Audits zijn een noodzakelijk instrument om de veiligheid, kwaliteit en productiviteit in jouw fabriek te waarborgen en te verbeteren. Wanneer dat op papier, in Excel en via mail gebeurt, kost dat veel tijd en kan het misverstanden en irritatie opleveren. Daarom werken steeds meer bedrijven met digitale audits: snel, duidelijk en direct gericht op verbetering.
Interne en externe audits leveren veel gegevens op. Ten eerste situaties en afwijkingen die direct aandacht moeten krijgen. Die worden geanalyseerd en meteen opgevolgd. Ten tweede geven audits inzicht in patronen over langere tijd, die waardevolle input zijn voor continu verbeteren.
Toch zijn weinig mensen echt blij met audits. Dat komt vooral door hóe ze vaak gedaan worden.
Overtypen en najagen
Je herkent het vast wel: een auditeur die bevindingen in de fabriek noteert, deze vervolgens overtypt, vaak in Excel, waar er nog foto’s bij worden geplakt. Dat is nog maar het begin. Hiervan maakt hij of zij een rapportage om, bijvoorbeeld per mail, naar de verantwoordelijke managers te sturen.
Individuele acties zet de auditeur uit bij verschillende mensen, zoals teamleiders of de technische dienst. De opvolging daarvan is een-op-een en voordat collega’s op de hoogte zijn (als dat al gebeurt), ben je alweer dagen verder.
Het is tijdrovend, levert veel irritatie op en is maar ten dele effectief. Hoe mooi zou het zijn als audits direct op de vloer uitgevoerd, gerapporteerd en uitgezet kunnen worden? Het EZ-GO platform biedt daarvoor een digitale auditfunctie.
Pro-actief en digitaal auditen
Voor digitale audits heb je een operatorsplatform zoals EZ-GO nodig. Hierin kun je alle audits voorprogrammeren, inclusief de momenten dat ze uitgevoerd moeten worden. De app geeft pro-actief een seintje wanneer een audit aan de beurt is. De auditor hoeft alleen maar de tablet op te pakken en de ronde te starten.
In de voorgeprogrammeerde audit staat duidelijk wat er gecheckt moet worden en hoe. Deze gegevens kan de auditor direct op de werkvloer in de app invoeren. Het is ook gemakkelijk om met de tabletfoto’s of filmpjes te maken en deze aan de verschillende auditpunten toe te voegen.
Waar de auditor afwijkingen constateert, wijst hij of zij deze direct toe aan de verantwoordelijke persoon, inclusief een omschrijving, beeld en een deadline. Andere betrokkenen hebben ook toegang tot deze informatie. Zo worden problemen snel opgelost.
Wanneer de audit gelopen is, verstuurt de auditor de rapportage met een druk op de knop naar de juiste (ook voorgeprogrammeerde) personen.
Continuous improvement
De data van de audits kan gecombineerd worden en dat maakt patronen zichtbaar. Is een bepaald punt bijvoorbeeld driemaal achter elkaar onvoldoende, dan is dat een signaal om structureel maatregelen te treffen. Deze punten kunnen in een werkoverleg besproken worden, of zijn input voor een kwaliteitsmeeting. Zo werk je continu aan verbetering van het productieproces.
Meer efficiency, minder stilstand
Digitale audits hebben veel voordelen:
- Een digitale audit kost veel minder tijd dan papieren auditrondes. Daardoor heeft de auditor meer tijd voor andere zaken.
- De informatie van de audit wordt direct in een rapport verwerkt en naar de juiste mensen verstuurd.
- Rapporten zijn sneller gereed en meer volledig.
- De audit is gemakkelijk te voorzien van foto’s en video’s.
- Afwijkingen wijst de auditor direct toe aan de juiste persoon.
- Iedereen kan zien wat de status is van actiepunten.
- Problemen of risico’s worden sneller opgelost.
- De digitale gegevens bieden overzicht en zijn input voor continuous improvement.
Het resultaat daarvan is dat de productielocatie veiliger en efficiënter wordt, dat de kwaliteit van de productie omhooggaat en dat er minder storingen en stilstand voorkomen. Dat is goed nieuws voor klanten, voor de resultatenrekening en voor alle collega’s.
Starten is simpel
Audits digitaliseren is eenvoudig. Een applicatie zoals EZ-GO is zo ontworpen dat jezelf gemakkelijk nieuwe audits kunt aanmaken. Het is aan te raden daar de verschillende functies bij te betrekken die met de audits te maken hebben, zoals de auditors, kwaliteitsmanagement en teamleiders. Dat vergroot het commitment en geef je een vliegende start.
Veel bedrijven gingen je al voor. Wil je weten hoe hun ervaringen waren? Kijk dan eens naar de klantcases op deze website. Of neem direct contact op voor een demo.