Een verbetervoorstel schrijven is de eerste stap richting verbetering van een proces of procesonderdeel. In productieomgevingen zien we daarom vaak dat een verbetervoorstel maken de voorbode van een cultuur van continue verbetering is. Maar, wat is een verbetervoorstel en hoe maak je er zelf één? Na het lezen van deze blog kun je aan de slag!
Wat is een verbetervoorstel?
Een verbetervoorstel is de uitgewerkte intentie om een specifieke verbetering door te voeren in een proces, product of werkomgeving. Het doel is om één van deze onderwerpen beter te maken. De verbeteringen richten zich binnen productieomgevingen veelal op efficiëntie, kwaliteit, veiligheid of kostenbesparingen. Bij een verbetervoorstel schrijven, kan de focus dan bijvoorbeeld liggen op een aanpassing van machines, werkinstructies of workflows. Een verbetervoorstel vraagt vaak om ondersteunende data, die aantoont dat de verbetering interessant is om door te voeren. Denk hierbij aan gedocumenteerde productieresultaten of analyses, zoals uitgevoerde audits. Vanuit hier kun je het verbetervoorstel maken, waarin een duidelijke omschrijving van het probleem en de voorgestelde oplossing beschreven dienen te worden.
Voor productieomgevingen die werken volgens de Kaizen-methode of het PDCA-principe, is een verbetervoorstel maken stap één in het proces. Er wordt vanuit het verbetervoorstel toegewerkt naar de cyclus van problemen signaleren, oplossingen zoeken, oplossingen opvolgen en toewerken naar het volgende verbetervoorstel.
Waarvoor gebruik je een verbetervoorstel?
Een verbetervoorstel schrijven kan verschillende doelen ondersteunen. Zo is het mogelijk om het verbetervoorstel als basis voor een permanente verbetering te gebruiken, die vervolgens tot een vermindering van fouten, verspillingen of doorlooptijden kan zorgen. Maar ook het creëren van een hogere klanttevredenheid of meer veiligheid behoort tot de mogelijkheden. Het gerichte doel van een verbetervoorstel maken, schuilt in het bevorderen van continue verbetering binnen de organisatie. Een verbetervoorstel hanteren maakt namelijk meer kleine veranderingen haalbaar, die samen een positieve impact op de algehele productiviteit en effectiviteit van de productieomgeving hebben. Omdat de input van een verbetervoorstel het snelst vanaf de werkvloer kan worden aangeleverd, ondersteunt zo’n voorstel de bottom-up werkwijze binnen een organisatie.
Wat staat er in een verbetervoorstel?
Een goed verbetervoorstel voorbeeld bevat een aantal elementen, die samen een helder totaalbeeld vormen. Om al deze elementen te dekken, kun je de 5W1H-methode volgen. Deze methode staat voor een zestal vragen:
- Wat is er gebeurd?
- Wie waren er betrokken bij het probleem?
- Waar deed het probleem zich voor?
- Wanneer ontstond het probleem?
- Waarom ontstond het probleem?
- Hoe is het gebeurd?
Na het beantwoorden van al deze vragen ontstaat er een goed beeld van het probleem dat heeft plaatsgevonden. Vervolgens is het zaak om een duidelijke en concrete beschrijving van dit probleem op papier te zetten, samen met een voorstel om het probleem op te lossen, de verwachte voordelen die de verbetering op kan leveren, de middelen die nodig zijn om de verbetering door te voeren en een haalbaar implementatieplan.
Stappenplan voor het schrijven van een verbetervoorstel
Zelf een verbetervoorstel schrijven? Dan is het belangrijk dat je tot een duidelijk en overtuigend resultaat komt. Om je hierbij te helpen, hebben we een eenvoudig stappenplan voor je uitgewerkt. Volg de volgende vier stappen, zodat je gefocust te werk kunt gaan. Dit verbetervoorstel stappenplan is binnen alle productieomgevingen toe te passen.
Stap 1: Beschrijf het probleem volgens de 5W1H-methode
Het probleem helder omschrijven is de basis van het verbetervoorstel. Om het probleem zo duidelijk en compleet mogelijk te omschrijven, gebruik je de 5W1H-methode, die we hierboven hebben toegelicht. Zorg ervoor dat je antwoord krijgt op het Wie, Wat, Waar, Wanneer, Waarom en Hoe omtrent het probleem. Met deze informatie kun je een overtuigend verbetervoorstel maken.
Stap 2: Stel de oplossing(en) vast
Nu het probleem duidelijk is, is het tijd om na te denken over mogelijke oplossingen. Ga uit van verschillende scenario’s en benaderingen die bij kunnen dragen aan het vinden van de perfecte oplossing. Bestaan er meerdere opties? Ga dan de voordelen en de nadelen van iedere mogelijkheid na en vergelijk de resultaten. Beoordeel ook meteen alle opties op het gebied van haalbaarheid, benodigde middelen, tijdsduur en betrokkenheid van het personeel. Zo weet je zeker dat een oplossing zowel effectief als realistisch is. Bereid je voor op een presentatie aan de rest van het team, waarbij je uitlegt op welke manier de oplossingen het probleem aanpakken en waarom juist deze oplossingen de beste keuze zijn. Om extra overtuigend over te komen, gebruik je feiten, data en voorbeelden waarmee je het voorstel onderbouwt.
Stap 3: Bepaal de moeilijkheid van de verandering
Voordat je daadwerkelijk een overtuigende presentatie geeft, is het belangrijk om te kijken naar de moeilijkheidsgraad van de potentiële veranderingen. Hoe lastig is het om de voorgestelde veranderingen door te voeren? Is er nieuwe technologie nodig voor de oplossingen? En dient het personeel extra training te krijgen om de implementatie op te kunnen volgen? Dit zijn allemaal vragen die je jezelf kunt stellen om de potentiële oplossingen te categoriseren. Verdeel de bedachte opties in de categorieën ‘eenvoudig’, ‘gemiddeld’ en ‘complex’. In welke categorie de verandering valt, zegt namelijk ook meteen veel over de tijd, de middelen en de budgetten die nodig zijn om het geheel te implementeren in de organisatie. Nu je weet tot welke categorie de voorgestelde oplossingen behoren, kun je een realistisch beeld schetsen van de verwachtingen.
Stap 4: Beschrijf wat de verandering oplevert
Een verandering is pas interessant als de effort die je erin steekt ook dubbel en dwars terug te verdienen is. In deze laatste fase van het verbetervoorstel stappenplan, werk je daarom de voordelen van de verandering uit. Denk hierbij aan indirecte voordelen, zoals verhoogde klanttevredenheid en een veiligere werkomgeving. Maar ook aan de directe voordelen, waaronder lagere kosten, verbeterde efficiëntie, hogere productiviteit en meer procesconfirmatie. Zorg er altijd voor dat je niet alleen de voordelen, maar ook de potentiële risico’s omschrijft. Licht toe hoe deze risico’s kunnen worden geminimaliseerd en toon aan dat de voordelen absoluut opwegen tegen de kosten, inspanningen en risico’s die bij de verandering komen kijken. Met deze laatste stap kun je de rest van het team dus het beste overtuigen van jouw verbetervoorstel.
Benieuwd hoe jouw fabriek kan verbeteren?
Op een slimme manier jouw fabriek verbeteren? Maak dan gebruik van een digitaal platform, waarop gegevens automatisch worden verzameld en geanalyseerd, zodat jij meteen visueel inzicht in de prestaties van de productieomgeving krijgt. Zie direct waar afwijkingen of problemen ontstaan, krijg een directere connectie met de werkvloer en maak naar aanleiding van de gezamenlijk ontdekte knelpunten nieuwe verbetervoorstellen.
Het EZ-GO platform helpt je bij al deze stappen, door digitale tools aan te reiken die ondersteuning bieden bij de dagelijkse taken van zowel operators als managers. Checklists en formulieren vormen een belangrijk onderdeel van het platform. Deze digitale lijsten worden gebruikt om kwaliteitscontroles, veiligheidsinspecties en onderhoudstaken te vergemakkelijken en bij te houden. Handmatige fouten worden hierdoor verminderd en de consistentie in de processen verhoogd. Twee voordelen die direct voor verbetering zorgen. Met de actiemodule kun je tevens verbetervoorstellen indienen, waarbij beschreven kan worden wart het probleem is, welke oplossing er voorgesteld wordt, wie er betrokken is en welk beeldmateriaal het voorstel ondersteunt. Daarnaast heeft iedereen altijd toegang tot actuele informatie en zijn opvallende afwijkingen ter plekke te rapporteren, zodat verbeteropties snel zichtbaar zijn. Ook op een slimme manier verbetervoorstellen onderbouwen en doorvoeren? Kies dan ook voor EZ-GO!