De Operations Directeur komt inspecteren: geen probleem!
In onze eerdere blogs zagen we hoe operator John, projectleider autonoom onderhoud, met zijn team AO inrichtte. De werkvloer werd opgeruimd, procedures gestandaardiseerd en inmiddels zijn alle operators opgeleid om zelf eenvoudig onderhoud en standaard audits te doen. Sinds de start van het project, een jaar geleden, heeft de werkvloer een ware transformatie ondergaan. Dat is maar goed ook, want de jaarlijkse inspectie van de Global Operations Director uit Duitsland staat op de agenda.
Het is een jaarlijks terugkerend ritueel: het bezoek van de Global Operations Director, Herr Müller, een stugge Duitse man die altijd fronst als je hem iets uitlegt. Voorheen gruwde John ervan als het bezoek van de man op de agenda stond. Dat leidde steevast tot een aantal dagen van koortsachtig opruimen en verbeten instructies van hun productiemanager Robin om vooral volgens het boekje te werken tijdens het hoog bezoek. Door de stress gingen er dan juist dingen mis en dan kregen ze weer een waarschuwing van het hoofdkantoor. Dit jaar wordt alles anders. Vanochtend vroeg Robin aan John om morgen zelf de rondleiding te verzorgen.
En John ziet ernaar uit: hij heeft een succesverhaal te vertellen.
John loopt naar binnen via het platform vanwaar hij de werkvloer kan overzien en vraagt zich af wat ze nog moeten opruimen en oplossen voordat Herr Müller morgen komt. Hij lacht: niks, denkt hij. Ze hoeven alleen maar hun normale routine te volgen.
Verbeterde cijfers
Want sinds het begin van het project heeft John met zijn team veel voor elkaar gekregen. Eerst de total clean-out, waar zelfs Robin aan mee deed. Vervolgens hebben ze alle mankementen, vervuilingsbronnen en onveilige situaties aangepakt. Had het team in het begin nog wat weerstand tegen de veranderingen, na de clean-out raakte iedereen enthousiast. Geen wonder ook, het was intussen een stuk prettiger en makkelijker werken. Vervolgens werden de operators opgeleid door de monteurs om eenvoudig standaard onderhoud en audits zelf te doen. Daar zijn ook de monteurs blij mee: die kunnen zich nu concentreren op het fundamentele preventief onderhoud en grotere issues waar hun gespecialiseerde expertise echt nodig is. Ook voor John persoonlijk heeft het een leuk effect gehad. Robin en de directeur waren zo onder de indruk van Johns prestaties, dat die is gepromoveerd tot teamleider.
In het maandelijks overleg dat John nog steeds heeft met Robin, hebben ze de cijfers zien verbeteren: minder korte stops, betere productiviteit, een duidelijk veiliger werksituatie en betere kwaliteit van de producten. In plaats van problemen bespreken ze nu vooral mogelijkheden voor extra groei.
Digitaliseren
Om dit voor de operatie behapbaar te houden, hebben ze dit achtereenvolgens voor de vijf lijnen op deze locatie ingevoerd; bij elke lijn ging dat sneller. Wat daarbij ook meehielp, is dat ze de EZ-GO app zijn gaan gebruiken voor de werkinstructies, het klein onderhoud en de audits. Het heeft John wel even moeite gekost om Robin te overtuigen dat het een goed idee was om dat te digitaliseren: die dacht dat het met papieren checklijsten en werkinstructies ook wel ging. Maar toen John Robin uitnodigde om eens een dag een paar audits mee te lopen, was de productiemanager om.
Met een halve dag training en een week om de verschillende instructies in de app te zetten, waren ze operationeel. Uit een lange lijst van werkinstructies, krijg je nu per moment en per machine alleen de instructies die daar en dan nodig zijn. Dankzij handige foto’s en filmpjes zijn er ook geen ellenlange teksten meer nodig om uit te leggen wat je moet doen. Hetzelfde geldt voor de audits. Moet een procedure worden aangepast, dan is dat eenvoudig te wijzigen en meteen voor iedereen beschikbaar. Het rapporteren van afwijkingen kan ook via de app en waar nodig voeg je er eenvoudig een foto of filmpje aan toe.
Inmiddels hebben ze ook de vloer aangepast: lijnen en stippen geven aan waar je moet staan voor de verschillende handelingen, zodat checks altijd op dezelfde manier plaatsvinden. Het scheelt ontzettend veel tijd, de checks worden altijd in een keer goed uitgevoerd en niemand kan zich nu meer voorstellen hoe ze dit vroeger allemaal deden. Robin is vooral blij met de gemakkelijke rapportages, die hij eenvoudig met Quality Control kan delen.
Oplossen
Inmiddels zijn alle operators gewend en gemotiveerd om zo te werken. De weerstand die er in het begin nog was, is omgekeerd: leg je nu niet iets niet terug op de juiste plek, sla je een stap over of voer je een activiteit niet veilig uit, reken maar dat een collega je erop zal aanspreken. Iedereen is gedreven om de standaarden te volgen. Bovendien weet iedereen wat hem of haar te doen staat bij het constateren van een probleem: oplossen en dan ook zorgen dat het niet meer voor kan komen.
Daartoe heeft John een wekelijks AO-overleg met het hele team ingesteld. Hier bespreken ze of de standaarden goed gevolgd worden, of de procedures nog steeds voldoen en wat er eventueel beter kan. De input daarvoor komt voor een groot deel uit de opmerkingen die mensen vastleggen in de EZ-GO app.
Autonoom team
Het team zelf is ook geprofessionaliseerd. De tien operators zijn getraind in verschillende specialisaties zoals kwaliteit, productie, veiligheid en efficiency. Dat betekent dat ze als autonoom team nu nog meer zaken zelfstandig kunnen oplossen en verbeteren en dat de Technische Dienst veel minder vaak hoeft langs te komen.
John tuurt over de werkvloer en vraagt zich af hoe hij dat allemaal duidelijk kan maken aan Herr Müller. Hij lacht even als hij zich herinnert hij zich hoe de man vorig jaar gestruikeld was over losslingerend verpakkingsmateriaal en hoe boos hij daarover geworden was; op de werkvloer konden ze Herr Müller nog horen tieren toen die alweer bij Robin in het kantoortje was. John realiseert zich; hij hoeft helemaal niet zo veel te vertellen. Hij kan het gewoon laten zien. Morgen zal hij Herr Müller meenemen op een auditronde. En hij zal hier beginnen, op het platform, voor het visuele effect.
Randy Appiah
Robert Bouwman
oprichters EZ Factory
Als je meer informatie wilt over het implementeren van Autonoom Onderhoud binnen uw fabriek, of het naar een hoger niveau wil tillen: onze partner Pontifexx kan u helpen. Bezoek hun website voor meer informatie: https://www.pontifexx.nl/.
