De Hoogvliet bakkerij levert zijn winkels meerdere keren per dag met een breed en vers broodassortiment. De werkwijze aan de verschillende productielijnen zat vooral in de hoofden van ervaren medewerkers. Met EZ-GO heeft Hoogvliet nu de best practices vastgelegd. Het enthousiasme van operator Agnieszka, die de implementatie aanstuurde, was daarbij een belangrijke succesfactor.
Bakkerijmanager Gerald Willemsen, teamleider productie Tom van Dijk en operator inpak Agnieszka Wojcik vertellen hoe zij samenwerkten om EZ-GO in te voeren.
Hoogvliet heeft een unieke positie omdat het als enige Nederlandse supermarkt eigen bakkerijen heeft, gekoppeld aan de distributiecentra. Daardoor kan Hoogvliet zijn filialen meerdere keren per dag vers brood leveren. De ervaren operators zijn de belangrijkst asset van de bakkerij. Het zat Gerald Willemsen alleen niet lekker dat hun kennis over productie-instellingen, ombouw en werkwijzen, nauwelijks was gedocumenteerd.
Willemsen: ‘We hadden onze basisinstellingen zelfs niet op papier staan. Die informatie zat allemaal in de hoofden van de medewerkers. Dat maakt je kwetsbaar. Bovendien had iedereen het ook net een beetje anders voor ogen, dat leverde nog wel eens discussie op. We willen altijd op de best mogelijke manier werken. Die best practice, die wilde ik vastleggen. De keuze viel op EZ-GO omdat hun systeem is gemaakt vanuit de operator. Operators kunnen zelf de taken, werkinstructies en checklijsten aanmaken, dat is de grote kracht van dit platform. Daardoor krijg je er ook draagvlak voor.’
“Alle operators zijn er blij mee”
Operator Agnieszka Wojcik was meteen enthousiast over het platform en kreeg de opdracht om de implementatie te leiden. ‘Voor mijn eigen inpakafdeling kon ik bijna alles zelf invullen, die kennis had ik natuurlijk,’ vertelt ze. ‘Voor wat er op andere afdelingen gebeurt, zoals bij productie, heb ik met de operators en teamleiders daar gesproken.’ Teamleider Tom van Dijk: ‘Ik vertelde hoe een bepaald proces in de fabriek gaat, Agnieszka legde het vast in de app.’
Agnieszka: ‘Het was veel werk om de bijbehorende foto’s en filmpjes te maken, maar het is de moeite waarde, want zo is in een oogopslag duidelijk wat er moet gebeuren. Daarnaast zijn de teksten in twee talen opgesteld: Nederlands en Engels.’
Willemsen: ‘We zijn in november 2023 gestart met een pilot van 8 weken op 1 van onze 3 productielijnen. Daarna hielden we een enquête onder de operators en daaruit sprak veel enthousiasme. Het was echt de juiste manier van werken. We besloten daarom uit te breiden; sinds april 2024 zijn we live met taken, werkinstructies en checklijsten voor alle lijnen. Audits willen we hierna gaan inrichten. Ook wil ik aan de slag met de digitale skills matrix, Binnenkort starten we namelijk met een technische opleiding voor autonoom onderhoud, zulke zaken leg ik graag ook beter vast.’
Wat een best practice is, bepaal je niet alleen. Agnieszka vroeg daarom steeds aan verschillende operators hoe zij te werk gaan, voordat ze het in de app vastlegde. Dat gaf wel eens discussie, aldus Willemsen: ‘Agnieszka heeft geen leidinggevende positie en kan die knoop niet in haar eentje doorhakken. Wanneer verschillende mensen een ander idee hadden over de beste werkwijze, beslisten we daar samen over. Er is uiteindelijk maar één best way of working. Die is nu voor iedereen te raadplegen. Als er ooit nog discussie over is, kun je dat gewoon terugvinden in de werkinstructie. Dit is ook heel handig bij het inwerken van nieuwe mensen.’
Terugkerende taken liggen nu vast, net als checklijsten en werkinstructies. Daarnaast maken de operators gebruik van de mogelijkheid om acties aan te maken als ze iets afwijkends tegenkomen. Van Dijk: ‘Het enthousiasme daarvoor was zo groot dat we dat wat moesten filteren in het begin. Niet elk puntje is een actie. Inmiddels loopt dat goed.’ Willemsen vindt wel dat er nog meer met die informatie moet gebeuren in het bedrijf. ‘Die acties zijn relevant en bedoeld om op te lossen. Dan moet je ze ook oplossen. De teamleiders hebben dat nog niet allemaal in de vingers. Nu ondervangen we dat door in het werkoverleg de lijst met acties erbij te pakken en samen te bedenken wat er per actie moet gebeuren. Dan is het zo opgelost.’
Het was in het begin een beetje zoeken: wat is nu precies een taak, wanneer zet je een checklist in en waarvoor gebruik je de werkinstructies. Willemsen: ‘We hadden nog niet alle mogelijkheden van de app helemaal doorgrond. Na de pilot hebben we daarom extra ondersteuning van EZ Factory gevraagd, waardoor we nu optimaal gebruikmaken van alle functionaliteiten die het platform biedt. Ze hebben ons ook geholpen om breder te kijken dan alleen de app zelf. Bijvoorbeeld hoe je de app inzet in de communicatie tussen teamleiders en operators. Of wat je allemaal kunt doen met de rapportages.’
‘We zijn er nog niet,’ vertelt Van Dijk. ‘Als je zo’n platform inzet moet je je goed realiseren dat het niet vanzelf gaat. Je moet het systeem goed vullen en onderhouden. Je hebt er een bepaald doel mee, het is belangrijk om dat steeds voor ogen te houden. Wij wilden vooral de kennis uit de hoofden van onze operators op een gebruiksvriendelijke manier vastleggen en toegankelijk maken. Dat is gelukt.’ Willemsen sluit af: ‘Daarbij vinden we het heel belangrijk dat het systeem bijdraagt aan het werkplezier. Op deze manier weer iedereen wat er van hem of haar verwacht wordt en is er minder discussie. Power to the operator zegt EZ Factory, en dat is precies wat we hiermee bereiken. Dat vind ik het belangrijkste voordeel van dit platform.’