tot de optimale werkinstructies. Ook verbetert het de acceptatie van het systeem en dat maakt de implementatie gemakkelijker.
Tip 3: Verbeter standard work
De meeste bedrijven grijpen de invoering van digitale werkinstructies aan om standard work te verbeteren. Als je toch procedures opnieuw gaat maken, kun je maar beter meteen de optimale werkwijze vastleggen. Wanneer je dit met verschillende mensen samendoet, weet je zeker dat je uitkomt op de beste werkwijze. Een bijkomend voordeel is dat je zo de kennis borgt van ervaren werknemers.
Tip 4: Update de digitale werkinstructies geregeld
Een groot voordeel van digitale werkinstructies is dat ze centraal vastliggen en dus ook centraal te updaten zijn. Gebruik die mogelijkheid! Natuurlijk gebruikt u daarvoor de input van operators en teamleiders. Zij hebben immers elke dag met de operatie te maken en zien direct wat er beter kan.
Een goed digitaal operatorsplatform biedt een laagdrempelige mogelijkheid om aanpassingen door te geven. In EZ GO kunnen medewerkers in de app een ‘actie’ aanmaken en deze toewijzen aan een collega of afdeling. Daar kunnen ook foto’s of filmpjes aan toegevoegd worden. Het is makkelijk om dit door te geven, komt direct bij de juiste persoon terecht en kan meteen in het systeem worden aangepast. Dat geeft weer extra motivatie om dit vaker te doen: een medewerker ziet dat er wat gebeurt met zijn of haar suggesties.
Tip 5: Gebruik de werkinstructies bij onboarding
Digitale werkinstructies maken het inwerken van nieuwe collega’s een stuk makkelijker. Je bent niet meer afhankelijk van de meest seniore medewerkers, omdat iedereen de digitale werkinstructies als leidraad bij het inwerken kan gebruiken. Bovendien kan de nieuwe medewerker snel autonoom opereren, doordat de digitale werkinstructies makkelijk te raadplegen zijn.
Tip 6: Kies het juiste platform
Om de voordelen van digitale werkinstructies optimaal te benutten, is het belangrijk het juiste operatorsplatform te kiezen. Daarbij moet je op een paar zaken letten:
- Is de user interface duidelijk en goed te gebruiken door operators?
- Kun jezelf gemakkelijk nieuwe werkinstructies aanmaken?
- Zitten er naast werkinstructies ook andere applicaties in het platform, zoals checklists, audits en rapportages?
- Is er een gemakkelijke manier om foto’s en video’s toe te voegen?
- Kunnen gebruikers zelf verbetervoorstellen indienen?
- Biedt de leverancier voldoende ondersteuning bij implementatie en onderhoud?
Betrek operationele gebruikers ook bij deze selectie. Heb je eenmaal het juiste operatorsplatform gekozen, wacht dan niet te lang maar gebruik het momentum en ga meteen aan de slag. Des te eerder profiteert u van de voordelen en verbeter je de veiligheid, kwaliteit en efficiëntie van jouw processen.
Weten hoe je digitale werkinstructies kunt maken met het EZ-GO platform? Neem dan contact met ons op!