Wat is de 5S methode?

5S (Five S) verwijst naar vijf Japanse termen die de stappen van het 5S-systeem van visueel management beschrijven. Elke term begint met de letter S. In het Japans zijn dat: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu en Shitsuke. In het Nederlands worden de vijf S’en vertaald als Scheiden, Schikken, Schoonmaken, Standaardiseren en Standhouden.

De 5S-methode is een benadering van werkplekorganisatie. Enkele voorbeelden van 5S acties zijn het doorlopen van items in een productieomgeving en het verwijderen van wat niet nodig is, het organiseren van tools, het schoonmaken van de werkplek, onderhoud uitvoeren en ervoor zorgen dat deze werkzaamheden terugkerende gewoontes worden.

De 5S Lean methode streeft ook naar een visueel overzichtelijke werkplek. Visuele markeringen helpen werknemers materialen of gereedschappen gemakkelijker te lokaliseren. Vloertape markeert grenzen rondom werkplekken en borden op de vloer geven de juiste locatie aan voor bijvoorbeeld afval- en recyclingbakken. Dat draagt bij aan efficiëntere werkprocessen en productiviteitsverbetering.

5S wordt altijd uitgevoerd in een bepaalde logische volgorde. De laatste stap (standhouden) zorgt ervoor dat deze stappen regelmatig opnieuw worden uitgevoerd.

Dit sluit aan bij de waarde die EZ Factory biedt aan uw bedrijf. Dankzij de EZ-GO app kunnen werkinstructies, checklijsten, taken en audits gedigitaliseerd worden. Door het uitvoeren van schoonmaak en inspectie taken, houden operators hun werkomgeving veilig en schoon. Vervolgens kunnen ploegleiders of QESH-, SHE-  of Kwaliteitsmanagers middels digitale 5S audits controleren of de productieomgeving voldoet aan de 5S lean methode standaarden. Dit zal bijdragen aan de productiviteit van operators en zal ook voor meer rust zorgen, omdat men niet gefrustreerd raakt door bijvoorbeeld zoekgeraakte materialen.

Het EZ-GO platform kan daarbij een belangrijke rol spelen. In het platform kunnen werkinstructies, checklijsten, taken en audits gedigitaliseerd worden. Via de app zien operators welke taken die dag op het programma staan. Zo komen 5S-taken steeds terug in de werkzaamheden en houden operators hun werkomgeving veilig, opgeruimd en schoon. Dit draagt bij aan de productiviteit van operators en zal ook voor meer rust zorgen, omdat men niet gefrustreerd raakt door bijvoorbeeld zoekgeraakte materialen. Ploegleiders of QESH-, SHE- of Kwaliteitsmanagers kunnen door middel van digitale 5S -audits controleren of de productieomgeving voldoet aan de 5S Lean methode standaarden.

Uniek aan EZ-GO is dat we ons richten op de operator. Het EZ-GO platform is ontwikkeld in samenwerking met operators van gerenommeerde productiebedrijven.

Bekende bedrijven zoals FrieslandCampina en Dutch Nutrition maken al gebruik van het EZ-GO platform. Onze slogan is: ‘Power to the Operator!’ Ons doel is om hun dagelijkse werk gemakkelijker en leuker te maken en tegelijkertijd de efficiëntie, veiligheid en kwaliteit van de productie te verhogen.

We hebben al enkele redenen benoemd die ingaan op waarom het zo slim is om te werken volgens de 5S-methode. Denk aan het optimaliseren van de veiligheid op de werkvloer en het maximaliseren van de efficiëntie, om zo de winstgevendheid van de fabriek te kunnen verhogen. Toch willen we nog even een stapje verder gaan als het gaat om het inzetten van de 5S-methode. Wat dacht je namelijk van de invloed die een ongeorganiseerde productieomgeving heeft op jouw uiteindelijke klant? Waar de eenvoudige zaken op de werkvloer, zoals doelgericht en efficiënt kunnen werken, niet perfect zijn georganiseerd, zal ook de kwaliteit van het eindproduct worden beïnvloed. Een rommelige werkomgeving betekent niet voldoende ruimte en inzicht om complexe projecten op te pakken en dat wordt ook door klanten opgemerkt. Klanten zien graag rust, orde, structuur en (natuurlijk) kwaliteit. Een 5S-audit uitvoeren is voor enkele klanten dan ook niet meer dan normaal. De 5S-methode zorgt ervoor dat jij alles volledig naar wens hebt georganiseerd en dat je geen klotsende oksels hoeft te krijgen van dergelijke audits.

Structuur is de sleutel tot succes. De 5S-methode werkt dan ook volgens een vast stappenplan. Heb je dit 5S-stappenplan afgerond, dan zul je een opgeruimde, veilige en efficiënte werkplek overhouden. 

S1: Scheiden

Bij deze eerste stap wordt er gekeken naar alle spullen die op de werkvloer aanwezig zijn. Welke spullen zijn daar ook echt nodig en welke spullen kunnen eigenlijk allang worden opgeruimd en zorgen enkel voor een storing in het overzicht? Het scheiden van de nodige en onnodige spullen zorgt voor een werkvloer waar iedereen snel de juiste benodigdheden kan vinden. 

S2: Schikken

Als er duidelijk is welke spullen er wél op de werkvloer nodig zijn, is het tijd om deze allemaal een eigen, vaste plek te geven. Je gaat dus ‘schikken’. Door alles een vaste plek te geven ontstaat er een structuur op de werkvloer waarbij je alles altijd bij de hand hebt en geen tijd hoeft te verspillen aan het zoeken naar bepaalde tools. Stel jezelf tijdens het schikken de vraag: hoe vaak gebruik ik deze tool en wat is hiervoor dan een logische opbergplek? Denk tevens aan de gestelde veiligheidsnormen. 

S3: Schoonmaken

Een werkplek die vuil is kan ongelukken veroorzaken en het uitvoeren van werkzaamheden behoorlijk vertragen. De volgende stap is dan ook het schoonmaken. Een werkplek die schoon en opgeruimd is werkt een stuk prettiger en leidt dus tot meer efficiëntie. Daarbij worden gebreken sneller ontdekt en onveilige situaties of het verplicht stilliggen van de productie voorkomen. 

S4: Standaardiseren

Die eerste drie stappen zijn natuurlijk heel leuk, maar als deze niet consequent worden gevolgd heeft het helaas geen zin. Het maken van visuele afspraken en het vastleggen van procedures en/of regelingen is dan ook het doel van stap vier; het standaardiseren. 

S5: Standhouden

Is het proces van de 5S-methode gestandaardiseerd en weet iedereen wat er van hen verwacht met betrekking tot het volgen van de stappen? Dan moeten deze standaarden natuurlijk ook geborgd worden. Door de discipline in stand te houden kun je écht het optimale uit de 5S-methode halen voor jouw productieomgeving. Ook regelmatig evalueren door middel van 5S-audits is onderdeel van het correct standhouden.

Dat we enthousiast zijn over de 5S-methode mag inmiddels duidelijk zijn. Maar welke overduidelijke voordelen levert de 5S-methode je nu daadwerkelijk op? Die vraag krijgen we vaak en we gaan er dan ook graag wat dieper op in. Er bestaat namelijk een breed scala aan voordelen waar je van kunt profiteren dankzij de 5S-methode. Zo lopen mensen niet meer van hot naar her om ‘toch nog maar even snel’ spullen op te ruimen die allang weg hadden kunnen zijn en wordt er dus minder tijd besteed aan rondzoeken en onnodige verplaatsingen. Daarnaast ontstaat er meer ruimte; zowel in het hoofd van de operator als fysiek op de werkvloer. Doordat er structuur wordt gecreëerd en een stappenplan wordt gevolg bij iedere handeling worden er minder fouten gemaakt in het productieproces, wat de kwaliteit van het product bevordert, klanten tevreden houdt en zo de winst verhoogt. Middels de werkinstructies die de 5S-methode visualiseert ontstaat er een inzicht in de processen en worden de taken op een veilige manier, en vaak volledig binnen een dag, uitgevoerd. En dan hebben we het nog niet eens gehad over de hogere mate van betrokkenheid van de werknemers die de 5S-methode kan veroorzaken. Al met al héél veel voordelen, waarvan we slechts een aantal nu hebben uitgelicht.

Bij EZ Factory begrijpen we het belang van de 5S-methode, maar we begrijpen nog beter dat deze methode doorvoeren in de organisatie niet altijd gemakkelijk is. Om de 5S-methode snel en duidelijk intern te standaardiseren hebben we een platform opgericht waarin alles online en gevisualiseerd samenkomt: Het EZ-GO platform. Dit platform is ontwikkeld in samenwerking met operators van gerenommeerde productiebedrijven en vindt zijn uniekheid dan ook in de gespecialiseerde aanpak voor operators. Op het platform van EZ-GO kunnen werkinstructies, checklists, werktaken en audits worden gedigitaliseerd, zodat deze altijd voor iedereen inzichtelijk zijn en gebruikt kunnen worden. 

Benieuwd naar de winst die jouw productieomgeving kan behalen door het gebruik van de 5S-methode in combinatie met ons EZ-GO platform? Voel je vooral vrij om contact op te nemen met onze interne specialisten voor een passend en vrijblijvend advies.