Een productieproces of ander bedrijfsproces lean maken kan erg voordelig zijn voor jouw organisatie. Onder andere minder verspilling en meer klanttevredenheid kunnen voordelen zijn van lean processen in kaart brengen en opvolgen. In deze blog leggen we uit hoe het lean maken van processen jouw organisatie kan helpen en hoe lean processen eruit zien.
Wat zijn lean processen?
Het lean maken van processen, doe je door werkstromen te optimaliseren met het oog op verspillingen en klanten. Lean processen zijn zo ingericht dat verspillingen kunnen worden geminimaliseerd en de waarde voor de klant gemaximaliseerd. Bij een lean proces wordt dus gekeken naar overbodige stappen in het proces die kunnen worden geëlimineerd, maar ook naar wachttijden die kunnen worden verkort. Uiteindelijk dienen lean processen te leiden tot producten en diensten die sneller, goedkoper en van hogere kwaliteit geleverd kunnen worden. Het verbeteren van de procesconfirmatie is belangrijk om deze standaarden te bereiken. Een lean proces in kaart brengen kan op verschillende manieren. Zo wordt Value Stream Mapping regelmatig toegepast, maar kun je ook de 5S methode gebruiken om een lean proces in kaart te brengen. De lean processen kunnen de vorm aannemen van een primair proces, een ondersteunend proces of een besturingsproces.
Primaire processen
Een lean proces dat als primair proces kan worden beschouwd, bevat kernactiviteiten die direct bijdragen aan het leveren van de producten of diensten aan de klant. Hierbij kun je denken aan processen binnen de productie, verkoop of dienstverlening. Zonder de primaire lean processen zou een organisatie niet kunnen blijven bestaan. De primaire processen vormen dus de basis als het gaat om waardecreatie van een organisatie. Het verbeteren van primaire lean processen kan de doorlooptijd verkorten en de kwaliteit verhogen, zodat de tevredenheid onder klanten stijgt.
Ondersteunende processen
Om de primaire processen voort te kunnen zetten, zijn er ondersteunende processen nodig. Bij dit type lean proces kun je denken aan processen die bij de afdelingen HR, IT of administratie horen. De ondersteunende processen zorgen ervoor dat de primaire processen efficiënt kunnen verlopen, maar dragen dus niet rechtstreeks bij aan de kernwaarde. Het resultaat van deze processen is met name belangrijk voor interne ontvangers.
Besturingsprocessen
De besturingsprocessen draaien voornamelijk om het lean maken van processen die betrekking hebben op de planning, de monitoring en de bijsturing van de hierboven genoemde primaire processen en ondersteunende processen. Strategieontwikkeling, kwaliteitsbeheer en analyses van prestaties vormen belangrijke onderdelen van de besturingsprocessen. Met de besturingsprocessen wordt er bijgedragen aan een doelgerichte en efficiënte organisatie, volgens de lean principes.
Wat zijn de voordelen van lean processen?
Het lean maken van processen levert jouw organisatie verschillende voordelen op. Doordat je verspilling tegengaat en de waarde voor de klant optimaliseert, profiteer je van betere marges en een hogere klanttevredenheid. Daarnaast is het zichtbare resultaat een goede motivatie voor medewerkers, die het gevoel krijgen een waardevolle bijdrage te leveren aan een sterkere organisatie. Doordat je samen leert, analyseert en optimaliseert, werk je tevens toe naar een datagedreven en flexibele organisatie. Dit kan een mooi concurrentievoordeel opleveren. Op een rijtje zul je dus de volgende voordelen ervaren:
- Kostenreductie – Door verspilling te elimineren (zoals overproductie en wachttijden) dalen de operationele kosten.
- Efficiëntieverbetering – Werkstromen worden gestroomlijnd, waardoor processen sneller en soepeler verlopen.
- Hogere kwaliteit – Dankzij continue verbetering worden fouten verminderd en de kwaliteit verhoogd.
- Betere klanttevredenheid – Lean focust op klantwaarde, wat leidt tot snellere levering en betere service.
- Meer flexibiliteit – Organisaties kunnen sneller inspelen op veranderingen in de markt en klantbehoeften.
- Verhoogde medewerkersbetrokkenheid – Teams worden meer betrokken bij procesverbeteringen, wat motiverend werkt.
Hoe pak je het lean maken van processen aan?
Jouw bedrijfsprocessen lean maken begint bij een overzichtelijk stappenplan. Zo’n stappenplan kan bijvoorbeeld worden gevormd door toepasbare modellen als DMAIC en de PDCA-cyclus. Maar om te beginnen is het vooral belangrijk dat je de processen systematisch en in fasen benaderd. Onderstaand stappenplan kan jou helpen bij het lean maken van processen.
- Identificeer de waarde – Bepaal wat de klant echt waardevol vindt en stem de processen hierop af.
- Breng de waardestroom in kaart – Analyseer het volledige proces om verspillingen en knelpunten zichtbaar te maken. Hiervoor kun je bijvoorbeeld een Value Stream Map gebruiken.
- Elimineer verspilling – Verwijder overbodige stappen, zoals wachttijden, overproductie en onnodige verplaatsingen van materialen of personen.
- Creëer een soepele workflow – Zorg ervoor dat taken zonder onderbrekingen en efficiënt doorstromen.
- Implementeer systemen die de klant centraal houden – Werk op basis van klantvraag in plaats van overproductie, zodat alleen wordt opgeslagen en geleverd wat nodig is.
- Streef naar continue verbetering – Stimuleer medewerkers om problemen te signaleren en aan te kaarten en verbeteringen door te voeren.
- Gebruik lean tools voor een beter totaalbeeld – Pas technieken toe als de 5S-methode en de PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act) om processen correct in kaart te brengen.
Maak jouw bedrijfsprocessen lean met EZ-GO
EZ-GO ondersteunt bedrijven bij het stroomlijnen en optimaliseren van processen door middel van gestandaardiseerd takenmanagement en duidelijke werkinstructies. Takenmanagement zorgt ervoor dat werkzaamheden overzichtelijk en gestructureerd worden uitgevoerd. Taken kunnen snel worden toegewezen, gevolgd en afgerond, waardoor verspilling van tijd en middelen wordt verminderd. Werkinstructies binnen EZ-GO helpen daarnaast de medewerkers om taken efficiënt en correct uit te voeren. Door gestandaardiseerde en visueel gemaakte instructies weten medewerkers precies wat er van hen wordt verwacht, wat fouten minimaliseert en de kwaliteit verhoogt. Ook 5S-audits zijn goed uit te voeren met het up-to-date platform. Wil je ervaren hoe EZ-GO jouw processen kan optimaliseren? Vraag dan een gratis demo aan en ontdek de voordelen van een lean werkwijze!